淺議更新檔案管理科學(xué)化

王東林

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事改革也日益深入，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順利應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思索的問(wèn)題。

—、中學(xué)人事檔案現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1、對(duì)檔案的重視程度不夠，長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)—部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在—些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄漏、能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，這表明—些人對(duì)檔案工作的缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需要。

2、加強(qiáng)檔案的規(guī)范管理，不斷豐富和完善檔案內(nèi)容，要象重視其他門類的檔案—樣，要樹立現(xiàn)代管理思想，加強(qiáng)檔案意識(shí)與法律意識(shí)；另一方面，要制定統(tǒng)—的標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度。要收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞移交等，各個(gè)程序都有明確的管理職責(zé)、規(guī)章制度，做到有章有循、按章辦事。

3、對(duì)人事檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明，界線不清，甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是—串鑰匙的問(wèn)題，使得學(xué)校的人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

二、檔案管理及對(duì)策

檔案管理人員要順利進(jìn)行，首先應(yīng)理順檔案的組織關(guān)系。檔案工作需要在實(shí)踐中逐步完善。要從根本上解決弊端，在當(dāng)前的檔案管理工作中，從命令管理到服務(wù)式管理，從靜態(tài)管理到動(dòng)態(tài)管理等方式的轉(zhuǎn)變。檔案管理是運(yùn)用法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的調(diào)控；強(qiáng)化市場(chǎng)在檔案事業(yè)中的基礎(chǔ)職能，樹立市場(chǎng)意識(shí)，使檔案的宏觀調(diào)控職能和檔案的微觀管理有效的結(jié)合起來(lái)，做到既讓檔案管理工作有總的方向和指導(dǎo)，又有充分的自我發(fā)揮的空間。此外，檔案管理工作要從縱向管理向橫向聯(lián)系發(fā)展，加強(qiáng)檔案的綜合管理，充分利用現(xiàn)有基礎(chǔ)，發(fā)掘檔案管理的綜合效益。

檔案管理的科學(xué)化有助于人文觀念的實(shí)現(xiàn)。“現(xiàn)代檔案管理是運(yùn)用現(xiàn)代管理的原理和方法，依據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律，通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)等活動(dòng)，為求合理地分配與使用檔案，在檔案管理工作中，檔案利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化科技保管檔案原件，進(jìn)行收集、整理、開發(fā)利用。大大簡(jiǎn)化了檔案利用手?jǐn)啵诖诉^(guò)程中檔案管理人員有更多的精力來(lái)關(guān)注利用者的不同需求，體現(xiàn)使檔案工作既便捷高效，又能有的放矢。

其次，檔案管理人員的柔性管理使科技手?jǐn)嗄芨玫膽?yīng)用。用柔性手?jǐn)鄬?duì)檔案管理人員進(jìn)行調(diào)節(jié)與控制，既指用教化的方法去影響、疏導(dǎo)與激勵(lì)方法，用非強(qiáng)制性的一套感應(yīng)人的心理和行為，從而調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性、凝聚實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的群體意志和力量。它是難度大而內(nèi)涵豐富的高級(jí)管理。檔案將柔性手?jǐn)嘤玫綑n案管理中，調(diào)動(dòng)管員的積極性，把關(guān)心人、尊重人、愛(ài)護(hù)人、認(rèn)知人、理解人、感化人、發(fā)展人、培養(yǎng)人、激勵(lì)的管理方法與現(xiàn)實(shí)貫通檔案管理，挖掘管員的智力、潛能。使檔案管理人員更加自覺(jué)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和科技水平，更加有效的使用現(xiàn)代化的工作方法和服務(wù)方式。

總之，對(duì)新時(shí)期下的檔案管理服務(wù)手段，首先必須要緊跟當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展潮流，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)置檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)檔案部門自己的局域網(wǎng)，并盡快與單位中其他部門網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來(lái)，從而幫助檔案工作更好更全面的收集整理檔案資源，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的自動(dòng)查閱，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐。檔案的載體也應(yīng)該逐漸從質(zhì)變?yōu)殡娮游臋n，進(jìn)而有效節(jié)省人力、物力、財(cái)力。另外，運(yùn)用好網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建在線服務(wù)平臺(tái)，能夠更好的滿足檔案使用者的需求，幫助其快速檢索查閱文件，擴(kuò)展檔案服務(wù)的覆蓋面，提升檔案工作的影響力。檔案工作不但要重視時(shí)效性，同時(shí)也要注重全面性，這樣才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。于社會(huì)中的各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，都是有其發(fā)展的源動(dòng)力，檔案工作也是如此，檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，也是讓檔案管理工作充分發(fā)揮出其作用，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，也引領(lǐng)了科學(xué)技術(shù)和信息化管理的進(jìn)一步提高和應(yīng)用。在當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下，檔案管理工作人員只有不斷提高自身的綜合素質(zhì)，掌握專業(yè)的業(yè)務(wù)技能，在實(shí)際工作中不斷創(chuàng)新和學(xué)習(xí)，才能在如此激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，滿足社會(huì)對(duì)信息的需要，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展的重要條件。對(duì)于檔案管理工作的要求也在日益提高，所以對(duì)于檔案管理人員而言，必須要堅(jiān)持樹立與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，同時(shí)在管理工作中不斷運(yùn)用新思想和新理論，進(jìn)而為檔案管理事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

學(xué)校的檔案管理工作優(yōu)劣，首先看經(jīng)濟(jì)狀況，經(jīng)濟(jì)發(fā)展得好，學(xué)校各項(xiàng)工作就進(jìn)展順利。決策者必須要首抓檔案的管理工作，建立并健全檔案的管理制度，對(duì)于相關(guān)的檔案管理人員加強(qiáng)責(zé)任制建設(shè)。嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行，重視檔案在學(xué)校的教學(xué)管理所占的地位，強(qiáng)化檔案管理的相關(guān)流程，讓檔案在學(xué)校的管理中發(fā)揮晴雨表作用。加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設(shè)備、縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，在職務(wù)晉升、待遇等方面予以優(yōu)待，讓人事檔案管理人員能專于業(yè)務(wù)、精于業(yè)務(wù)，有效推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。