淺談高校檔案管理方式存在的問題及解決對策

文/耿爽

(作者單位：貴州廣播電視大學)

淺談高校檔案管理方式存在的問題及解決對策

文/耿爽

一直以來，高校檔案管理工作都是國家檔案資料管理的重要組成部分。雖然它只是一項比較簡單的文案整理工作，但是它的重要性不可小覷，倘若管理不善仍會造成巨大的隱患，所以我們要做好高校的檔案管理工作，切實保障好全校師生的資料管理，通過先進的管理理念使管理方式得到快速的發展。

檔案管理；資料；高校；文案整理

隨著信息技術的發展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時俱進，各種新的管理模式和理念需要得到學校的重視。我們要在思想、教育、體制、管理等各個方面發展，以便與世界先進高校教育管理體制看齊。本文通過探討檔案管理工作存在的不足，進一步探究正確的管理模式，提高教育者和管理者的個人素質，促進檔案管理水平的提高。

一、為什么要加強檔案管理工作

每個學校都有自己的檔案，可能是文字、實物或者是影像等各種表現方式，它包含了老師和學生的在校學習，工作，經歷，對于教職升遷和人才選拔有著重要的意義。它從師生入學開始記錄在校期間的事跡，這些知識成果和經驗教學是高校珍貴的教學總結，它代表了高校的軟實力發展軌跡，是高校不斷奮進的參考依據。眾多高校記錄的是教職工的先進教學實例和奮斗事跡，它可以作為榜樣，起著模范的作用。它可以記錄過去的輝煌和激勵一代代新入學的師生，為日后的教學工作提供重要的參考依據，極大地促進高校教學和檔案管理工作的發展。

二、高校檔案管理中存在的問題

(一)存檔意識淡薄，收集工作困難

對于很多的教師而言，檔案代表了他們工作的經歷和榮譽，所以比較重視，如果將自己的資料送給檔案管理部門管理會給自己的使用上造成很多的不便。因為隨著逐漸行政化的管理，管理部門為了保證資料的真實和安全，不得不對檔案的調度和使用進行了制度化的管理，上下級關系明顯，每份資料的提檔都非常的麻煩。所以大部分的人不愿意積極提供自己的資料，這就給檔案資料的收集工作造成了很大的困難。除了個人意愿方面，檔案資料的自身龐大也給收集管理人員造成較大的困難，每個人的檔案從入學開始就要記錄，每年新生入學季也是管理人員最繁忙的時候，人員信息的收集、錄入、處理一系列的高負荷運轉，都讓檔案部門的管理人員應接不暇。為了保證管理工作的順利進行，很多管理人員在工作的時候就干脆“閉門造車”，這就使得他們跟學生的距離越來越遠，使得學生對管理工作更加陌生，從而很難配合，這也會導致一系列的惡性循環。

(二)管理技術落后

隨著擴招的大力推進，高校學生的人數有增無減，這樣在數量上就給管理人員造成了較大的工作量。而伴隨著開學季的新生入學，教師的工作崗位也隨之發生了調度，無論是離職還是升遷，都需要在檔案管理中記錄下濃重的一筆。在自動化檔案管理技術比較低下的時期這對檔案的管理無疑是比較困難的，大部分高校采用的單板機檔案管理軟件對信息資料的規整造成了很大的數據量。隨著近年來高校檔案歸檔內容多，總量大，存放周期短，流動快等特點，我們原有的檔案管理技術已經遠遠不能滿足管理的需要。雖然在一定程度上管理人員的增加可以暫時緩解檔案管理工作的繁重，但是只是依靠人員數量的優勢對檔案工作標準化、現代化的進程幫助卻是微乎其微的，這說明僅僅依靠人員配置的增加是不明智的，要從根本上進行管理技術的巨大革新。我們必須要重新審視我們的技術工具，通過改變落后的技術利用現代信息技術對學生檔案進行管理,使學生檔案管理規范化、科學化、系統化。

(三)管理人員職業技能和個人素質有待提高

隨著工作進程的不斷加大，很多管理人員的技能和職業素養方面的問題也在工作中不斷暴露。有的人員可能專業技能不過關，當遇到一些比較專業性的問題的時候，就會表現出盲目無措，消極應付的狀態，看似是工作上的一些粗心但實際上會給日后的管理工作帶來很大的弊端，尤其是工作上的交接不到位會讓后續的工作開展造成極大的阻礙，當然這只是人員的技能方面，只要用心學習，不斷跟進后期的繼續教育和培訓工作，都是可以彌補的。但是，一個人的職業素養是一個人的內在品質，它無關乎你的專業技能，倘若一個工作人員的工作優秀，可是在工作工程中卻恃驕生傲，自我頹廢，在接待師生和領導時一副冷漠和生硬的態度，對于工作中的失誤毫不在乎，對于事后出現的問題不管不顧等等一些列的有違專業素質人員態度的事例發生自然也會讓檔案的管理工作受阻，使問題陷入難以解決的地步。

(四)檔案工作的制度管理

隨著新的檔案人員的出現和管理技術的發展，原有的檔案管理制度就不得不進行一系列的更替和革新。之前的檔案管理人員可能在執行工作的過程中刻意突出了權利的專制，長此以往實現了生硬的管理制度，每個人按部就班，沒有創新，當遇到突發事件時沒有機警的應對方式。同時人們對原有的技術已經習慣不愿意突然的改變，這就導致工作效率的大打折扣，人員工作的不協調，技術不能快速跟上時代的發展使得教學管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關。我們要明白在一種落后的體制下，無論再先進的個人或者工具都是徒勞無功，他們必須依靠明文規定，設立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統一的案例和范本，可以在機制運行時更好地依賴和執行。

所以高校的檔案管理工作無論是在人員還是技術乃至是制度方面都需要進行大力的革新，讓每個人員都能在合理創新的機制下去工作、交流，那么針對這些問題，我們都應該實行哪些有效的方式來一一化解呢？

三、實施有效措施解決問題

(一)強化全校師生的存檔意識

存檔意識不是可以一朝一夕就改變的，所以我們要從三個方面入手來一一化解。首先，校方要明確提檔過程，讓師生放心，對于有需要的檔案要做特殊的標記，以方便日后對檔案的尋找和提取，同時要普及檔案管理的重大意義，讓師生明白為什么要做好檔案管理工作，以及做好它給自己帶來的利益；其次，在技術方面除了要方便信息歸檔工作，同時還要提高信息提檔工作，以便于師生日后對檔案提取的需要。最后，對于管理人員要加強管理，提高相關人員的專業素質和職業技能，在存檔時可以對存檔人員做出良好的服務，打破上下級的錯誤觀念，讓師生對檔案管理的過程明晰，放心存檔。同時要定期對師生的檔案進行排查和整理，讓大家可以時刻了解到自己的檔案信息，并在與他人的對比中了解自己的不足，促進大家的上進心。

(二)大力革新存檔技術

隨著檔案信息量的不斷增加，要迅速革新老舊機械，引進先進的信息存檔技術。比如：檔案管理加入現代信息化設備，使信息可以根據每個人的編號作出相應的安排和更新，提高效率的同時降低檔案管理工作的難度；通過數字化的編碼，把全校師生原有的記錄通過數據的方式導入，既方便了前期的信息錄入，也有利于后期的檢查和更新工作；建立一個全校的網站，將信息資料和檔案資料開辟出一個專門的檔案庫，通過資料備案和系統管理的方法，把文件資料自動錄入到檔案庫中，方便師生可以隨時上網找尋自己的檔案信息，可以將一些重大的先進事跡和科研文化成果作為網頁的封面來指引和激勵師生，方便師生查看和對比。利用科學的存檔技術提高工作效率，促進文書檔案管理工作的有序進行。這在保證工作質量的前提下有效地提高了工作人員的工作，提高工作效率。

(三)改革創新管理制度

管理制度是改革高校管理制度的另一大創新內容，通過管理制度的創新推動檔案管理工作的質量和效率兩不誤。首先從人員機制上，要挑選具有專業素質的技能人員，定期為人員安排職業技能訓練，建立考核機制，對于管理人員實行績效考核和獎懲制度。當管理人員在工作上有出色表現或者是有創新思路時給予獎勵，并授予一定的物質和精神鼓勵，鼓舞人員為內部檔案管理更好地服務，當管理人員出現懈怠要盡可能的幫助他們重整精神，更好地去做好本職工作，如果是一昧循規蹈矩，不思進取可以適當的小懲大誡幫助他們更好地進步，在服務師生檔案管理工作的同時更好的維護學校的形象，幫助檔案管理工作的順利進行。

結語:總之，檔案管理工作是一件重要的工作，它對學校歷史發展有著巨大的記錄意義，也對學校未來的人員奮進起著積極的激勵作用。鑒于它龐大且復雜的工程，我們必須與時俱進，實事求是，腳踏實地的進行創新和發展，從制度到人員和技術，進行自上而下全面的改革，讓全體師生做好安全存檔意識，扎實推進檔案管理工作，全面提高學校檔案管理水平。

(作者單位：貴州廣播電視大學)

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耿爽(1973-)男，漢族，貴州貴陽人，本科，館員，研究方向：學籍檔案管理。

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：2095-9214(2015)03-0210-02