報表軟件生成檔案管理臺賬的方法

金 鳳

（泰州市黨史方志檔案辦公室，江蘇泰州，225300）

一、問題背景

在檔案管理過程中，為了確保館藏檔案的有效管理，經常需要生成各種各樣的統(tǒng)計表。然而，館藏數據的不斷增加以及客觀上統(tǒng)計格式要求的多變，造成純手工統(tǒng)計方式以及簡單數據庫統(tǒng)計方式效率嚴重低下。特別是要分全宗統(tǒng)計的臺賬資料，如案卷目錄標簽、案卷目錄統(tǒng)計表、館藏檔案數量統(tǒng)計表以及館藏所有全宗卷內相關表格的統(tǒng)計制作等。這類統(tǒng)計表共同的特點是一個全宗需要制作一張表。由于綜合檔案館全宗數量多，這項工作需要很大的工作量，極其消耗時間和精力。在數據統(tǒng)計過程中，一旦某個環(huán)節(jié)數據出錯，則需要花費很長的時間來修改前后累計數，給工作增加了很多麻煩。

二、設想思路

能否利用已有的數據庫資源，達到一次性生成所有報表的目的，從而減少工作量？優(yōu)化設想如圖1，將需要統(tǒng)計的數據抽象為數據集，將統(tǒng)計的過程抽象為報表模板，將統(tǒng)計的結果抽象為目標報表，那么我們每做一次報表的過程就是做好報表模板，需要統(tǒng)計不同的臺賬資料時，只需修改數據集，就能一下生成不同的報表。

在此過程中，我們需要借助于一個報表設計模板，即報表軟件。報表軟件在統(tǒng)計分析領域廣泛運用，但在檔案界似乎用得不多。目前已有的報表軟件的種類很多，有FineReport 模板設計器、華表模板設計器、MyExcel和cognos 等，在這里不再贅述。這類軟件共同的特點是采用分層思想，數據源與模板設計分開。

三、方法介紹

下面我們以FineReport模板設計器為例，詳細介紹一種基于報表軟件生成《館藏檔案數量統(tǒng)計表》的方法。該方法可以基于數據庫一次性生成所需報表，大大提高工作效率。

圖1 優(yōu)化設計思路

表1 館藏檔案數量統(tǒng)計表格式

從表1可以看出，《館藏檔案數量統(tǒng)計表》是一個分全宗統(tǒng)計的報表，也就是說，一個全宗需要一張表。同一全宗內需要按年代和保管期限分別統(tǒng)計案卷數量。通常制作這類表格的做法是先設計好表的格式，然后再利用數據查詢語句，一個全宗一個全宗地填寫相關數據。以泰州市檔案館為例，共有館藏檔案309 個全宗，這也就是說即使復制粘貼，也要操作309次，再加上數據的統(tǒng)計和填寫，查詢語句的修改等等，這項工作一般都要花費一個月甚至幾個月才能完成。

其實，通過觀察不難發(fā)現，整個報表是基于兩個數據源。一個是館藏案卷級目錄，另一個是全宗名冊。表中的全宗號、年代以及本年的卷冊數可從館藏案卷級目錄中獲取，而全宗名稱則來源于全宗名冊。

所有的數據源都找到后，我們可以借助于FineReport 模板設計器，將整個設計過程分為四步操作，見圖2。

1.導入數據

源數據，指需要分析統(tǒng)計的基礎數據源，格式可以是文本、數據庫、XML、EXCEL 等各種格式的數據文件。源數據往往不是可以直接使用的數據，有時需要經過抽取、傳輸、轉換和加載。數據導入體系結構提供對數據的流動和控制的程序及服務，從而將數據裝載進統(tǒng)計數據庫。

本例中所用到的源數據為館藏案卷級目錄和全宗名冊，格式分別是DBF 和EXCEL 格式。采用工具抽取到Access 數據庫中，將數據歸集到數據集市，方便以后的統(tǒng)計和分析，一次操作，以后就不需要重復處理數據，分析和查看就可不關心底層數據情況；生成不同的數據報表時，就可以不關心后面的操作，直接修改數據集。

圖2 報表設計過程

圖3 定義數據集

2.設計數據集

各種各樣的數據集中到數據庫中，如果只是用簡單的數據庫查詢語句來生成報表，只能生成一些簡單的報表，且不能重復使用，每次重新查詢，都要重新寫語句，格式變化也要進行較大的修改?，F在我們的目標是一次設計，以后不再設計查詢語句，這需要建立報表軟件與數據庫的鏈接。首先定義數據庫的鏈接，數據庫選擇Access，驅動器選擇，sun.jdbc.odbc.JdbcOdbcDriverURL，URL 指向數據源的MDB 文件。定義數據集的操作如圖3。

生成的《館藏檔案數量統(tǒng)計表》需要使用兩個數據集：館藏案卷級目錄數據集和全宗名冊數據集。分別設計SQL語句如下：

館藏案卷級目錄數據集：

SELECT A.全宗號,A.保管期限,A.歸檔年代

count(A.案卷號)as 案卷數

FROM［館藏案卷級目錄］A

group by A.全宗號,A.終止日期,A.保管期限

order by A.全宗號,A.終止日期

全宗名冊數據集：

SELECT*FROM［全宗名冊］

3.設計報表模板

根據模板數據集，結合館藏檔案數量統(tǒng)計表格式，設計報表模板。

其中全宗號，縱向擴展，來自于館藏案卷級目錄數據集的全宗號；全宗名稱來自于全宗名冊數據集的字段3，依賴于全宗號，并設置過濾館藏案卷級目錄的全宗號等于全宗名冊的字段2；同一全宗號中的檔案按年代匯總，年代縱向擴展，來自于館藏案卷級目錄數據集的歸檔年代；永久本年卷冊設置為依賴于歸檔年，分組匯總求和館藏案卷級目錄數據集的案卷數，過濾篩選數據集保管期限=“永久”，累計設置公式：=G6［A6:-1］+ F6，即擴展的上一行的永久累計加本行的永久本年；下面長期和短期的做法類似于永久。合計即永久+長期+短期，合計本年的公式為：=F6+J6+N6，累計的公式為：=G6+K6+O6。

4.生成目標報表

模板數據集和報表模板設計好以后，就可以使用設計器預覽，修改格式，最終導出成需要的格式，可以是EXCEL、WORD 和PDF格式，還可以設置成需要打印的格式。每個全宗擴展，同一全宗中，按年代分永、長、短三類分組匯總卷冊數，并累計，如表2展示。

表2 館藏檔案數量統(tǒng)計表

四、總結推廣

該方法最大的優(yōu)點是簡單高效，最顯著的特點是能一次性生成多張報表，最重要的工具是報表軟件。使用該方法制作的報表數據準確，格式統(tǒng)一，一次操作以后直接使用，大大提高了館藏檔案數據統(tǒng)計的效率。該方法能避繁就簡，將檔案管理人員從繁雜的數據中解脫出來，在制作檔案管理各種臺賬的過程中可以得到廣泛運用。