淺析計算機技術在辦公自動化中的應用

包宇　王明輝

摘要：社會的不斷進步，人們工作、生活中往往需要處理越來越多的信息。若辦公效率無法提升，對于企業而言必將損失嚴重。目前，能否實現辦公自動化是現代企業處理信息自動化的重要標志，計算機技術在企業中得到廣泛應用。計算機技術也因此成為企業日常運營中不可或缺的角色，其在提高辦公速率的重要作用也日益顯現。

關鍵詞：計算機技術；效率；辦公自動化；應用

社會的不斷進步，企業要想在發展迅速的社會環境中生存和壯大起來，就必須提升自身的信息處理準確度和效率。當前，辦公自動化在企業中得到廣泛應用，大大提高了辦公效率，辦公自動化也因此受到廣泛重視。為適應激烈的市場競爭環境，越來越多的企業將計算機技術應用到辦公自動化管理體系中來，如OA（Office Automation）等。所謂的辦公自動化，就是以計算機為核心，并利用各種軟件處理相關數據，并得到相應信息等。辦公自動化使信息資源、人員、辦公室聯系更為緊密，大大提高了工作的效率和準確度。

一、計算機技術對辦公自動化的推進作用

1.有利于降低企業的成本，提高辦公效率

計算機技術在辦公自動化管理中的廣泛應用，引發了經濟革命和信息革命，管理成本大大降低。比如：計算機技術引發的辦公自動化，不但減少了辦公過程中不必要的環節和所需的材料，而且提高工作效率，從而提高了企業的經濟效益。另外，以前可能需要多個人才能完成的工作任務，現在只要一個人就能完成，這在很大程度上減少了辦公人員的數量，以及一系列的連鎖反應，更有利于降低企業支出。

2.有利于提高企業的核心競爭力

計算機技術應用于辦公自動化中，能夠使企業實現交流無障礙、辦公流效率提升、管理程序化等。這對企業而言，無疑是十分有益的，因為更能激發員工的創新能力。這種人人平等、溝通無障礙的環境更能激發員工的聰明才智和潛能，辦公人員爭取做好工作，而做好各項工作的前提是發揮個體的創造力。因此，計算機技術的應用，有利于激發企業個體的創造力，從而提高企業的核心競爭力。

二、計算機技術在辦公自動化中的應用

目前，辦公自動化已經和我們的工作密不可分，我們甚至可以不用紙張就能進行辦公、信息的傳達以及數據的整理，計算機技術在辦公自動化體系中的作用，貫穿于辦公自動化的各個環節和要素，提高了企業的辦公自動化管理效率和水平，給企業帶來了巨大的效益。這些效益的回報是計算機技術在辦公自動化中的應用。總結計算機技術在辦公自動化中的應用，主要包括以下幾個方面的內容。

1.演示軟件的應用

演示軟件在計算機技術應用較廣的一項功能。指的是將需要的各種圖文內容，把表格、文本、圖片、剪貼畫、藝術字、公式等內容通過幻燈片格式進行編輯，并根據需要插入視頻、聲音等，最后播放出來。這一軟件的應用，最大的功效就是能顯著增強演示的效果，尤其在產品介紹、培訓教育等方面能極大地激發用戶的創造力，讓聽者能夠加深理解和印象。

2.文字軟件處理

現在的文字處理軟件我們常用的是WORD、WPS等，這些文字編排工具的廣泛應用使得包括商務合同、報告、書信等，且操作簡單、快捷。該軟件能將圖形、表格、文字三者很好地結合起來，以便更好地呈現出效果，且使用方便。軟件提供多項命令和功能，如列表排序、文件管理功能、郵件列表功能、數據計算功能、圖形處理功能、創建顯示類型、文字替換功能、文本對齊、添加圖形邊框等，以供用戶選擇，幫助其更快捷地完成任務。該軟件在文字處理方面所體現出的強大功能，受到辦公人員的普遍使用。

3.電子表格軟件

電子表格功能強大，操作具有簡便、清晰、快捷等特點，應用電子表格能極大地提高工作效率，而且極易上手操作。能提供大量分析工具、具有專業水準的計算工具，因而能在很大程度上削減重復、復雜的計算過程，工作效率得以極大提升。另外，數據處理電子表格還具備圖表化功能，通過數據/圖表透視表進行直觀、形象的數據分析。尤其適合用于制作數據繁多且需要數理統計說明問題的項目，因而受到各個領域的推崇和使用。

4.數據處理軟件

在現代企業辦公中，數據繁多、過程處理復雜是一大特點。而應用數據處理軟件，使用其提供的數據庫管理系統、應用程序生成器等，能幫助用戶創建各種數據庫應用程序（包括各部門、個人），建立龐大的數據庫，并方便讀取，從而為所需的人提供各種有效、準確的數據信息，這為企業實現現代化管理和集團信息化目標奠定了基礎。

三、辦公自動化未來的發展方向

計算機技術運用得到辦公自動化的進程是時代的進步的結果，隨著計算機技術的不斷發展進步，未來計算機技術將會從對數據、信息的處理，逐步過渡到知識處理，而數據庫也將被知識庫取代。以后的自動化辦公更加高性能、網絡化、集成化，并且深入到社會的每一個角落并得到提升。而正在研究的光計算機、納米計算機、超導計算機、量子計算機等技術也將逐漸成熟，并在不不久的將來應用到各個領域中。總結辦公自動化的未來發展方向，將會朝著人性化、大眾化、網絡化、智能化、高性能化以及功能綜合化等方向發展。

四、結語

在信息化飛速發展的今天，計算機技術在辦公自動化的應用應當還不僅如此，已經擴展到社會的行行業業，提高了辦公效率和準確度的同時，引起了一系列的連鎖反應，實現了空間無距離的信息化交流。作為新時代的辦公人員，我們更要與時俱進，學習更多、更新的相關知識這是必然的選擇。而對辦公自動化未來發展趨勢的分析，可知計算機辦公自動化技術將會在更多領域發揮重要作用，令人期待，相信辦公自動化所帶來的益處會越來越多。

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黑龍江省黑河學院科學技術研究項目，批準號：KJY201311，成果形式：論文 。

作者簡介：包宇（1980-）女，畢業于哈爾濱理工大學，黑河學院講師，主要從事計算機公共課教學模式研究；王明輝（1978-）男。畢業于東北大學。黑河市教育研究院教研員endprint