務(wù)實檔案精彩在途

張雪威

科技融入生活，帶給我們智慧生活的無限可能。從清晨起床的那一刻起，智慧生活便已經(jīng)開啟。梳妝打扮時，站在“智能鏡子”面前，不僅可以查看搭配效果，還可以隨手點擊天氣、新聞等新鮮資訊；休閑購物時，只需佩戴防偷窺眼鏡，便能安全地輸入密碼體驗購物的美妙；準(zhǔn)備餐宴時，輕輕點擊透明的冰箱門，便能獲知食品的保鮮期，再次點擊還能欣賞電影大片。從智能鏡子、智能眼鏡到智能冰箱、智能電視等等，檔案作為一個時代、一段歷史的見證者，真實地記錄著這些重要變化。如果說，科技是北京市經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)（以下簡稱亦莊開發(fā)區(qū)）發(fā)展的強大引擎，那么，檔案則是其發(fā)展過程中不可或缺的底色，它見證著駐區(qū)機構(gòu)和企業(yè)的每一步成長，更記錄著開發(fā)區(qū)伴隨時代發(fā)展闊步前行的跫音。

夯實基礎(chǔ)，穩(wěn)中求進

亦莊開發(fā)區(qū)成立于1992年，作為國家級經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)，它主要由市委市政府派出機構(gòu)管委會進行管理，這在一定上決定了亦莊開發(fā)區(qū)檔案室工作的特定職責(zé)，即對管委會形成的檔案及工委和40余個管委部門的檔案（駐區(qū)內(nèi)其他機構(gòu)的檔案主要由其垂直機構(gòu)管理）進行收集管理并提供利用服務(wù)，同時對駐區(qū)企業(yè)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

“檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，涉及眾多環(huán)節(jié)，梳理業(yè)務(wù)工作主線很關(guān)鍵。而這條業(yè)務(wù)工作主線就是檔案收集工作。一方面收集工作是檔案工作的源頭，制約著其他工作的開展；另一方面豐富的館（室）藏資源需要收集工作的有力保證。”管委會辦公室副主任郭福明深有感觸地說。確保收集工作的順利開展，面臨的重要挑戰(zhàn)就是如何保障檔案的應(yīng)收盡收。對此，開發(fā)區(qū)檔案室給出的答案是按制度運行、按規(guī)范操作。具體而言，檔案室專門制定了檔案收集工作制度，明確指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，規(guī)定其負(fù)責(zé)管委會檔案收集工作的同時，詳細(xì)指出其需要接收工委和40余個管委檔案部門并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。“對于管委會形成的檔案，除了做好日常收集工作以外，檔案室還摸索出‘兩條腿走路的收集方法。”檔案室主任孫建偉介紹道。簡單地說，“兩條腿”的收集方法是指對占比較多的檔案門類和重大活動檔案進行重點收集。截至目前，開發(fā)區(qū)檔案室形成檔案數(shù)量共計418362卷（件），十二個檔案門類，即文書檔案、工程檔案、企業(yè)檔案、合同檔案、審批檔案、拆遷檔案、竣工檔案、執(zhí)法檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案。在這十二個檔案門類中，開發(fā)區(qū)檔案室對近年來各檔案門類占比情況進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)審批檔案占比最大，每年形成的檔案中六成左右為審批檔案。審批檔案數(shù)量大、收集任務(wù)重，若按照固有方法收集，很容易因遺漏檔案而導(dǎo)致收集質(zhì)量不高。面對這種情況，開發(fā)區(qū)檔案室提前介入，每月向管委會內(nèi)設(shè)機構(gòu)投資促進局的兼職檔案員了解已經(jīng)駐區(qū)和即將駐區(qū)的企業(yè)情況、辦理進程等，根據(jù)詳情列出文件產(chǎn)生的類型，整理出需要接收和歸檔的文件條目，切實保證了檔案的齊全性和完整性。與審批檔案收集工作相比，收集重要活動檔案更要全盤考慮。檔案室通過管委會內(nèi)設(shè)機構(gòu)外事辦了解活動議程及參會單位等情況，還派專人列席管委會會議，及時了解年度重大活動，并針對這些重大活動第一時間把需要收集的檔案類型列出詳細(xì)目錄，以通知的形式發(fā)給相關(guān)單位，以電話的形式通知兼職檔案員，并在會議上告知部門領(lǐng)導(dǎo)以督辦文件積累與歸檔工作。此外，檔案室的工作人員還主動承擔(dān)起對重大活動的全程拍攝工作，形成了連續(xù)性的聲像檔案，不僅完整齊全地保存了開發(fā)區(qū)重大活動的紙質(zhì)檔案，更保存了錄音、錄像、照片檔案，真正做到了重大活動檔案的有備可查。

談及工委和40余個管委部門的歸檔工作時，開發(fā)區(qū)檔案室認(rèn)為規(guī)范移交流程和建立獎懲機制是做好這項工作的兩大法寶。為進一步提高移交檔案質(zhì)量，在流程上，相關(guān)部門的兼職檔案員完成檔案收集、整理、形成條目后才能簽字，并報請領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。這些檔案移交檔案室后，需要檔案員和檔案室主任同時簽字確認(rèn)。同時，為了便于了解移交單位的情況，檔案室的工作人員仔細(xì)地對移交單位的情況進行匯總及備注，對移交及時且質(zhì)量較好的單位，給予必要的獎勵；對移交不及時的單位，提前規(guī)定其移交時間；對催交無效的移交單位，特別是在《檔案移交電話催辦記錄單》上超過五次的單位，通過督查室下發(fā)《檔案移交督查單》告知，若再不移交，則建議督查室在年終考核時給予懲戒。規(guī)范有序、獎罰分明的措施，提高了移交單位的積極性，移交檔案的質(zhì)量不斷提升，室藏檔案資源得到了極大豐富。

開發(fā)區(qū)聚集了6000余家企業(yè)（2013年上半年統(tǒng)計數(shù)據(jù)），按照“一體化、高端化、國際化”的發(fā)展目標(biāo)，形成了“四三三”的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局，隨著駐區(qū)世界500強企業(yè)投資項目的增多，對規(guī)范化管理要求的提高，它們對專業(yè)化的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)需求愈發(fā)強烈。對此，檔案室和企業(yè)協(xié)會共同發(fā)放調(diào)查問卷，摸清了開發(fā)區(qū)企業(yè)檔案的總體情況，按照企業(yè)的發(fā)展情況提供具有針對性的專業(yè)化指導(dǎo)。例如，對駐區(qū)時間不長的企業(yè)，指導(dǎo)企業(yè)進行庫房選址和設(shè)計；指導(dǎo)企業(yè)建立檔案管理制度；指導(dǎo)企業(yè)配備檔案員。對駐區(qū)時間較長的企業(yè)，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深化企業(yè)檔案員對檔案工作的認(rèn)識；主動到企業(yè)傳達(dá)上級檔案部門的新政策、新要求，發(fā)放檔案法律法規(guī)等文件材料，提供檔案工作思路和方案，切實解決了企業(yè)在工作中遇到的難題。同時，在不同駐區(qū)企業(yè)之間搭建交流平臺，多次組織它們互相參觀學(xué)習(xí)。目前駐區(qū)內(nèi)大部分企業(yè)建立了規(guī)范化的檔案管理制度，部分企業(yè)成為檔案工作先進企業(yè)，作為企業(yè)代表參加2014年度全國開發(fā)區(qū)檔案工作會議并發(fā)言。

比鄰而居，協(xié)同發(fā)展

2010年，大興區(qū)和亦莊開發(fā)區(qū)進行了行政資源整合。整合后，大興區(qū)和亦莊開發(fā)區(qū)擁有同一套領(lǐng)導(dǎo)班子，兩區(qū)的行政機構(gòu)也都存在，重要的是二者間整合統(tǒng)一的步伐正在加快。“兩區(qū)行政資源整合帶給檔案工作的重大變化就是兩支隊伍的協(xié)同發(fā)展，換句話說，就是在思想、感情、資源和工作上的深度融合。”郭福明介紹道。要協(xié)同發(fā)展，思想上必須“先行融合”，而這首先要找到兩區(qū)之間的共同之處，即具有共同的地緣戰(zhàn)略利益上。兩區(qū)比鄰而居，同處于城市發(fā)展新區(qū)的區(qū)域功能定位下，這些因素促使兩區(qū)的合作不斷加強，而協(xié)同發(fā)展就是兩區(qū)戰(zhàn)略思考的出發(fā)點。帶著這樣的思路，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局多次共同組織黨日活動，通過參觀溝通，班子成員和其他檔案工作者都直觀地感受到兩區(qū)的發(fā)展歷程，在文化的認(rèn)同中增進了感情，也為下一步工作達(dá)成共識打下了堅實的基礎(chǔ)。

無論是大興區(qū)檔案局還是開發(fā)區(qū)檔案室，其基礎(chǔ)工作都是比較扎實的。行政資源整合后，大興區(qū)和開發(fā)區(qū)檔案工作中的一些好的經(jīng)驗和做法要兼收并蓄。事實上，開發(fā)區(qū)檔案室對大興區(qū)檔案工作中值得借鑒的模式更是“來者不拒”。就拿社區(qū)檔案工作來說，社區(qū)檔案工作是大興區(qū)檔案局常抓不懈的一項重要工作，多年來他們把這項工作做得有聲有色。開發(fā)區(qū)檔案室為了填補其在社區(qū)檔案工作中的空白，對社區(qū)檔案建設(shè)的基本情況、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、建設(shè)要求等進行了梳理，多次利用座談會和相互走訪等方式主動與大興區(qū)檔案局溝通，吸取了大興區(qū)檔案局在社區(qū)檔案工作中指定專人負(fù)責(zé)社區(qū)檔案工作、舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)及現(xiàn)場指導(dǎo)、按照“八防”要求配備物品器材、定期檢查和不定期走訪相結(jié)合檢查督促等經(jīng)驗，制定了嚴(yán)格的社區(qū)檔案工作制度，并按照要求配備了社區(qū)檔案工作所需的軟件和硬件，使得開發(fā)區(qū)社區(qū)檔案工作有序開展。同樣，開發(fā)區(qū)檔案室利用開發(fā)區(qū)在品牌、政策、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、科技創(chuàng)新等優(yōu)勢，結(jié)合其在“一區(qū)六園”產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局中的主體平臺作用，通過與投資促進局兼職檔案員建立協(xié)調(diào)機制，及時了解企業(yè)動態(tài)，向企業(yè)提供招商政策、入?yún)^(qū)標(biāo)準(zhǔn)、項目布局等檔案材料，為部分入駐大興區(qū)六大園區(qū)的企業(yè)鋪平了道路。這樣，二者通過優(yōu)勢互補、強強聯(lián)合，在檔案工作中不僅實現(xiàn)了對口工作的銜接，達(dá)到了隊伍不散、工作不亂，工作和改革“兩不誤，兩促進”的預(yù)期目標(biāo)，更重要的是以服務(wù)企業(yè)為抓手，在攜手共建城市發(fā)展新區(qū)、提升區(qū)域經(jīng)濟中發(fā)揮著重要作用。

行政資源整合至今的五年間，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局的協(xié)同發(fā)展日趨成熟。在新的起點上，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局將編制檔案工作“十三五”規(guī)劃提上日程。編制前夕，開發(fā)區(qū)檔案室工作人員多次到大興區(qū)檔案局，就檔案服務(wù)園區(qū)建設(shè)、檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展等，和大興區(qū)檔案局進行深入探討。大興區(qū)檔案局也多次到開發(fā)區(qū)檔案室調(diào)研，了解未來五年開發(fā)區(qū)檔案工作發(fā)展需求，共同探討開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展模式，特別是為開發(fā)區(qū)檔案室建成地區(qū)級開發(fā)區(qū)檔案館指出了方向。同時，開發(fā)區(qū)檔案室和大興區(qū)檔案局還就共同整合館藏數(shù)字檔案資源，建成區(qū)域性數(shù)字檔案館形成初步意見。

創(chuàng)新服務(wù)，嶄露頭角

如果說“夯實基礎(chǔ)”是立身之本，“協(xié)同發(fā)展”是成長之路，那么“創(chuàng)新服務(wù)”就是開發(fā)區(qū)檔案工作的騰飛之翼。二十余年來，開發(fā)區(qū)堅持走創(chuàng)新驅(qū)動產(chǎn)業(yè)發(fā)展的道路，特別是2011年成為北京市首家綜合類國家生態(tài)工業(yè)示范園區(qū)后，檔案室創(chuàng)新服務(wù)的想法更是呼之欲出。在他們看來，所謂檔案創(chuàng)新服務(wù)工作，一則要求檔案工作服務(wù)政府及職能部門，二則及時追蹤社會經(jīng)濟發(fā)展動態(tài)，為企業(yè)服務(wù)，努力在政府和公眾、企業(yè)和市場之間架起一座溝通的橋梁，使之成為服務(wù)的重要交流平臺。

為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的檔案依據(jù)，是檔案工作服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要體現(xiàn)。在這項工作上，開發(fā)區(qū)檔案室重視思想創(chuàng)新和資源創(chuàng)新，在綜合檔案憑證價值和參考價值的基礎(chǔ)上，深度整合并挖掘現(xiàn)有檔案資源，使檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策具有更強的說服力。據(jù)介紹，在推進京津冀協(xié)同發(fā)展、有序疏解首都非核心功能的新形勢下，管委會領(lǐng)導(dǎo)多次召開主任辦公會對此進行商討。檔案室主動查找管委會成立以來的主任辦公會、專題辦公會紀(jì)要等重要檔案材料，其中主任辦公會紀(jì)要檔案材料共計194件，專題會紀(jì)要共計783件，在翔實的檔案材料中，檔案室理清了涉及的重大決策、審批結(jié)果、土地規(guī)劃等內(nèi)容，并結(jié)合開發(fā)區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局現(xiàn)狀，提出了可行性建議，這種從檔案價值出發(fā)，結(jié)合社會經(jīng)濟發(fā)展提供檔案依據(jù)的做法得到了管委會領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。

立足科技創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)功能，為開發(fā)區(qū)特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供專業(yè)化的檔案服務(wù)。檔案室一是對16個特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供常規(guī)化的檔案服務(wù)。指定專人負(fù)責(zé)和園區(qū)的定期溝通，記錄園區(qū)出現(xiàn)的檔案工作問題，對相關(guān)問題進行分類并及時解答；二是在了解特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)業(yè)態(tài)構(gòu)成的基礎(chǔ)上，根據(jù)園區(qū)企業(yè)的特點，有的放矢地提供特色服務(wù)。例如，針對特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)的檔案需求，在其與駐區(qū)檔案服務(wù)企業(yè)之間搭建合作平臺。通過對特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)聯(lián)盟章程、聯(lián)盟公約、聯(lián)盟制度的解讀，檔案室發(fā)現(xiàn)特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)有一定的檔案服務(wù)需求。同時，開發(fā)區(qū)也有許多優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)企業(yè)，它們有能力為特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)提供專業(yè)化的檔案服務(wù)。對此，檔案室多次到特色產(chǎn)業(yè)園區(qū)調(diào)研，對園區(qū)內(nèi)不同企業(yè)的檔案服務(wù)需求進行摸底，并邀請檔案界專家對駐區(qū)企業(yè)中能夠提供檔案服務(wù)的企業(yè)進行服務(wù)資質(zhì)鑒定、服務(wù)質(zhì)量評估、服務(wù)效率評判，以便為二者的對接工作奠定基礎(chǔ)。

2015年6月，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》當(dāng)中，特別提出創(chuàng)新服務(wù)形式，強化服務(wù)功能等，服務(wù)這一個概念被反復(fù)強調(diào)。開發(fā)區(qū)檔案室據(jù)此規(guī)劃了檔案服務(wù)的新藍(lán)圖。他們認(rèn)為，檔案服務(wù)要名副其實，就需要將服務(wù)工作延伸至社會經(jīng)濟發(fā)展的方方面面。據(jù)介紹，建立檔案科技創(chuàng)新園區(qū)、開展檔案社會化服務(wù)，是開發(fā)區(qū)檔案室2016年的重點工作之一。對建立檔案科技創(chuàng)新園區(qū)而言，檔案室就如何吸納集聚檔案服務(wù)企業(yè)、研究機構(gòu)、數(shù)據(jù)中心等機構(gòu)，已經(jīng)與投資促進局和中國檔案學(xué)會進行商討。對檔案社會化服務(wù)而言，開發(fā)區(qū)檔案室在進行可行性分析的基礎(chǔ)上，開始了全面調(diào)研工作，咨詢了國家檔案局、北京市檔案局，并與大興區(qū)檔案局、天津開發(fā)區(qū)檔案館和蘇州工業(yè)園檔案館進行電話交流，最終將《關(guān)于在開發(fā)區(qū)開展檔案社會化服務(wù)的可行性報告》上報給管委會領(lǐng)導(dǎo)，得到了管委會領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，現(xiàn)已對駐區(qū)檔案服務(wù)企業(yè)展開試點工作。此外，與之配套的檔案服務(wù)工作也在跟進中。例如，為配合京津翼協(xié)同發(fā)展工作，檔案室積極促成河北永清檔案園區(qū)的建立，目前永清檔案園區(qū)占地約50畝，建筑規(guī)劃面積10萬平方米，可存儲標(biāo)準(zhǔn)檔案約500萬箱，為今后開發(fā)區(qū)和永清園區(qū)之間搭建信息通道提供了必要保障。

一路采擷，一路收獲，一路精彩！新的一年，提振精神的開發(fā)區(qū)檔案人已經(jīng)整裝待發(fā)，愿他們辛勤哺育的創(chuàng)新之花美麗綻放！