加強事業單位差旅費管理的思考

陳曉青

摘 要 差旅費是事業單位的一項重要日常支出，也是一項可控費用。目前多數事業單位在實際運用過程中均存在一些不足，如何加強差旅費管理，控制支出，提高效率，已成為提高事業單位財務管理水平的一個重要課題。本文就目前事業單位差旅費管理中存在的主要問題進行分析，提出了加強差旅費管理的一些措施和建議。

關鍵詞 事業單位 差旅費管理 財務監督

中圖分類號：F810 文獻標識碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.05.080

Thinking on Strengthening Institutions' Travel Cost Management

CHEN Xiaoqing

（Taian Museum， Tai'an， Shandong 271000）

Abstract Travel cost is an important daily expense of institution ， also controllable costs. At present， most institutions in the actual application process are some deficiencies， how to enhance travel management， control expenses， improve efficiency， increase the institution has become an important financial management issues. This paper analyzes the main issues of travel cost management in public institutions present， we made a number of measures and proposals to strengthen the management of travel cost.

Key words institutions; travel cost management; financial supervision

差旅費是事業單位的一項重要支出，在好多單位已經成為僅次于人工開支的第二項支出大項目。差旅費管理是事業單位財務部門的一項重要的日常工作，認真做好這一工作，對于強化財務部門的管理和服務意識，實施財務監督，杜絕不合理開支，努力提高事業單位經費的使用效益等都具有重要意義。但目前在差旅費管理工作中普遍存在著“重服務、輕管理”的傾向，這一點從差旅費管理工作的具體環節上就能明顯地表現出來。在差旅費管理工作中，單位財務部門的職責似乎就是預支差旅費和差旅費報銷兩項內容，僅僅是以服務為主，而在管理和實施財務監督等方面的作用則發揮得并不理想，由此而導致產生了以下幾個方面的問題：

一是容易產生資金長期占用現象而造成單位行政經費的緊張與浪費。員工在出差前一般都要到財務部門預借差旅費，且大多數員工都會借超過所需要的數額，雖然“窮家富路”是傳統經驗，但也往往造成了這樣的事實：由于所借的錢款中也經常是包括了個人消費購物所需的資金，因此在外大把地花錢購買自己想買的商品，回來后卻因資金不足不能償還已被花掉差旅費或感到用單位的“無息借款”為自己服務很合算而遲遲不去結帳。因而在每年年終結算時，財務總會查出相當數額的借出的差旅費尚未結帳。

二是助長了鋪張浪費等不正之風的盛行。由于出差前都預借了足夠的差旅費，因此出差在外花起錢來也大手大腳，住超標賓館，外出打的，來回臥鋪等等，回來后再想辦法報銷;更需要注意的是，由于受市場經濟負面效應的影響，現在有些會議的學術性、工作性已大大減弱，而謀利性卻都大大增強，一些不負責任的某些所謂會議的組織者們往往以開會為名，收取與會者巨額的會務費，趁開會之機大吃大喝、大過旅游觀光之癮，有的甚至還組織出國旅游，全部費用都打入了所謂的“會務費”之中，開完會還發“紀念品”，引誘人們去花國家集體的大錢來為自己某小利，使單位有限的經費沒有發揮其應有的作用，相當一部分都投在了如此種種毫無實際意義的會務費上了;這一點在當前表現得尤為突出，也是造成差旅費急劇上升的主要原因之一。

三是缺乏調動員工節約差旅費開支積極性的機制。出差回來后差旅費的報銷一般都要以開支的發票為依據，是否有發票成了出差在外的員工選擇自己行動方式的標準;乘公共汽車很便宜，但有的城市沒有發票，就不如打的要發票;再如有的單位規定領取補助也要憑住宿費上所標明的住宿天數來核算，以至于造成了如果是出差住到了當地的親戚朋友家，雖然為單位節約了大筆費用，但回來后不但不受獎勵，反而不能領取住勤補助，還有為多領取住勤補助而故意拖延出差日期，甚至找發票套現等，如此種種，都使得部分人僅從個人利益出發而在差旅費的花銷上過分大方，毫無節約意識。

以上存在的種種問題都導致了單位經費的浪費現象日益嚴重。據統計，單位各部門產生經費超支的，絕大多數是由于差旅費的超支而造成的，可以說，從目前情況來看，差旅費是各部門經費開支的大頭。雖然差旅費均從各部門限額經費中開支，但這也是單位全部經費的一部分，而且部門經費超支后仍要向單位要錢，以致于產生了“有錢就花，花完再要”的現象。要扭轉這類不良現象，解決目前在差旅費管理環節存在的種種問題，制止鋪張浪費等行為的發生，應充分發揮財務部門的監督作用，改變過去重服務輕管理的舊辦法，加強差旅費管理工作。要做到這一點，應從以下幾個方面入手：

首先，應加強職工的思想政治工作，使他們真正樹立主人翁意識。節約經費開支不僅要靠財務部門，也不是部門領導所能辦到的，而必須要靠全體員工的共同努力才能真正實現。不能否認，改革開放、發展社會主義市場經濟為我們的國家帶來巨大變化的同時，一些非社會主義的腐朽思想也在一定程度上侵蝕了部分職工的思想，以致于在他們當中享樂主義、拜金主義、個人主義等思潮泛濫，存在著思想渙散、損公肥私等不健康現象。針對這一現實問題，在現階段應強化職工的思想政治教育工作，要通過各種生動活潑的思想政治工作，教育廣大職工，提高他們的主人翁意識和奉獻精神，自覺抵制各種不良思想的侵蝕，要使他們知道，國家現在還不富裕，在今后相當長的一段時間里必須要堅持勤儉節約艱苦奮斗的原則;為單位節約每一分錢也是每個具有主人翁意識的員工應盡的義務和職責，只有這樣才能真正把單位建設好，才能使職工的個人利益得到最終的保障。

其次，在各部門的限額經費核定與劃撥過程中，對其中的差旅費一項應單獨進行測算與核定并限定使用上限，超支不報。為此，各部門應在每年的計劃經費劃撥前制定本部門一年差旅費使用計劃，并交財務部門進行審核備案;凡在經部門及財務共同審核后的計劃規定范圍內的出差事宜，預借差旅費及報銷由部門負責人簽字即可;否則就應專門打報告說明有關情況，經部門領導及主管領導批準后方可預借差旅費和報銷;對于那些明顯是以賺錢為目的的所謂會議，能不去的就不去，或者盡量少派人參加，以避免不必要的差旅費開支。

再次，要加強差旅費預支環節的管理工作。不能由借款者說多少就借多少，而應由財務部門根據借款人出差地點、預計天數、擬乘交通工具等因素測算出必須的差旅費數額（不包含所有補助），在此基礎上考慮一個富余系數給予預支，一般說來，只有預借款不足時才能促使出差者回來后及時報帳并領取有關補助金，也只有這樣才能杜絕長期掛帳現象的發生。

第四，要加強制度建設，嚴格報銷標準和范圍。要根據國家的有關規定和單位現有的有關規章制度，由財務部門制定一個較為全面細致的關于差旅費報銷的規定，將不同職務級別的人員能夠享受的各種待遇標準，如乘車標準、住宿標準、住勤補助標準等等，以及可以報銷的費用范圍等都作一個明確的規定，并做到職工人人皆知，這樣就能使職工出差在外時對哪些費用該花、哪些費用不該花有一個較為清楚的認識，使不符合規定的開支沒有發生的機會;在報銷時，也要嚴格按照這一規定進行，不符合規定的不予報銷，一律由自己負責。

最后，建議改革現行的差旅費管理制度，由先預借后報銷的辦法改為預先結算的辦法，即在出差前出差者持經部門領導簽字的出差通知單到財務部門，由財務部門按照出差者的目的地、天數等因素并根據其身份能夠享受的各種待遇標準，一次性將全部差旅費支付給出差人。實行這種差旅費管理辦法有以下幾個方面的優點：

一是有利于實行目標管理。目標管理的反面就是過程管理，二者的區別在于，前者是向下級下達明確的目標，即完成某項工作要達到的最終目標，只要達到目的就行，而不管你采取什么辦法;后者正相反，下級必須按照上級設計好的路線和流程進行工作，至于最后是否能百分之百地完成任務則要看工作過程進展如何;兩者孰優孰劣，一經比較涇渭分明。可以說，差旅費的預支及出差回來后報銷的辦法就是偏重于過程管理的，而筆者提出的辦法則是根據出差者應享受的待遇和標準一次性將差旅費與出差者結算清，至于出差者是否按照標準來進行花費，是想瀟灑一些還是想節儉一點則完全由本人自己決定;這就偏重于進行目標管理。從某種意義上說，進行目標管理是現代管理的一個發展方向，將目標管理的原則和方法運用于事業單位管理也是大勢所趨，具有一定的現實意義。

二是有利于調動職工節約差旅費的積極性。由于是經費包干使用，能夠充分發揮出差者的主觀能動性，在少花錢、多辦事上下功夫，并能夠主動抵制出差期間的一些不合理開支，為保證經費的合理使用發揮出自己應有的作用;

三是有利于實現差旅費管理的電算化。此種管理辦法可操作性較強，可以編制可執行軟件，完全由計算機進行管理，只要將出差者身份、出差地點、天數等基本數據輸入微機，微機就可以自行將應支付給出差者的差旅費計算出來，這樣就可以達到簡化辦事手續、提高辦事效率的功效。

總之，加強和改革差旅費的管理工作是事業單位財務部門應當重視的工作之一，這對于進一步強化財務監督機制，努力節約經費使用，遏止經費的不合理開支等都具有非常重要的積極作用。

參考文獻

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