智慧時代檔案信息安全的提升路徑——以張家港市檔案館為例

劉 遷

（蘇州大學，江蘇蘇州，215123）

1 檔案信息安全智慧化的時代背景

2008年11月，IBM公司在商業(yè)智能的基礎上提出“智慧地球”概念，即以一種更智慧的方法通過利用新一代信息技術來改變政府、公司和人們相互交互的方式，以提高交互的明確性、效率、靈活性和響應速度［1］。2010年1月19日，IBM全球董事長及首席執(zhí)行總裁彭明盛發(fā)表演講“歡迎進入智慧時代”時指出接下來的十年全球?qū)⑦M入智慧時代。伴隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析等技術的逐漸成熟，智慧地球孕育出的智慧城市進入新的發(fā)展階段。“十二五”以來，我國將智慧城市視作國家推進戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)和城市信息化進程中的前沿理念和探索實踐，由住建部公布的2013年國家智慧城市試點已達103個。智慧時代不再是停留在紙頭上的口號，而真正來到了我們身邊，讓我們享受著智慧交通、智慧居住等現(xiàn)代服務。在智慧時代，社會各要素可以進行更為全面透徹的感知，更為廣泛的互聯(lián)互通，更為高效的協(xié)同運作以及更為深入的智能化。檔案館建設的智慧化，檔案信息安全的智慧化在這樣的時代背景下顯得更為迫切。

2 智慧檔案館建設與檔案信息安全

智慧檔案館是指以多元化的檔案信息資源為基礎，將新一代物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等技術充分運用在檔案管理的各環(huán)節(jié)，更智慧化地管理檔案，實現(xiàn)檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)，為用戶提供智慧化服務的高于數(shù)字檔案館的新模式。

在云環(huán)境下，檔案信息、業(yè)務數(shù)據(jù)都存儲和運行在云端，而檔案因其特殊性，會有保密的要求，如此一來，存儲在云端的數(shù)據(jù)很容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露的風險，加上數(shù)據(jù)存儲在云端而非本地，那么“萬一你的數(shù)據(jù)真的不見了，你沒有任何物理或本地備份，那么你就被云‘勒索’了”［2］。在大數(shù)據(jù)分析中，大量的檔案利用數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)會被調(diào)用，不排除會出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密、數(shù)據(jù)丟失的可能，正因此，業(yè)界對智慧檔案館建設是否真的利于檔案信息安全有了質(zhì)疑。筆者認為，智慧檔案館建設與檔案信息安全是相輔相成的關系，并不存在相悖之處。

智慧檔案館建設可以有效減少檔案信息安全的威脅和薄弱點，降低檔案信息安全的風險。檔案信息安全風險產(chǎn)生的根源是特定威脅利用檔案信息資產(chǎn)中存在的薄弱點，導致資產(chǎn)受損事件發(fā)生的可能性及其影響的結(jié)合［3］。對于檔案信息安全風險來說，威脅可分為自然威脅、環(huán)境威脅、系統(tǒng)威脅及內(nèi)外部人員威脅等，如地震、戰(zhàn)爭、系統(tǒng)崩潰、管理人員失職和黑客攻擊等。這些威脅透過技術和管理兩方面的脆弱性來對檔案信息安全產(chǎn)生風險。技術方面如存儲介質(zhì)損壞、數(shù)據(jù)遭竊取等，管理方面如員工安全意識差、安全操作能力低等。針對以上種種風險，建設智慧檔案館可以有效解決，在技術層面，智慧檔案館采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)分析技術，對檔案館實現(xiàn)全面監(jiān)控，對檔案進行電子化識別，確保檔案不出現(xiàn)非正常移動，一旦檔案沒有經(jīng)過正常調(diào)用程序離開自己的位置，那么智慧管理系統(tǒng)將報警提示管理人員。在管理層面，完善安全管理制度，規(guī)范安全管理流程，對檔案管理人員開展基于智慧檔案館的培訓，一方面提高其安全意識與安全技能，另一方面，利用安全系統(tǒng)對管理人員的操作監(jiān)管，如傳統(tǒng)時代可能出現(xiàn)的管理人員擅自離崗，玩忽職守等問題，智慧檔案管理系統(tǒng)則可以利用門禁系統(tǒng)及計算機管理系統(tǒng)監(jiān)控，從而最大限度降低人為因素對檔案信息安全產(chǎn)生的風險。

檔案信息安全是智慧檔案館高效、穩(wěn)定運行的基礎，也是智慧檔案館建設中不可或缺的一環(huán)，直接影響著智慧檔案館作用的發(fā)揮。智慧檔案館體系由智慧管理體系、安全保障體系和標準規(guī)范體系三者構(gòu)成，安全保障體系在相關標準規(guī)范的前提下服務于智慧管理體系，智慧管理體系基于標準規(guī)范體系助力于安全保障體系，三者共同作用于智慧檔案館的建設、運行和維護。

3 智慧時代檔案信息安全的路徑

檔案信息安全問題一直是學界、業(yè)界研究的重點和難點，學者、專家和檔案館工作人員也一直在探索，在創(chuàng)新，在實踐。智慧檔案館的建設為檔案信息安全提供了新的方向，智慧時代的檔案信息安全有了新的路徑。江蘇省張家港市檔案館在這方面就做了很多新的嘗試，并取得不錯的成效，下面就以張家港檔案館為例探討智慧時代檔案信息安全的提升路徑。

圖1 智慧檔案館信息安全保障體系

3.1 重新審視檔案信息安全內(nèi)涵，適時開展安全培訓

傳統(tǒng)意義上檔案安全是基于紙質(zhì)檔案來說的，主要包括檔案的實體安全和內(nèi)容安全兩方面，維護檔案的實體安全指在管理和技術上采取相關措施，使檔案不受損壞，盡量延長檔案的壽命。維護檔案的內(nèi)容安全指對機密檔案需要控制利用范圍的檔案實行嚴格的管理，確保機密檔案不丟失、不泄密、不超范圍擴散。而電子時代的檔案安全實質(zhì)就是檔案信息安全，具體來說指檔案信息的完整性、可用性、保密性和真實性的保持［4］。

相較于傳統(tǒng)意義上的檔案安全，電子時代的檔案信息安全內(nèi)涵有了很大程度的擴展。首先，檔案的介質(zhì)由紙張擴展到磁帶、硬盤和光盤等載體，檔案介質(zhì)本身保管的難度就比原來增加了很多；其次，存儲在磁帶、硬盤和光盤上的檔案信息對設備和操作環(huán)境有依賴性，需要相應的軟硬件設備方能讀取，而隨著軟硬件的更新?lián)Q代，若干年后這些介質(zhì)上的信息能否讀出來本身就是一個很大的未知數(shù)，嚴重影響著檔案信息的可用性；再次，電子文件的傳播比紙質(zhì)檔案更容易，電子文件拷貝遠比紙質(zhì)檔案的復印容易，會對檔案信息的保密性有所影響；最后，紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容一旦更改，必然會有所痕跡，而電子文件的信息具有易更改的特性，多次修改可以毫無痕跡，對檔案信息的真實性提出了更高的要求。

開展員工培訓，強化安全意識也十分重要。張家港檔案館每年都會定期不定期地對館內(nèi)員工開展安全培訓，一方面是為員工充電，從理論和實踐兩個層面出發(fā)，就諸如檔案信息安全內(nèi)涵擴展等理論及新技術的應用等開展指導，豐富員工的理論知識，提升員工技能水平，另一方面是加強員工的職業(yè)道德、素養(yǎng)的培訓，從人的層面保障檔案信息安全。人員是檔案信息安全的風險點之一，如果不注重對人的管理，那么很有可能因為人為原因?qū)е聶n案的損壞、丟失等，造成不可挽回的損失。

3.2 借助物聯(lián)網(wǎng)，完善檔案館監(jiān)控

物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連的網(wǎng)絡，它是通過裝置在各類物體上的各種信息傳感設備，如RFID、二維碼、GPS、激光掃描器等裝置與互聯(lián)網(wǎng)或無線網(wǎng)絡相連而形成的一個巨大網(wǎng)絡，其目的就是讓所有的物品都與網(wǎng)絡連接在一起，方便智能化識別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理［5］，這與檔案信息安全的初衷是不謀而合的。影響檔案信息安全的風險點除人為原因外，還涉及檔案庫房、機房、查檔利用大廳、檔案數(shù)字化加工中心等，張家港檔案館在對這些風險點進行分析的基礎上，借助物聯(lián)網(wǎng)完善檔案館監(jiān)控，盡可能地補漏洞，降低風險產(chǎn)生的可能。

一是完善檔案館整體監(jiān)控，在重要通道，人員密集區(qū)增加監(jiān)控設備，包括查檔利用大廳、機房等，如張家港檔案館的查檔利用大廳日均接待訪客50-60人次，人員流動性比較大，因此檔案館在技術上增加了兩個攝像頭，共三個攝像頭對查檔利用大廳進行無死角監(jiān)控，降低利用原件的風險；在制度上，增加了管理人員巡查及保安人員監(jiān)控。在機房，主要利用物聯(lián)網(wǎng)設計了門禁控制、移動控制和地點控制，門禁控制采用指紋識別和人臉識別技術來避免未經(jīng)授權人的進入；移動控制是對檔案的移動需要有指令授權；地點控制指每件檔案不能出現(xiàn)錯位，一旦錯位，系統(tǒng)即發(fā)出警報，確保檔案不丟失。

二是對重點檔案重點監(jiān)控。大多數(shù)檔案是孤本，一旦損壞，后果不堪設想，對于重點檔案來說更是如此。重點檔案沒有嚴格的量化標準，通常從檔案保管期限和稀缺程度兩方面來考量，從保管期限上來說，永久的重要性大于長期；從稀缺程度來說，越罕見越重要，畢竟物以稀為貴，如征集來的名人檔案。對于此類重點檔案，張家港檔案館主要利用無線射頻技術、電子標簽等物聯(lián)網(wǎng)技術實施重點監(jiān)控，在常規(guī)監(jiān)控的基礎上還增加了移動監(jiān)控，一旦重點檔案出現(xiàn)非正常移動，系統(tǒng)則可自動預警。

3.3 依托云平臺，分級管理檔案信息

云計算是指由分布式計算、并行處理、網(wǎng)絡計算發(fā)展而來，是一種新興的商業(yè)計算模型［6］。就云計算的體系結(jié)構(gòu)而言，它主要包括硬件平臺（數(shù)據(jù)中心）、云平臺及云服務三個層次，云平臺是智慧檔案館的基礎設施，是整個智慧檔案館的統(tǒng)一信息平臺。依托云平臺分級管理檔案信息還需與物聯(lián)網(wǎng)的集成，云平臺和物聯(lián)網(wǎng)組成一個互聯(lián)互通、提供海量數(shù)據(jù)和完整服務的大平臺。在智慧檔案館的架構(gòu)中，主要采用公共物聯(lián)網(wǎng)、私有物聯(lián)網(wǎng)、社區(qū)物聯(lián)網(wǎng)等相結(jié)合的混合物聯(lián)網(wǎng)，具體來說，檔案館一般是政務專網(wǎng)與公共物聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，政務專網(wǎng)與公共物聯(lián)網(wǎng)獨立而協(xié)作，兩者獨立進而能保障檔案信息不被泄露，兩者協(xié)作可以在確保檔案信息安全的基礎上最大程度地通過互聯(lián)網(wǎng)供社會利用。

張家港檔案館主要利用云平臺來分級管理檔案數(shù)據(jù)，對于核心數(shù)據(jù)庫，則采用與外界相隔離的核心平臺進行存儲；對于非核心檔案與公開信息，則利用公共云平臺進行存儲共享。張家港檔案館所利用的公共云平臺依托張家港市云平臺，能更節(jié)約高效地推動信息共享工作。依托云平臺對檔案信息實行分級管理，提供自己獨有不能與他人共享的系統(tǒng)，以存儲不同密級的檔案數(shù)據(jù)。

3.4 基于大數(shù)據(jù)，提升五大系統(tǒng)功能

大數(shù)據(jù)分析是指對大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進行分析處理，從中獲得新的價值，具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多、處理要求快的特點。大數(shù)據(jù)分析的落地得益于分布式存儲、非關系型數(shù)據(jù)庫和并行處理技術等的成熟，開源Hadoop為大數(shù)據(jù)提供了各個層面的技術支持，是目前應用最廣，關注度最高的大數(shù)據(jù)項目。大數(shù)據(jù)應用分析需要經(jīng)過數(shù)據(jù)采集、預處理、存儲、分析和挖掘等多個環(huán)節(jié)才能完成。對于智慧檔案館來說，大數(shù)據(jù)分析的應用是必不可少的，一方面對檔案信息資源分析挖掘，便于掌握檔案實況，推動開發(fā)利用；另一方面也可對公民查詢利用檔案的數(shù)據(jù)進行研判，了解用戶行為，為開展個性化服務奠定基礎。

張家港檔案館利用大數(shù)據(jù)分析技術對五大系統(tǒng)（即數(shù)字檔案管理平臺、電子文件中心、圖片中心、音視頻檔案管理系統(tǒng)和民生檔案管理系統(tǒng)等）進行改造，以提升功能。這五大系統(tǒng)中，電子文件中心和民生檔案管理系統(tǒng)為張家港檔案館的特色所在，以這兩個系統(tǒng)為例做具體說明。張家港市電子文件中心于2005年1月開通，是國內(nèi)首家縣級電子文件中心。電子文件中心收集張家港政務系統(tǒng)所產(chǎn)生的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件，其中現(xiàn)行文件為政務平臺產(chǎn)生的所有公開、半公開和保密的文件，半現(xiàn)行文件為檔案室文件（還未進館）的電子版本，這一部分文件是否允許共享由產(chǎn)生單位在系統(tǒng)中勾選。目前業(yè)界要求電子文件與實體一一對應，也就是學界通常所說的雙套制，對已有的檔案來說，靠電子版本可以對檔案原件實行更好的保存，因為有該檔案電子版本流通，那么只需打印一份紙質(zhì)檔存檔即可，大大減少了存檔量。張家港檔案館對全市179家單位（包括黨政機關、學校、國企、民企代表等）的數(shù)據(jù)采集后可以進行比對分析，以供政府決策及公民利用，提高檔案的利用效率，保障了檔案信息的完整性及可用性。

張家港民生檔案管理系統(tǒng)依托張家港市政務網(wǎng)，在確保安全的前提下，將市檔案館館藏的59萬條民生檔案信息與全市10個鎮(zhèn)（區(qū)）在網(wǎng)上進行聯(lián)通共享，該系統(tǒng)是蘇州市首個輻射各區(qū)鎮(zhèn)的縣級民生檔案信息共享服務平臺。基層公民憑本人有效證件可就近到有關區(qū)鎮(zhèn)查閱本人的婚姻、建房許可及獨生子女等民生檔案信息，將“就近查閱、就地出證，館際聯(lián)動、全市通辦”的目標做到了實處。公民不用接觸檔案原件就可獲取自己所需要的檔案，減少了檔案原件的使用，降低檔案原件受損的風險。民生檔案管理系統(tǒng)所管理的文件通過增加水印，嚴密授權及簽訂保密承諾書的方式來確保檔案信息安全、合法而有效的傳遞，該系統(tǒng)建成以來，張家港檔案館可在后臺監(jiān)視檔案利用數(shù)據(jù)，確保可公開的檔案信息為公民所查閱，保障了檔案的保密性。系統(tǒng)所形成的查檔日志也便于檔案館有效調(diào)閱利用者、查檔者的信息。該系統(tǒng)既保障了檔案信息安全，又能進一步滿足了公民查閱檔案的需求，可以說是一舉多得的有效路徑。

3.5 做好備份工作，降低檔案信息安全風險

在檔案信息安全風險評估中，硬件故障、系統(tǒng)崩潰及地震、火災等突發(fā)事件和自然災害的發(fā)生都是危害程度極高的風險點，無時無刻不威脅著檔案信息的完整、可用與安全。檔案數(shù)據(jù)備份工作應作為檔案信息化的一項基礎性工作，建立多重數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行在線、離線和脫機備份［7］。智慧時代背景下云技術的引入，云端的建設讓檔案數(shù)據(jù)備份也有了更多的選擇，利用云端備份成本低，可存儲容量大，安全性好。關于云端安全性，學界一直有不同的聲音，筆者認為，現(xiàn)今的技術條件下，檔案館完全有可能利用防火墻技術、入侵檢測技術和數(shù)字簽名等技術手段來保障云端的安全。張家港檔案館近年來加強了異地異質(zhì)備份工作，遵循了不在同一地震帶，不在同一電網(wǎng)，不在同一江河流域的“三不原則”，分別采用數(shù)字化和縮微技術產(chǎn)生制作電子數(shù)據(jù)和膠片備份在湖南長沙和河南洛陽兩地。當然，對于基層檔案館來說，實行異地異質(zhì)備份，需要大量資金、人力的投入，對地方經(jīng)濟水平要求比較高。但為應對自然災害和突發(fā)事件，做好檔案備份工作責無旁貸。

［1］IBM.智慧地球贏在中國［EB/OL］.http://www.ibm.com/smarterplanet/cn/zh/?lnk=fto-smpl-cnzh，2009/2014.

［2］（美）Michael Miller 著，姜進磊等譯.云計算［M］.北京：機械工業(yè)出版社，2009.

［3］吳品才.檔案信息風險評估若干問題研究［J］.浙江檔案，2013（11）.

［4］同3.

［5］楊正洪.智慧城市：大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與云計算之運用［M］.北京：清華大學出版社，2014年版：90-91.

［6］曾遠光.云技術的運用與發(fā)展趨勢［J］.城市建設理論研究，2013（11）.

［7］周明華.多措并舉，全力推進檔案信息安全等級保護工作［J］.檔案與建設，2012（11）.