文件雙重價值的簡單數學模型構建研究

王 晨

（南京政治學院上海校區軍事信息管理系，上海，200433）

1 引言

本文所討論的“文件”指的是廣義文件，即無論保管地點、載體類型、記錄和利用方式等如何變化，貫穿于從形成到銷毀或永久保存的整個生命周期運動過程中的信息記錄材料。這樣一來，文件的價值運動既包含了文件在形成機構作為工具和憑證的利用階段，也包括了被外界所利用的檔案階段［1］。把兩階段統一為整體來考慮，并以此作為文件雙重價值研究的前提，既是由現行文件和檔案內在本質的一致性所決定的，同時也是揭示文件價值在生命周期內運動規律的必然要求。

數學模型則是關于現實世界的一種抽象和簡化的結構反映，是對事物的一種數量化或圖形化的關系表達。對于文件管理和檔案學科而言，其本質仍是信息管理同需求的相關研究，所以，對生命周期內的文件運動建立模型進行實證分析具有一定的必要性；同時，通過引入數學建模的方法來研究文件運動，是對檔案學科研究思路的拓展，對檔案理論及規律研究的簡化，也將推動學科其他相關研究的計量化、標準化和多樣化。

過去的檔案學研究多以社會科學的思路對經典理論進行闡述，但隨著學科交融趨勢愈演愈烈，不同學科間研究思維和方法上的碰撞為相關理論的解讀另辟蹊徑，使文件生命周期和雙重價值理論以新視角、新形式躍然紙上。本文將管理學科同數學建模這種實證分析方法相結合，即是筆者以檔案學理論為基礎，對文件和檔案管理研究所進行的嘗試。

2 文件生命周期理論和雙重價值論的回顧與思考

2.1 文件生命周期理論

文件生命周期理論是對文件運動過程的客觀描述和科學抽象。它揭示了文件運動的基本規律，其所蘊含的整體觀、系統控制和全程管理思想對于檔案理論的發展具有指導性意義。

除了理論中提到的完整性、階段性和對應性，周期通常都具有循環重復性，但是從整體角度而言，對于單份文件這個生命周期過程并不能夠循環發生，所以文件的生命周期一方面是個單次不可逆的過程；另一方面，分階段來看，由于文件具有復用性，因而在文件生命周期中利用過程可以多次循環，這樣就使文件利用的重復性得到了局部的體現。正是這種完整性和階段性的統一為模型建立提供了理論背景。

2.2 文件雙重價值論

對文件在形成機關的價值和社會價值的共同關注以及對文件利用者的分類構成了謝倫伯格文件雙重價值論的思想基礎。歷來不少學者認為，文件的雙重價值因利用主體、保管場所等不同，是一種分離式的價值存在。然而無論是原始價值還是從屬價值，二者在文件產生之時便已客觀存在并且始終存在（不為零）［2］，除非文件在某種條件下被銷毀。從這個角度來說，文件從形成機構移交到檔案館被外界人士利用，并不是原始價值消亡，從屬價值產生的過程，確切的說應是原始價值削弱，從屬價值顯現的過程。因此，原始價值同從屬價值并非完全是此消彼長的轉化關系，而應理解為一種平行交叉的關系，二者獨立存在，相互關聯，只是大多因形成機構對文件的保密措施才使得文件雙重價值在表現形式上呈現出“我退你進、我弱你強”的態勢。

文件生命周期理論和雙重價值理論是檔案學科領域內的基礎理論，二者所蘊含的整體觀念和對利用者的分類觀念是筆者理解和思考文件價值運動的起點，同時也是本文有關文件價值模型研究的理論背景和前提。

3 對文件雙重價值數學模型的概述

3.1 研究對象及假設

謝倫伯格的理論將研究對象范疇固定在了公共文件一類上［3］，本文所探討的對象則是單份廣義公共文件。值得一提的是，對于本文要建立的曲線模型，并不是在文件之間橫向地比較價值大小，而是針對同一份文件，通過控制變量的方法，研究和揭示其雙重價值隨時間的縱向變化規律。由于文件的價值受到多種因素影響，其自身運動也是多維度的，所以本文的模型構建是利用控制變量的方法，假設影響文件價值的其他相關因素已被固定，來觀測文件價值隨單一因素的變化情況。與此同時，把文件生命周期看作一個完整的、長期的過程，這樣從宏觀角度，文件價值運動在一般情況下便可看作是個連續、不間斷的過程，從而保證其價值曲線可導。

3.2 變量設置和含義

價值本身是個非物化的虛擬概念，其內在本質無法直接進行表示，那就必須要找到一個外在的變量來體現內涵的變化。根據圖1可以知道，文件價值同利用頻率間可看作相應法則下的映射關系，當著眼于單份文件時，通過記錄文件被利用的頻率，可以在一定程度上反映文件所表現出的價值。這樣，在整個生命周期內，盡管文件價值的運動軌跡無法直接被觀測得到，但可以通過對文件的利用頻率在一定程度上側面反映出文件價值的外在表現，從而勾勒出文件價值運動的曲線模型，達到研究目的［4］。

根據模型構建中所涉及的各要素，設文件價值為V，原始價值為Vf，從屬價值為Vs，時間變量設為t。本文所涉及到的所有變量名稱及含義，如表1所示：

社會各階層所生成的文件，其出現都是人類需求的內在推動，主體的利用需求決定了文件存在，需求程度則決定了其價值大小。也就是說，對文件形成機構而言，文件是需求的產物，并且在生成之前其在利用初始階段的用途和重要程度已得到基本的預估，文件對于形成機構的直接作用即作為工具使用的初始原始價值的最大值Vfmax在文件產生時也就已經確定了。而從屬價值在文件產生時雖未能夠得以表達，但客觀存在，它是由外界對文件所包含信息的潛在利用需求所決定的，這里將其初始值定為Vs0。

圖1 文件價值要素關系圖

表1 模型變量名稱及含義表

圖2 時間價值率V＇(t)取值情況示意圖

在模型的相關函數和變量中，V(t)表示文件價值關于時間t 這個自變量的函數，V＇(t)則表示價值V 關于時間t 的微分，將其定義為“時間價值率”——簡化來說，V＇(t)可以理解為文件價值曲線上任意一點切線的斜率tanα（角α的正切值），借助于這個數值，可以清楚地了解到文件的雙重價值曲線隨時間變化的正負關系和速率大小。時間價值率取值情況如圖2所示。

當V＇(t)大于零時，表示文件價值隨時間增長過程中是逐漸增大，如上圖a 點所示；相反，當V＇(t)小于零時，表示文件價值隨時間增長在逐漸減小，如上圖c點所示；當V＇(t)等于零時，表示文件價值保持不變，這個時刻可定義為文件需求所達到的“相對飽和”狀態，如上圖b點所示，這個所謂的“相對飽和”狀態也即是文件價值表現的最大化或者最小化。時間價值率V＇(t)絕對值的大小|V＇(t)|則可以理解為文件利用頻率變化的數值反映，數值越大就表示在某一小段時間內文件利用頻率的增幅或減幅越大，這項數據是文件狀態變化的晴雨表，它的變動表示文件在向其“飽和狀態”運動。

4 對文件雙重價值曲線模型的分析

針對文件生命周期中價值變動的各種外在表現和文件在形成機構和檔案館的利用頻率，本文分別以時間t 和文件價值V 為X 軸和Y軸，以文件生成時間點為原點O，建立平面坐標系，結合文件利用頻率所反映的價值變化，可以得到如下分析：

4.1 原始價值曲線分析

從長期過程來看，文件利用具有密集性、關聯性和連續性，即文件通常情況下在某個特定時間段內會經常被形成機關直接利用或在檔案館內被非檔案形成者頻繁查閱利用——體現出利用的密集性；由于文件自身的有機聯系，以及形成機構內相關的各個部門對文件的共同需求，都會使得文件在利用過程中體現出一定的關聯性；而從整個生命周期來講，文件階段到檔案階段的利用過程又可看作是不間斷的連續過程。

在上述前提下，文件在利用過程中，一旦當時的利用需求得以滿足，文檔價值得以實現，文件的總體利用頻率便會逐步大幅下降，所以當文件在形成機構內利用頻率開始降低或者說原始價值開始減少時，這個減少的幅度|V＇(t)|將隨時間t 的增長經歷一個先大后小的過程，直到一段時間后，該文件作為工具在形成機構的利用價值逐漸消耗殆盡，從而使得其原始價值保持在一個相對穩定的水平。

在圖3 中，可以看到a 點作為原始價值Vf的最高點（Vfmax），是文件生成伊始，對形成機構初始價值最大化的反映，表示文件價值初始值所達到的“飽和狀態”。在文件生命周期過程中，其原始價值曲線的變化軌跡并不會有太大出入，但其從屬價值因文件自身性質和鑒定結果等可能會出現不同的變化趨勢。因而下文以單份文件的從屬價值變化為劃分依據，對文件的雙重價值曲線進行討論。

4.2 從屬價值曲線分析

第一種情況從屬價值隨時間增長而變大

該種類型的文件，隨著時間增長，文件在原形成機構的利用頻率逐漸降低，以a為初始點，表現為相等時間段內原始價值曲線下滑幅度越來越大（即|V＇(t)|的值由零逐漸增大），原始價值Vf逐步減小至臨界點，文件被迫退出其直接利用的領域。與此同時，經過鑒定歸檔，這部分文件仍具有長遠的保存價值，因而將移交到檔案館并開放給外界利用［5］。在相對較長的一段時間里，從屬價值以b點為起始處，前期幾乎保持不變，而后隨著時間t增長，這部分文件開始逐漸被外界利用或在利用過程中發掘出其他用途，其所表現的從屬價值便會隨之增大。與此同時，社會對文件的利用頻率變化|V＇(t)|則會經歷一個先增大后減小的過程，并使文件價值最終達到相對穩定的飽和狀態。如圖4所示：

第二種情況從屬價值隨時間增長而變小

該種類型的文件，當原始價值Vf降低至臨界點，便會進入歸檔鑒定的程序，對于這部分文件，也要分兩種情況：首先，不同種類文件與其所反映的實體對象和主體利用需求都可能具有時效性，在達到相應年限后，某些文件的憑證價值便會有所降低或者不再具備有效性，這便造成了它們自身從屬價值Vs的損耗［5］；其次，另一部分文件隨著時間的增長，對外界而言可利用的歷史價值較低又或者其從屬價值Vs利用起來的成本要遠大于其能夠帶來的收益，這些文件相對來說增值的可能性極小，這時候再歸檔進館反而會導致保管成本的增加，最后都將被直接淘汰或銷毀，因而這部分文件的從屬價值Vs反映在曲線圖像上，會表現出變小的趨勢。如圖5所示。

5 模型分析結論

文件價值的運動從本質上來講是主體利用需求同價值客體屬性間的相互運動。結合文件的利用現狀，從本文對文件雙重價值所構建的曲線模型出發，可以得到如下結論：

從曲線變化的宏觀角度看，雙重價值變化的不同步凸顯文件利用的“空檔期”。雙重價值曲線模型在控制變量的前提下簡化了文件價值的多維運動，從曲線圖可以清楚看出，盡管雙重價值是同時產生的，但由于形成機構對文件的相關管理，二者在變化上并沒有表現出同步性，多是原始價值要先于從屬價值變動，歸檔之后，這可能會造成在很長一段時間內“形成機構極少利用，社會各界無人利用”的狀況，凸顯出文件利用的空檔期。文件利用空檔期的出現勢必引起管理成本和文件資源的浪費，所以它既要求在文件管理的上游——形成單位對文件歸檔移交時機的把握更加精確，同時也需要文件管理的下游——檔案館，對公眾的社會檔案意識和歸檔文件的宣傳利用做出相應貢獻。

從具體變量的微觀角度看，時間價值率增減的趨勢變身文件歸檔的“報警器”。盡管曲線模型所定義的“時間價值率”不能夠直接在文件價值和真實利用情況之間畫等號，但該數據在一定程度上是對文件價值隨時間變化狀況的真實反映。很重要的一點是，若原始價值的時間價值率為負且逐漸增大，便意味著文件在形成單位的利用已進入倒計時，對文件形成機構和文書部門而言，如果能夠掌握更為準確、全面的數據來測算，那么這個數值就可以嘗試作為歸檔移交程序的一個預警提示，從而為歸檔工作提供較為恰當的時機選擇。

圖3 原始價值曲線示意圖

圖4 從屬價值隨時間增大圖

圖5 從屬價值隨時間減小圖

檔案鑒定是關系“檔案存亡”的一項非常嚴肅的工作［6］，對廣義文件來說，對文件價值的鑒定將直接決定其生命周期的終點。筆者的研究只是以單個要素為基礎構建了文件雙重價值運動的曲線模型，只能從一個方面反映出文件客體背后真實的價值運動。進一步在多維度上把握各要素對文件價值運動的影響，利用相關知識建立對應的模型以認清文件價值運動的規律，仍有待在之后的研究中繼續挖掘。

［1］何嘉蓀.必須重視“廣義文件”概念的價值［J］.浙江檔案，2002(10).

［2］何嘉蓀.文件物質實體的雙重構成與文件群體運動——“文件運動模型”再思考之三［J］.浙江檔案，2008（1）.

［3］T.R.謝倫伯格著，黃坤坊等譯.現代檔案——原則與技術［M］.檔案出版社，1983.

［4］Vazquez，Manuel.Abusodelos Conceptos Aetivo-Semi Activo-Inactivo［J］.Arquivo Rio Claro，1985(7—8).Brasil.

［5］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.中國人民大學出版社，2006.

［6］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎［M］.中國人民大學出版社，2005.