知識管理背景下的檔案價值重構

楊 琛

（聊城大學東昌學院，山東聊城，252000）

檔案價值是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用而表現出來的有用性及有用程度，檔案的用途是檔案價值的最重要體現。可以說檔案價值由三部分要素構成：實踐活動、主體和客體，客體即檔案本身，主體則是檔案的管理人員或者檔案信息的處理者，實踐活動則是檔案的使用過程，而決定檔案價值的正是實踐活動。20 世紀80年代電子計算機的出現和21 世紀電腦的普及，讓社會逐步步入知識經濟時代，知識管理理念也應聲興起，知識已經成為資源和價值的代名詞。檔案作為知識系統的重要組成部分，也在這場潮流中被裹挾著一步步前行，其生態場域發生了深刻變化，檔案原有的系統被一點點解構，檔案實踐活動和檔案主體、客體發生著深刻而又翻天覆地的變化，這也意味著檔案價值的巨大變化。因此迫切需要對檔案價值進行重構。

1 知識管理的興起需要重構檔案價值

1.1 檔案價值隨實踐活動的改變而改變

對檔案價值的界定本文持馬克思主義實踐決定論觀點。具體是指：檔案價值是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用而表現出來的有用性及有用程度。社會實踐活動是主體和客體之間的價值關系得以形成和實現的現實基礎和中介，檔案的價值需要社會實踐來體現，它是決定主體和客體之間價值關系的基本方式，是檔案價值的根本來源。當實踐活動改變時，檔案價值也會隨之改變。

1.2 檔案實踐環境的變化：知識管理理論的興起

隨著市場經濟體制的建立和完善，現代信息技術得到飛速發展和廣泛應用，社會逐步步入知識經濟時代，爆炸性的海量信息和廣泛的信息需求催生了知識管理意識，知識管理逐漸成為一門顯學而引起公共組織和企業的重視。進入二十一世紀以來，互聯網技術的迅猛發展為知識管理理論的發展創造了深厚的環境基礎，知識管理理論得到巨大發展。

知識管理與組織的知識創新、組織的績效有著密切關系；知識管理融入了組織的知識創造、確認、收集、組織、共享、使用等過程，知識管理需要由擁有專業知識的知識員工，具體的知識管理策略、技術、文化、領導等有力的促動因素來支持等等［1］。這也就意味著知識管理已經成為組織中管理制度和體系的重要部分，影響著組織的運行、員工的知識結構和組織的績效。而在知識管理興起的背景下，檔案的開發和利用有了新的平臺和背景，原有的檔案價值內涵顯然會受到深刻影響，重構檔案價值是大勢所趨。

1.3 檔案價值重構的兩個必要條件

（1）技術發展拓展了檔案處理空間

知識管理興起的最重要原因是電子計算機的出現和普及，電子計算機為檔案處理提供了嶄新的工具，可以存儲和拷貝的電子文檔瞬間拓展了檔案的利用空間。以前的檔案處理主要是對實物檔案的保存和存儲，并且當需要利用這些檔案時，往往需要審批、報備，而且實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是長年累月地保存在檔案室（館）中，很難再次被利用。而那些被利用的檔案，在電子文檔出現之前，也僅限于手工抄寫檔案的內容，不可復印和拷貝。技術的發展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。因此，基于技術的飛速發展，檔案理論亟需不斷更新和完善，正如在2004年第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用［2］。

（2）檔案需求變化迫使檔案價值重構

檔案價值是通過檔案利用實踐活動體現的，可以說其價值更多表現在利用價值上。知識管理背景下，對檔案的利用已經不僅限于查閱和復印，而是走向了快捷、即時的拷貝，更多的則是再開發、再解析以綜合成另一個有利用價值的文件和信息。有研究者把知識管理界定為：在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷地回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。檔案在這種場域下，顯然需要融入知識管理的洪流，分享、整合、更新、再創造，以適應組織的需求和社會的變遷。

2 知識管理背景下檔案價值的重構

知識管理背景下，檔案價值在解構中重構：檔案由文獻走向答案；檔案利用由封閉走向共享；檔案管理人員也由單一型人員發展為復合型人才。如圖所1示：

重構一：電子文檔的出現使檔案由文獻走向答案

知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，是“人類智慧的一種物態結晶”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”［3］。對檔案的認識界定在“重保存”的框架中，此時的檔案更多被認為是文獻。

步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”［4］。電子文檔的出現縮小了電子文件與電子檔案的距離，計算機技術和網絡技術的強大功能使得“文件處理”與“檔案管理”兩者之間不再存在明顯的界限，且更便于對文件、檔案處理全過程的管理與控制。文件與檔案之間的區別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。如有的學者所言：“全面正確地認識檔案知識屬性，是科學有效地管理檔案這一巨大的社會知識財富和充分發揮它應有作用的必要前提。”［5］人們已經普遍認識到：檔案不再只是故紙堆里的塵封信息，而是被快速地再利用、再綜合、再提取的寶貴知識資源，它是尋找解決問題答案的源泉。英國知識管理大師安妮·布魯金在《企業記憶——知識管理戰略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發展提供了前所未有的空間［6］。正如麗貝卡·巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業職能定位的新起點。”［7］檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。

圖1 知識管理背景下檔案價值重構

重構二：檔案利用價值發生深刻變化，由封閉使用走向共享

知識管理要求建立統一的知識平臺，從技術和機制上保障知識積累和知識共享的實現。檔案電子化的普及，為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，電子化檔案使檔案處理更加及時快捷，更重要的是為實現信息共享提供了平臺。目前最常見的檔案處理流程是文件以電子文檔的格式作為備查材料而保存在電子計算機中，被一次又一次整合、編輯、提取、共享。當某一部門需要檔案文件時，可以通過檔案平臺調閱，省去了繁瑣的實體檔案需要的調閱手續，實現了信息方便快捷地共享。這種處理流程完全打碎了知識時代之前的封閉獨立保管為主的檔案管理模式，檔案利用迎來新的春天。擁有戰略眼光的企業深諳此道，對檔案開發利用極為重視。汽車巨頭福特公司在其位于全球各地的公司推行知識管理，其做法是：每個公司擁有的技術訣竅都備案今日數據庫，實現了電子化存檔；每個登入數據庫的人都可以分享知識和經驗，同時也把自身的技術訣竅傳遞給別的公司，應用于實際，解決技術難題。當下擁有完備管理制度的組織和企業把檔案作為組織中管理與應用的智慧資本，以有助企業做出正確的決策，適應市場的變化。所以在某種程度上對檔案的利用更加凸顯出組織管理的效率和效果，能否從檔案中獲取有用的信息和資源更是組織學習能力和信息處理能力的標志。

重構三：檔案管理者的身份變化：由單一型人員到復合型人才

檔案管理流程的變化必然引來檔案管理者身份的變化。以往檔案管理的重點工作是保管檔案，現在則是更快地從紛繁復雜的檔案中開發出有價值的信息和知識，這成為組織發展中繞不開的進程。檔案在組織中愈以明顯的重要性使得檔案管理員已經成為組織中不可缺少的知識管理者、學習資源提供者。

檔案的共享趨勢使得檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發信息，這些變化都體現著檔案管理員在組織中的重要性。檔案信息化、電子化要求檔案管理者不僅熟知檔案專業知識，更要掌握本組織的歷史沿革、發展趨勢、管理流程、未來動向和與其他組織的溝通互動動態。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會經濟發展趨勢、政府的政策意向和本組織運行發展的關聯性，這使得檔案管理人員成為一個具備發展戰略眼光、管理學知識、經濟學知識、計算機信息技術、檔案學知識的復合型人才。知識管理優于信息管理的一個最大優勢在于將人力資源視為戰略性資源，知識本身不能成為資源，只有在人的篩選下才會變得符合時宜、具備價值，而檔案管理者在這個過程中無疑發揮極其重要的“點石成金”的作用，檔案管理員已經由單一型管理人員向復合型、應用型管理人員轉變。

3 結語

知識資源在社會發展、經濟發展中扮演著愈來愈重要的角色。檔案作為知識的重要部分，不能僅限于在這個潮流中被動地裹挾著前進，檔案管理者、檔案專業人員需要主動地思考、探索、回應和創新，使檔案管理適應新時代的發展，讓檔案在新環境下發揮出更重要的價值。

［1］易凌峰，朱景琪.知識管理［M］.上海：復旦大學出版社，2008：30-31.

［2］丁華東.檔案知識管理理論范式的特點與建構探略［J］.圖書情報知識，2007（4）

［3］吳寶康.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學，1988：45.

［4］藍天.知識管理導論［M］.北京：高等教育出版社，2005.

［5］伍振華.檔案的知識特征初探［J］.檔案學通訊，2002（3）

［6］安妮·布魯金著，趙曉江譯.企業記憶——知識管理戰略［M］.沈陽：遼寧教育出版社，1999.

［7］喬虹，石慧敏.知識服務及其在檔案管理中的實現［J］.北京檔案，2002（8）.