對區縣檔案館接收工作的思考

于華

摘要：本文對區縣檔案館接收工作中出現的問題，提出明晰職責，引用項目管理方法；加大檔案業務指導力度，加強檔案質量前端控制；明確標準及對標準的理解與把握；按需培訓，有效提高檔案工作質量等對策建議，以進一步提高進館檔案質量及檔案館接收工作效率。

關鍵詞：檔案館 接收工作 檔案質量

檔案館是黨和國家保存檔案的重要基地。檔案館接收本館保管范圍內的檔案，是檔案館的一項重要基礎業務工作，也是推進館藏檔案資源建設，積累檔案財富的重要途徑。盡管近年來區縣檔案館在接收工作中取得了一定的成績，但是也應該看到區縣檔案館接收工作中出現的新情況和新問題。鑒于此，本文對區縣檔案館接收工作中出現的突出問題及其產生原因進行分析，并提出解決對策，以進一步提高進館檔案質量及檔案館接收工作效率。

一、當前區縣檔案館接收工作中的突出問題

近年來，區縣檔案館及立檔單位越來越重視檔案進館工作，部分立檔單位主動提出將以往向檔案館移交但因某種原因尚未完成移交的檔案一并納入當前批次進館計劃中。然而，為了保證進館檔案的質量，部分移交單位在正式向檔案館移交檔案前，需要集中人力并投入較多時間，對照檔案進館要求全面核查需進館檔案的收集、鑒定、整理、編目等方面的質量情況，以整改其檔案工作中的問題。部分移交單位還需要調整檔案類別，重新進行編頁等一系列檔案整理工作。相應地，區縣檔案館也需要投入較多精力對移交單位檔案質量情況及相關整改工作進行檢查與指導。檔案進館前的這些準備工作在一定程度上加重了移交單位檔案工作負擔，影響了檔案館接收工作效率。

上述現象無論從理論層面來看，還是從實踐層面來看都是不利于檔案工作開展的。從理論層面來看，根據文件生命周期理論，檔案館接收立檔單位檔案及立檔單位向檔案館移交檔案，其意義在于使檔案從檔案室管理階段過渡到檔案館管理階段，實現檔案第一價值向第二價值轉變。從實踐層面來看，基于文件運動過程前后銜接及尊重和利用原有整理結果的檔案整理原則，在檔案館對接收檔案的質量要求未偏離有關檔案質量標準的前提下，以檔案進館前集中整改的方式來提高檔案整理編目等工作質量，雖然短期內能夠完成檔案進館任務，但是這段時間內的整改工作量急劇增加，從長遠來看，不利于促進區縣檔案館接收工作及相關檔案業務工作的科學發展。

二、原因分析

（一）區縣檔案館對接收檔案的要求相對提高

一方面，隨著檔案工作的開展，區縣檔案館越來越注重提高進館檔案的標準化、數字化程度。如要求進館檔案質量執行文書檔案案卷質量標準、歸檔文件整理辦法、《會計檔案管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等規定。再如，近年來要求移交單位不僅要移交符合檔案館著錄項目與格式要求的電子目錄，而且要移交傳統照片檔案數字化副本，這使得移交單位的工作量相對增加。另一方面，區縣檔案館對接收進館檔案質量的把關更加嚴格。在“十二五”期間，區縣檔案館已接收立檔單位在2003年后形成的大量以件為單位進行整理的不立卷文書檔案。在檔案進館交接中，檔案館接收及清點人員不僅要清點進館檔案數量，而且要對每件檔案整理與編目情況等進行核查。

（二）室藏檔案質量未達到進館要求

室藏檔案質量在很大程度上直接影響著檔案進館工作。雖然立檔單位檔案質量是檔案執法檢查的內容之一，但是其所占分值有限，削弱了對立檔單位檔案質量的約束力。在這種情況下，如果日常檔案工作不及時、不到位，很有可能導致立檔單位把歷年檔案執法檢查中發現的如檔案收集整理鑒定編目等方面的問題，與現在存在的問題積壓至檔案進館前一并解決，這樣勢必會影響進館檔案質量，加大檔案進館前的準備工作量。近年來，部分室藏檔案整理編目質量達不到進館要求的普遍情況有：財務預算歸類不正確，檔案編頁或頁數統計有誤，卷內文件目錄著錄項目、歸檔文件目錄著錄項目內容填寫不全面、不確切，尤其是題名項不能全面概括對應文件的主要內容，未填寫或不會使用卷內、盒內備考表，檢索工具編制不符合要求等。此外，部分移交單位會把專業檔案按照文書檔案整理，組卷、組件不合理，部分檔案未編頁，檔案裝訂不規范等情況。

（三）對檔案質量具體標準的理解存有差異

從理論上說，檔案室整理檔案、檔案業務指導與檔案館接收檔案所依據的檔案質量標準應該是一致的。依據《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》，立檔單位檔案機構或者檔案工作人員對檔案的管理及將屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案向有關的縣級國家檔案館移交，縣級國家檔案館收集和接收本館保管范圍內對國家和社會有保存價值的檔案，都在縣級檔案行政管理部門對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導的范圍之內。但是在實踐過程中，立檔單位或撤銷單位檔案被納入區縣檔案館接收計劃后，即進入檔案接收進館環節。為確保進館檔案質量，一般情況下主要由接收人員對移交單位需進館檔案的有關情況進行實地檢查驗收，并接替檔案業務指導人員按照有關質量標準對其整改工作進行業務指導。檔案接收人員與檔案業務指導人員難免對部分具體標準內容的理解有所不同，這樣不僅很容易導致立檔單位檔案部門或檔案工作人員對進館檔案質量標準及其日常檔案整理工作所依據標準的一致性提出質疑；而且容易導致檔案館接收人員與檔案業務指導人員對所謂“是依檔案接收標準進行檔案業務指導，還是依檔案業務指導標準接收檔案進館”在認識上產生分歧。

（四）立檔單位檔案員大多為兼職，或更換相對頻繁

檔案員對檔案工作標準要求的理解與掌握，從事檔案工作的時間保證，與檔案局（館）的溝通情況等，一定程度上對立檔單位的檔案質量及檔案進館工作產生影響。然而，目前區屬立檔單位檔案員大多為兼職，部分移交單位在納入檔案館接收計劃后還會更換檔案員，這些都將制約進館檔案質量及檔案進館工作效率。

三、對策建議

（一）明晰職責，引用項目管理方法

由于相關檔案在業務環節上需要前后關聯，檔案由立檔單位檔案室向檔案館的順利過渡，至少需要有立檔單位檔案室、檔案局（館）等方面有關人員的共同參與及努力。這就要求明確職責，強調各司其職、有效溝通、密切配合，理順相關檔案業務環節中的各種關系，減少對具體檔案業務內容的認識分歧，實現相關檔案業務的相互監督、相互促進，進而提高檔案及檔案工作的質量。此外，將檔案在相應階段的運動過程及對檔案的管理作為一個相對系統的項目，在強調全程管理、前端控制的同時，引用項目管理方法，制訂合理的計劃，優化檔案館接收工作流程，除去不必要的重復指導與整理。借用有關項目管理工具把控進度，將當前區縣檔案館接收環節中需要指導解決的，尤其是提高檔案質量的工作，盡可能地在檔案室管理活動的前端或中端解決，以實現檔案從檔案室到檔案館的順利銜接與過渡。

（二）加大檔案業務指導力度，加強檔案質量前端控制

結合檔案執法檢查，加大檔案業務指導力度，加強檔案質量前端控制，從源頭抓起，及時指導解決立檔單位檔案工作中遇到的問題，避免或減少檔案館（室）銜接過程中的重復勞動，為文件從現行到半現行再到非現行階段的全過程科學管理提供保障。加大檔案業務指導力度，加強檔案質量前端控制，或結合有關的檔案業務培訓，做好后續的跟蹤指導服務，加強對立檔單位檔案工作問題整改及解決情況的監督檢查，以進一步提高檔案業務指導工作的質量與效率。

（三）明確標準及對標準的理解與把握

由于文件運動前后各階段相互影響，為避免或減少移交單位在檔案進館前對其檔案整理編目等質量的集中整改，首先，需明確并統一檔案質量標準。區縣檔案館可研究制定檔案館接收標準，在明確本館接收范圍、接收要求的同時，明確進館檔案質量標準與檔案業務指導所依據標準的一致性，以便于區屬立檔單位、區縣檔案局（館）等就檔案質量標準達成共識。其次，要統一對執行標準的理解及執行尺度。一是區縣檔案局（館）指導及接收人員整體上對檔案質量具體標準的理解與把握要一致，面向立檔單位避免有多種標準。二是檔案業務指導人員指導立檔單位執行有關標準的尺度要一致。立檔單位需要使用與區縣檔案館相對一致的標準及方法對其檔案進行分類整理編目等。三是檔案館檔案接收及清點人員要按照接收標準，用統一的尺度核查進館檔案質量，不能有寬有細，也不能過寬或過細。

（四）按需培訓，有效提高檔案工作質量

根據檔案工作需要，開展靈活、高效、有針對性的業務培訓，有助于參訓人員掌握及運用有關檔案理論、檔案標準，提高檔案工作質量。以實踐應用為目的的檔案業務培訓，培訓內容越貼近檔案工作人員需要、越有助于解決檔案工作實際問題，就越能吸引檔案工作人員，越有助于取得事半功倍的效果。培訓的關鍵不僅是講授，更要注重對檔案業務實踐的實際指導作用。就當前區縣檔案館接收工作中所反映出來的突出問題，其培訓對象不僅包括立檔單位專職或兼職檔案員，還應包括區縣檔案局（館）的相關人員。例如，針對檔案收集整理鑒定編目等具體業務，可面向不同對象，多角度、多方式展開培訓，以取得統一標準。這樣在檔案人員出現變動的情況下，也能保證檔案工作的質量。