數字檔案館項目風險成因的理論探析

王 歡 顏祥林

（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210046）

1 引言

數字檔案館建設是一項復雜的系統工程，涉及資源、技術、人員、資金、設施等諸多因素，需要各業務部門、檔案管理部門和其他相關單位的共同參與，因而面臨著相當多的不確定性［1］。這些不確定性即項目風險，其直接關系到項目建設的成敗。因此，數字檔案館建設中風險問題研究非常必要。

我國關于數字檔案館的研究并不多，涉及風險問題的則更少。通過檢索，共有20 多條結果，而且研究主要集中在數字檔案館建設的安全風險、風險識別及應對等。例如，2012年茍俊杰的《云計算環境下數字檔案館建設的安全風險》［2］和王玉龍的《云環境下數字檔案館安全風險及其應對策略》［3］，都是探討安全風險。詹曉琳的《識別與應對數字檔案館建設中的風險》［4］和沈雙潔等的《數字檔案館項目風險識別和分析研究》［5］則都有對風險識別的研究。可見學界已經開始對數字檔案館建設中的風險問題加以重視。本文同樣以數字檔案館項目的風險為出發點，轉而從源頭上對風險問題進行探討，即數字檔案館項目風險的成因。我們翻來覆去地提風險，并且能認識到數字檔案館建設中肯定會遇到與以往檔案館建設不同的風險，但是，為什么數字檔案館項目建設中存在眾多風險因素，這是值得我們深思并且探究的，本文的探討正基于此目的。

2 關于數字檔案館項目風險

數字檔案館項目風險的概念是一個復雜的構成，涉及數字檔案館、項目、風險等基本概念，最后以數字檔案館項目風險這個綜合概念呈現出來。因此，研究數字檔案館項目風險的概念，要先從這幾個相關概念入手。

數字檔案館概念從提出至今，其定義有多個版本，在此，我們就不一一贅述，而是采用《數字檔案館建設指南》（以下簡稱《指南》）中采用的定義對其進行描述。《指南》中提出，數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

項目是一個比較寬泛的概念，由于管理科學對其認識的相對模糊性，加之各領域實踐的差異，對項目的理解和行為都沒有統一固定的模式。本文所指項目是指在既定的資源和要求的限制下，為實現某種目標而相互聯系的一次性的工作任務［6］。《指南》中涉及的數字檔案館建設原則與要求指出：數字檔案館建設應當遵照“統籌規劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩步實施”的原則，積極推進，務求實效。其中，“項目帶動”意為實施項目帶動戰略，支撐和帶動數字檔案館整體建設和發展。將數字檔案館建設分成若干子項目，以項目帶動數字檔案館建設及推進各項工作的開展。由此可見，數字檔案館項目，就是指以數字化技術為基礎，在人力、物力、財力、時間等資源約束條件下，為實行質量、進度、費用、安全等特定明確目標所進行的一項全新的一次性活動。

在涉及風險問題的研究中，風險的定義較多，可分為廣義的風險和狹義的風險。狹義的風險是指“可能失去的東西或者可能受到的傷害”，即可能面臨的損失。廣義的風險是強調風險的不確定性，使得在特定的時間和給定的情況下，所從事活動的結果產生很大的差異。差異性越大，風險也就越大，所面臨的損失或收益都可能很大，即風險帶來的不都是損失，也可能存在機會，這就是風險的本質——不確定性和損失［7］。

從以上有關數字檔案館項目與風險的概念，我們可以得出數字檔案館項目風險的基本概念，即數字檔案館項目風險就是指在數字檔案館項目建設這個一次性活動中存在的不確定性，也就是可能面臨的損失和可能帶來的機會。

3 本文探析的理論前提

從前述關于數字檔案館的定義中可以看出，數字檔案館是信息技術與檔案館工作結合的一個創新產物，因此分析其風險成因就有別于傳統的檔案館工作，需要把信息技術及其對檔案工作的創新應用和社會影響考慮在內，從整體上來透視其風險成因。

在下文分析時，本文借鑒了TOE(Technology- Organization-Environment)的研究模型。該模型是由Tornatzky&Fleischer 在1990年提出的，其綜合考慮了組織內外因素和技術本身特點，將影響組織創新采納的因素歸納為技術、組織、環境三類。其中，技術類一般涉及相關技術的相對優越性、復雜性、兼容性等因素，組織類涉及組織規模、組織結構、組織文化、高層支持等因素，而環境類因素則涉及組織所處的行業規則、市場競爭程度、政府政策等因素［8］。TOE 模型系統性較強，結構清晰且具有可操作性。

根據上述模型，本文提出“信息技術—檔案館”的系統概念，其可以視為數字檔案館項目風險的載體。而在風險成因分析時，是把數字檔案館項目看成是信息技術與檔案館交互的一個實體來分析，且在分析時需綜合考慮到信息技術、檔案館和項目環境三類影響因素。

從“信息技術—檔案館”這個系統出發，采用系統分析法，可以按照信息技術在數字檔案館項目建設中的存在形式劃分為三個子系統，即信息技術的實體系統、信息技術制度系統以及信息技術文化心理系統。相應的，也從這三個子系統層面來展開風險成因的具體分析，進而形成三類風險成因，即信息技術實體內生的風險成因，信息技術制度建構中的風險成因以及被信息技術文化倫理放大的風險成因等，且每類下還包括具體的成因（具體見圖1）。

圖1 數字檔案館項目風險成因結構圖

4 數字檔案館項目風險的三大成因

4.1 信息技術實體內生的風險成因

技術實體系統，指的是看得見的技術存在，是技術物化的人造物［9］。如數字檔案館項目建設中各種信息技術支撐，其來自于信息技術的相關知識、方法和實施體系。因此在分析信息技術實體內生的風險成因時，我們可以從信息技術本身以及信息技術的實施者（即數字檔案館項目建設團隊）來具體分析。

（1）信息技術本身的不確定性

任何時代的科學技術，都是人類認識和實踐發展到一定階段的產物。信息技術風險的出現與信息技術本身存在著重要的聯系，如數字檔案館項目建設中管理信息系統在設計上的先天缺陷性、技術功能和應用后果的不確定性及其技術操作程序的復雜化趨勢，都是引發信息技術風險的重要技術原因。數字檔案館是檔案信息化的產物，它是在數字化檔案、網絡化存取、分布式管理等技術基礎上建立起來的，代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，因此需要強大的技術體系結構來支撐［10］。各種信息技術的交叉運用，自然避免不了信息技術本身導致的風險。

（2）項目建設團隊對信息技術認知和掌握能力的有限性

一般來說，技術的主體對客觀事物和規律的認識會受到自身各種條件的制約。技術的快速發展，使得人們對各類技術認知及掌握的速度遠不及技術本身的發展速度。在數字檔案館項目建設中，各種信息技術交叉運用，且技術結構體系復雜。而對數字檔案館項目建設團隊來說，對信息技術的認知及掌握能力的高低在很大程度上決定了項目的整體質量。《數字檔案館建設指南》中雖然指出“系統開發應采用先進、成熟、穩定的技術，保證系統的穩定、可靠和安全。”但是，先進的信息技術并不代表系統一定能夠穩定可靠或者絕對的安全無漏洞。以檔案部門目前有限的信息技術認知及掌握能力為基礎選用的信息技術設備或開發設計的項目方案，難免存在這樣或那樣的不足或缺陷，即風險的出現是客觀必然的，甚至是無可奈何的。可以說,由于信息技術認知的局限性，使得各級檔案部門不能完全對數字檔案館項目風險的可能后果做出準確的預測，從而為項目風險的出現埋下了“導火索”。

（3）項目人員信息技術知識結構與抗風險能力的不足

一個成功的項目，其背后一定有一支優秀的實施團隊。換言之，如果一個項目想達到預期的效果，那么，在項目進行之初，就應該先配備一個與項目各方面需求吻合的專業團隊。由于數字檔案館項目建設涉及檔案管理、數據庫開發、系統開發、網絡設計、信息分析等多學科知識，因此對于參與人員的知識和技能要求很高［11］。此外，項目建設人員信息技術知識和技能結構的不足會直接影響整個建設團隊的抗風險能力。各種信息技術的交叉運用使得整個項目建設中的技術風險是不可避免的，如果沒有一定的專業化人員進行相關風險的識別和分析，那么潛在的技術風險就會給項目后期工作帶來一定的隱患，很可能導致整個項目在質量、工期、進度或安全等方面出現明顯的漏洞。因此，飛速發展的信息技術對檔案部門來說是把雙刃劍，帶來進步的同時也帶來了一定的挑戰。因此，不斷提升或完善的項目組織架構也必須與時俱進，在與信息技術帶來的風險應對過程中，不斷提高組織自身的抗風險能力。

4.2 信息技術制度建構中的風險成因

技術制度系統指的是把技術的開發、應用、創造附加價值（經濟價值和社會價值）、獲得收益等過程中的人們的行為，加以規范化和程序化，使之成為被社會公認的行為準則和社會規則的總和，構成了相應的技術制度系統［12］。《指南》中提到“配套建設數字檔案館保障體系”，其中涉及數字檔案館安全管理制度以及信息化和檔案管理方面的法規和標準等，因此數字檔案館項目建設中也包含著與信息技術相關制度的建構的過程。其風險成因的分析也應包括制度的制定者以及相關制度的存在兩方面。

（1）項目頂層設計和上層指導的缺乏

時至今日，雖然數字檔案館建設已如火如荼地展開，但數字檔案館究竟是什么以及數字檔案館的建設應該具備怎樣的標準至今仍沒有統一的看法。楊冬權在2013年10月的全國數字檔案館（室）建設推進會上介紹我國數字檔案館（室）建設的基本情況時也指出，當前存在的問題之一就是宏觀管理不夠到位，國家層面上相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后，現實也是如此。從國家層面來講，缺乏對全國數字檔案館項目的指導和標準規范，這使得各個單位在進行數字檔案館建設的時候完全是自己摸著石頭過河，根據自身的實際情況去摸索行之有效的建設規范，這就容易導致許多不確定性。除了數字檔案館項目具體怎樣開展缺乏頂層設計之外，在數字檔案館項目建設過程中，也缺乏上層的有效指導。數字檔案館項目至今都缺乏一個真正在全國范圍內起模范帶頭作用的范本，這就使得各單位在數字檔案館項目建設之初就缺乏一個正確的引領。沒有范本的引領和指導，自然就容易走岔路、面臨許多不確定性，進而會導致相應風險的發生。

（2）項目內管理制度的缺失或不夠完善

項目內管理制度是在項目建設范圍內要求遵守的規定或準則。它是從項目管理的角度，對數字檔案館各項管理活動的管理目標、管理范圍、人員職責、違規處罰辦法等加以明確，從而為數字檔案館項目建設提供有效的保障。制度是標準的初級形式，在標準制定條件還不成熟的情況下通過內部制度這種形式規范和約束數字檔案館建設相關活動，可以保證數字檔案館項目建設的有序性和規范性［13］。而當前，一些數字檔案館項目建設過程中管理制度體系應包含的制度，如電子文件歸檔管理制度、檔案數字化管理制度、檔案數字化安全保密制度等，不是尚未制定，就是制定了但還不盡完善。數字檔案館項目內管理制度的缺失或不完善將會使具體數字檔案館項目建設中無據可依，進而形成相應的風險。

（3）政策法規支撐力度不夠

數字檔案館興起至今，還沒有完全形成一系列系統配套的政策法規。《指南》也僅僅是從宏觀上給予了指導方向，算不上明確的支撐性政策法規。這就容易導致下級檔案部門在數字檔案館項目建設過程中“各自為政，自成一家”。鑒于我國檔案工作體制的特點，我國數字檔案館項目設計時應當遵循統一規劃、系統設計的原則，而該原則的基礎就要求使相關政策法規能夠成為一個較為健全的體系，且相關政策法規之間應相互配套并保持一致。另外，所遵循的政策法規也要與時俱進，不能隨意遵循過時的，與當下情況不符合的政策法規，否則就容易走彎路或岔路，建設出來的項目很可能不盡如人意，從而導致大量人力、物力和財力等方面的浪費。

（4）各類標準規范不系統健全或操作性不強

除管理制度和政策法規外，標準規范建設同樣不可忽視。標準是數字檔案館建設項目共同遵守的準則，目的是促進數字檔案館項目建設各個環節的有序、系統和優化。《指南》也十分重視標準規范建設，其中指出“數字檔案館建設要嚴格遵守國家及行業相關規章制度和技術標準。”也鼓勵各地根據自身實際情況制定相關地方標準，并可上報有關部門，上升為行業標準或國家標準。關于數字檔案館相關標準的建設，已引起檔案界的極大關注，如在前期調研中，就有相當多的檔案部門認識到標準規范的重要性，特別指出標準缺失一定會給本部門數字檔案館項目建設帶來的困擾，因此一定要標準先行，同時江蘇、安徽和北京等地區也出臺了一系列的地方標準。但就全國整體標準體系建設來看，仍存在著核心標準規范缺失，體系零散不系統，相關標準規定過時或已有規定可操作性不強和不配套等現象。如果這種現象長期存在，一定會使我國多數數字檔案館項目建設存在非常大的風險。

4.3 信息技術文化倫理的風險成因

技術文化倫理系統指的是關于技術的意識，如對技術實物或制度的知覺，對技術的評價，對技術構成的文化依賴等等，可以認為是人造物和人造物得以產生的生活世界之間的相互關系的體現［14］。具體運用到數字檔案館項目的風險成因，指的就是項目建設團隊的項目風險意識和風險的認知程度以及對傳統技術倫理的依賴性等，這些文化層面的因素都可能進一步放大數字檔案館項目的風險。

（1）項目建設團隊風險意識的缺乏

信息技術的發展以及它的“無所不能”激發了人類對技術力量的盲目崇拜，隨及出現了某些技術樂觀主義思想。所謂技術樂觀主義就是“人類將技術‘理想化’、‘神圣化’、‘絕對化’，視技術進步為社會發展的決定因素和根本動力。”［15］其直接導致人們缺乏識別及防范風險的意識，如此一來，人們自己作為技術主體倒成了風險的始作俑者。例如，數字檔案館項目進行過程中，某些領導“好大喜功”，認為自身已經具備了項目建設所需的一切條件，為能夠保證快速上線，成為業界楷模，就下達命令加班加點地開發，去建設形象工程。如此忽視風險存在，缺乏風險意識，只能導致項目進行過程中舉步維艱，困難重重。我們不得不承認，數字檔案館項目建設最大的“風險”就是風險意識的缺失。因此，各級檔案部門一定要有憂患意識，只有認清形勢，未雨綢繆，做好各項風險管理的準備工作，才能為數字檔案館項目順利進行做好鋪墊。

（2）對風險認知程度的不同

風險認知指的是個體對存在于外界中的各種客觀風險的感受和認識，且強調個體由主觀判斷和主觀感受獲得的經驗對個體認知的影響。對同一事件不同的主體可能形成不同甚至相反的風險判斷，這不僅受時空情境、文化形態與認知水平的制約，而且與主體的心理認知密切相關［16］。風險認知與風險本身一樣重要。數字檔案館項目建設團隊對風險的認知直接決定了相關風險的可接受性，如建設數字檔案館項目可能會招來一部分人群的質疑和否定，其可能認為國內各項技術還不成熟，不具備建設數字檔案館的條件，進而質疑甚至否定立項建設。從技術主義的立場來看這正是風險認知放大了風險的破壞性效應，導致了對建設數字檔案館項目風險的過度放大。我們應該客觀對待風險，在尊重各人風險認知程度不同的基礎上，呼喚更加理性的思考。

（3）傳統技術倫理的制約

以往傳統檔案館工作的慣例可能會束縛數字檔案館項目建設人員的思維，使其無法認清新興技術環境下信息技術可能帶來的風險因素。因此，數字檔案館建設切忌盲目使用傳統檔案館的建設理念和方法。新生事物原就是推陳出新的結果，如果還用陳舊的經驗去指導，只能阻礙數字檔案館項目與時俱進，限制某些信息技術在項目建設中的創新和應用。正是檔案信息化的不斷發展造成了檔案部門對其知識的不確定性和相關經驗的缺失，進而放大了原有的項目風險。此外，道德倫理方面的風險也不得忽視，數字檔案館項目外包過程中可能出現的逆向選擇風險［17］，就是由于檔案館和承包方之間信息不對稱造成的。處于信息劣勢的招標方也就是檔案部門對相關技術或市場行情的不了解，造成唯利是圖的承包方通過“鉆空子”競標成功，之后又提出各種違約要求。這種無視道德倫理，利益至上的合作者的行為，也會給數字檔案館項目建設帶來極大的風險。

5 結語

通過上述探析，我們可以看到導致數字檔案館項目風險原因的產生是多層面的，既涉及技術性的，又有組織性和文化性的，既有信息技術發展帶來的，又有源自原有檔案工作系統的。這就給我們一個啟示，我們在后續進行風險分類、識別、分析和應對方法的討論或選擇時，要從“信息技術—檔案館”這個系統概念出發，采用系統的分析方法來進行。同時，在設計數字檔案館項目風險管理框架及其保障體系時，也應當是全面和系統的，既要考慮技術因素或流程，也要考慮組織性和制度性的支撐因素等。

［1］［13］沈雙潔,顏祥林.數字檔案館項目風險因素的理論分析［J］.檔案學通訊,2014(1):69,72.

［2］茍俊杰.云計算環境下數字檔案館建設的安全風險［J］.科技風,2012(10):34-37.

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［4］詹曉琳.識別與應對數字檔案館建設中的風險［J］.蘭臺世界,2011(27):62-65.

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［6］［7］郭寧.IT 項目管理［M］.北京:人民郵電出版社,2012:2,240.

［8］L G Tornatzky，M Fleischer. The Processes of Technological Innovation［M］.Lexington,MA：Lexington Books,1990:12-15.

［9］［12］［14］［16］楊書婕.基礎設施技術風險的成因及規避研究［D］.哈爾濱工業大學,2011:16,18.

［10］張素霞.數字檔案館的技術體系結構［J］.科技情報開發與經濟,2004(8):50.

［15］張蓓.走出科學技術發展的泥沼［J］.自然辯證法通訊,2005(5):27.

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