加強(qiáng)土地整理項(xiàng)目檔案工作的思考

孫 華 朱 莉

（射陽(yáng)縣國(guó)土資源局，江蘇射陽(yáng)，224300）

土地整理項(xiàng)目具有建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)、施工項(xiàng)目多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，給檔案的收集、整理、保存、歸檔帶來(lái)很大的難度，以致土地整理項(xiàng)目檔案存在很多問(wèn)題，導(dǎo)致因?yàn)闄n案的不完善和缺失而造成土地整理項(xiàng)目沒(méi)法通過(guò)驗(yàn)收。因此，各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)，特別是基層國(guó)土所（分局），要切實(shí)重視并加強(qiáng)土地整理項(xiàng)目檔案工作。

一、土地整理項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題

1. 監(jiān)理督查不到位。有些土地整理項(xiàng)目單位只重視項(xiàng)目施工建設(shè)，對(duì)檔案管理工作存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員配備不到位、有章不循、管理缺失等問(wèn)題，使項(xiàng)目完成施工任務(wù)后，常常出現(xiàn)因人員變動(dòng)、資料缺失、無(wú)現(xiàn)場(chǎng)記錄日記等，竣工資料無(wú)法進(jìn)行整理，致使項(xiàng)目無(wú)法按時(shí)申報(bào)驗(yàn)收。監(jiān)理單位對(duì)工程在施工過(guò)程中的監(jiān)理資料不注意收集或監(jiān)理工作不到位流于形式，沒(méi)有很好履行監(jiān)理的督促和審查職能。

2. 人員配備不充足。工程監(jiān)理單位、工程建設(shè)單位專(zhuān)業(yè)人員不足，人員素質(zhì)參差不齊，工程建設(shè)前期階段不重視檔案管理，有的單位不知如何管理，甚至無(wú)人過(guò)問(wèn)，使檔案管理工作處于散、亂、差，土地整理項(xiàng)目有的地方建設(shè)一兩年，管理人員流動(dòng)性大、資料管理人員經(jīng)常調(diào)換，影響工程資料的收集整理及歸檔。

3. 管理模式不完善。工程建設(shè)采取小業(yè)主大監(jiān)理的建設(shè)管理模式，工程建設(shè)項(xiàng)目單項(xiàng)多，工程繁雜，工程建設(shè)前期工作千頭萬(wàn)緒，導(dǎo)致項(xiàng)目監(jiān)理單位和施工單位都沒(méi)時(shí)間顧及檔案管理工作。項(xiàng)目承擔(dān)單位、工程中標(biāo)單位、監(jiān)理乃至建設(shè)單位，在工程建設(shè)過(guò)程中不能及時(shí)做好檔案資料的對(duì)接銜接工作，常出現(xiàn)工程建完了，竣工資料卻無(wú)法收集，遲遲歸不了檔的現(xiàn)象。還有一些中標(biāo)單位將工程層層轉(zhuǎn)包或分包給一些低資質(zhì)的個(gè)體工程隊(duì)，對(duì)工程資料不重視、管理不及時(shí)不規(guī)范，甚至無(wú)財(cái)務(wù)資料或資料存在失真。

4. 檔案制度不健全。沒(méi)有建立項(xiàng)目檔案管理制度，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案員無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依，項(xiàng)目承擔(dān)單位沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料，項(xiàng)目施工單位和工程監(jiān)理單位也沒(méi)有做好工程技術(shù)檔案管理工作。項(xiàng)目資料員沒(méi)有及時(shí)收集、登記、分類(lèi)和整理歸檔，檔案資料沒(méi)有按財(cái)務(wù)類(lèi)、文書(shū)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)和其他類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，各類(lèi)檔案出現(xiàn)一盤(pán)散沙的現(xiàn)象。也沒(méi)有按工程的進(jìn)度和時(shí)序要求進(jìn)行分類(lèi)，檔案不能完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)立項(xiàng)階段、實(shí)施準(zhǔn)備階段、施工階段、驗(yàn)收準(zhǔn)備階段、驗(yàn)收階段和后續(xù)利用管護(hù)階段等各階段的工作，所（分局）沒(méi)有依照檔案管理規(guī)定進(jìn)行檢查和記錄。

二、規(guī)范土地整理項(xiàng)目檔案的基本原則

1. 保證連續(xù)性。按土地整理項(xiàng)目的時(shí)間順序排列項(xiàng)目檔案資料，做到有始有終，使項(xiàng)目檔案資料能夠完整、連續(xù)、準(zhǔn)確無(wú)誤地反映整個(gè)土地整理項(xiàng)目的開(kāi)展情況。

2. 保證適用性。應(yīng)以有利于保持項(xiàng)目檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于為檢查和驗(yàn)收提供服務(wù)和使用為目的。土地整理項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，交總包單位匯總、整理。項(xiàng)目竣工時(shí)由總包單位向監(jiān)理單位提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。

3. 保證有序性。以各階段為主，緊密聯(lián)系，主題單一，確保立項(xiàng)階段、實(shí)施準(zhǔn)備階段、施工階段、驗(yàn)收準(zhǔn)備階段、驗(yàn)收階段和后續(xù)利用管護(hù)階段等各階段材料不混，按照項(xiàng)目進(jìn)展的時(shí)間先后排列，保持項(xiàng)目檔案資料排列有序，確保各階段檔案能順利驗(yàn)收。

三、加強(qiáng)土地整理項(xiàng)目檔案工作的對(duì)策與思考

1. 各級(jí)各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資料的管理工作要有一個(gè)正確和足夠的認(rèn)識(shí)，要將檔案工作與項(xiàng)目工程建設(shè)的進(jìn)度一起抓，時(shí)刻督查收集檔案資料情況，要專(zhuān)門(mén)明確一名業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案工作，在工程報(bào)批開(kāi)始就要強(qiáng)化檔案管理和收集意識(shí)。所（分局）應(yīng)配合鎮(zhèn)（區(qū)）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)全程管理，隨時(shí)跟蹤督查作業(yè)單位和監(jiān)管單位的檔案收集、分類(lèi)、整理、歸檔工作。將檔案管理深入到項(xiàng)目工程建設(shè)的各個(gè)層面和環(huán)節(jié)中，將檔案管理納入到工程建設(shè)計(jì)劃和作業(yè)單位、監(jiān)理單位責(zé)任制中。土地整理項(xiàng)目的檔案資料工作要與整理項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，整理項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件、方案、圖紙等材料的積累、整理、審查工作。

2. 各單位的協(xié)調(diào)配合是關(guān)鍵。一個(gè)土地整理項(xiàng)目的實(shí)施到驗(yàn)收成功需要各方工作人員的積極配合，盡職盡責(zé)共同努力。一是工程項(xiàng)目實(shí)施單位檔案人員承擔(dān)著本單位檔案編制以及對(duì)各參建單位資料收集整理的指導(dǎo)、督促、檢查職能，因此從事這項(xiàng)工作的同志必須熱愛(ài)檔案工作，熟知檔案管理工作業(yè)務(wù)知識(shí)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)收集、整理、歸檔檔案資料。二是工程監(jiān)理單位檔案人員，要按照工程監(jiān)理的要求認(rèn)真履行職責(zé)，做好監(jiān)理日記和自身資料的收集、整理、歸檔，同時(shí)對(duì)施工單位資料進(jìn)行監(jiān)督、審查。三是施工單位檔案人員必須經(jīng)常深入到施工現(xiàn)場(chǎng)第一線，加強(qiáng)收集整理施工一線所形成的原始記錄、質(zhì)量檢查形成的記錄表格、各種試驗(yàn)的檢測(cè)成果、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)施工圖紙、批復(fù)文件報(bào)告等資料，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備必備資料。

3. 建章立制抓落實(shí)是重點(diǎn)。制定詳細(xì)切實(shí)可行的土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案管理方案和分類(lèi)表，細(xì)化項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)報(bào)告和土地整理項(xiàng)目預(yù)算書(shū)、工程承包合同、監(jiān)理合同、進(jìn)度計(jì)劃等材料格式的統(tǒng)一，明確規(guī)定立項(xiàng)階段、實(shí)施準(zhǔn)備階段、施工階段、驗(yàn)收準(zhǔn)備階段、驗(yàn)收階段和后續(xù)利用管護(hù)階段等各個(gè)階段歸檔范圍、歸檔順序、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、歸檔要求和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。在前期工作和工程剛開(kāi)始時(shí)各責(zé)任單位就應(yīng)該對(duì)所要收集的檔案落實(shí)專(zhuān)人，在工程實(shí)施前對(duì)檔案人員進(jìn)行崗位及檔案知識(shí)培訓(xùn)，按照檔案整理規(guī)范要求，收集及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，整理規(guī)范統(tǒng)一，將制度落到實(shí)處。

4. 加強(qiáng)日常管理是保證。要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程資料的真實(shí)、完整，達(dá)到竣工資料真、全、好、快，加強(qiáng)日常管理，開(kāi)展多種形式的檢查交流及時(shí)糾正工作中的問(wèn)題是很有必要的。項(xiàng)目承擔(dān)單位必須及時(shí)指導(dǎo)各參建單位的工作，幫助協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，在日常工作中就應(yīng)該加強(qiáng)這方面的管理和督查，如在對(duì)每個(gè)分部或單體工程驗(yàn)收時(shí)，及時(shí)檢查監(jiān)理單位、施工單位所提供的工程資料的完整和真實(shí)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)通報(bào)，并要求各單位限期整改。也可在撥付相關(guān)項(xiàng)目資金時(shí)調(diào)閱施工資料和財(cái)務(wù)檔案資料，看其資料是否按規(guī)定收集、記錄、裝訂，對(duì)資料不全、不完善的不予撥付資金。

5. 強(qiáng)化竣工資料驗(yàn)收是根本。組織竣工資料的系統(tǒng)復(fù)查，復(fù)查時(shí)對(duì)小的問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)解決，大的問(wèn)題要做好記錄并要求被查單位限期整改。在工程建設(shè)初期，在抓紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案雙重管理，為以后檔案管理查詢(xún)利用打好基礎(chǔ)。緊跟歸檔進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與資料歸檔同步，保證檔案的真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確，確保在工程建設(shè)完工的同時(shí)，報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收。