勞務派遣制度下企業員工檔案管理：挑戰、對策與規制

張秀芹　岳宗福

摘要：針對勞務派遣對企業員工檔案管理帶來的新挑戰，本文提出勞務派遣單位與要派單位可通過勞務派遣協議，解決派遣員工檔案管理問題，并采取加強派遣員工檔案管理的立法規制等措施。

關鍵詞：勞務派遣 員工檔案 檔案管理

員工檔案管理是企業員工關系管理的一項重要內容。為加強企業員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知，要求建立較為完善的企業員工檔案管理制度。但是，《企業職工檔案管理工作規定》（簡稱《規定》）頒行于我國社會主義市場經濟體制確立初期，隨著市場經濟發展的成熟化，勞動用工制度發生了較大變化，特別是勞務派遣制度對傳統勞動用工制度的沖擊，對企業員工檔案管理產生了重要影響。

一、勞務派遣制度下企業員工

檔案管理面臨的挑戰

勞務派遣是指勞務派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務派遣協議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領導，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業員工檔案管理的挑戰主要表現在如下方面：

（一）派遣員工的檔案應該歸誰管理

在傳統勞動用工制度下，檔案管理作為員工關系管理的一項重要內容，由用人單位負責管理。根據《規定》第五條規定，“職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理”，“實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。但在勞務派遣制度下，《規定》中的“所在企業”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權。

（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理

根據《勞動合同法》第六十二條規定，用工單位應履行的義務有：執行國家勞動標準，提供相應的勞動條件和勞動保護：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進行工作崗位所必需的培訓；連續用工的，實行正常的工資調整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進行“工作崗位所必需培訓”的培訓結業成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權的，那么也就意味著要由派遣單位負責收集和保管企業員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權則更具可行性。

（三）派遣員工檔案如何轉遞

《規定》第六章對“檔案的轉遞”進行了規定，它要求“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉遞檔案應遵守如下規定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”；二是轉出的檔案必須“按統一規定的企業職工檔案轉遞通知單”；三是對轉出的材料“不得扣留或分批轉出”；四是“接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章并將回執立即退回，逾期1個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失”。這些規定都是針對企業員工在兩個獨立的用人單位之間轉遞檔案所做出的規定。在勞務派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉遞，應該遵守或參照上述規定，還是需要另行規定，并沒有給予明確的解釋。

二、勞動派遣制度下企業

管理層面的應對策略

（一）雙方可以通過勞務派遣協議約定對派遣員工的檔案管理

根據《勞務派遣暫行規定》第七條規定，勞務派遣協議應當載明的內容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質；工作地點；派遣人員數量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數額和支付方式；社會保險費的數額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關待遇；勞動安全衛生以及培訓事項；經濟補償等費用；勞務派遣協議期限；勞務派遣服務費的支付方式和標準；違反勞務派遣協議的責任；法律、法規、規章規定應當納入勞務派遣協議的其他事項。在這些規定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務派遣協議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務派遣協議中約定包括檔案管理在內的其他事項。

（二）派遣單位可授權要派單位暫時管理派遣員工檔案

為避免發生糾紛，勞務派遣協議對授權范圍和事項必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權，此代管權僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權銷毀，未經用人單位書面同意也無權擅自提供給任何組織或個人利用，否則應承擔對派遣員工造成損害的賠償責任。“具體”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進行逐項列舉。

（三）雙方可通過勞務派遣協議約定派遣員工檔案轉移

《勞動合同法》第五十條規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉移手續所做出的規定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規定，約定派入單位應當自結束用工之日起15日內將其暫時代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉移給派遣單位。

三、勞務派遣制度下立法規制層面的政策建議

（一）盡快修改完善《企業職工檔案管理工作規定》

參照《勞動合同法》、《勞動合同法實施條例》等上位法，盡快對《規定》進行修改完善。一是修改與上位法不一致的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位應在解除或者終止勞動合同之日起“15日內”，為勞動者辦理檔案關系轉移手續；而《規定》要求，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，其所在單位應當“在1個月內”將其檔案轉交。二是根據上位法，增添必要的內容。如《勞動合同法》第五十條規定，用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位“扣押勞動者檔案”的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并對每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動者造成損害的，應承擔賠償責任。

（二）適時修改《勞務派遣暫行規定》

目前，雖然部分省市出臺了有關勞務派遣管理的辦法，但是很少涉及派遣員工檔案管理的內容。如《黑龍江省勞務派遣用工管理暫行辦法》、《廣東省勞務派遣管理規定》等對勞務派遣過程中員工檔案管理問題并未提及，只有《吉林省勞務派遣管理辦法》規定，“勞務派遣單位具備保管職工檔案資質的，可以保管與其建立勞動關系的職工檔案”。盡管如此，事實上它并沒有對要派單位可否享有檔案代管權及不具備檔案管理資質的派遣單位如何處理予以明確規定。此外，人社部出臺的《勞務派遣暫行規定》，要求勞務派遣協議“應當載明”的13項內容也不包括派遣員工檔案管理事項，這意味著勞務派遣單位與要派單位在勞務派遣協議中對派遣員工檔案管理問題可以約定、也可以不約定。因此，需適時修改《勞務派遣暫行規定》，將派遣員工檔案管理事項納入勞務派遣協議的必備條款，同時應對派遣單位與要派單位之間如何配置派遣員工檔案管理權做出清晰的解釋。