加強科研單位設備儀器采購前期論證的思考

李成　蘇鵬輝

摘 要：設備儀器是一個科研院所科研水平、科研質量的最直接體現，文章從科研院所當前設備儀器采購前期論證的重要性入手，針對前期論證工作存在的問題，提出一些具體的措施和改進意見。

關鍵詞：設備儀器；采購；前期論證

近年來，隨著國家對科研院所固定資產投資力度的加大，設備儀器的采購數量越來越多，設備單位價值越來越高，設備儀器作為一項重要的固定資產，是一個單位科研水平和研發能力的最直接體現，是最能體現單位“生產力”的標志。

1 設備儀器采購前期論證的重要性

科研院所新購置的設備一般可分為兩類，一類為市場可采購到的通用類設備儀器，另一類則一般無法在市場上直接采購到，并且無相關標準，需要由使用者提出技術要求，委托相關廠家進行研制或生產，稱為非標或訂制設備。

設備儀器的長久、穩定和最大化使用不僅僅關系到設備本身在全生命周期的使用狀態，更直接關系到整個單位的長足穩定發展與進步。采購的前期論證工作一方面在于論證其可行性，即決定是否進行該項采購，另一方面則是在確定采購后，確定其主要技術要求，并對多家供應廠商及產品的情況進行綜合比較。一旦決定實施采購后，財務、使用部門、工藝等部門都將各司其責開展工作；一旦設備技術要求確定后，后續一切工作將以此為標準并開展實施；一旦供應商確定后，其產品質量、售后服務等也將大致定性，無法更改。

所以，前期論證工作將影響設備儀器的全生命周期，是整個設備管理工作的重中之重。

2 當前采購前期論證工作的問題

2.1 組織不規范

目前，大部分的科研院所都制訂了專門的設備儀器的采購管理辦法，但實際執行過程中，仍不可避免地出現一些問題：一是流于形式，有時為申請經費，調研人員在僅調研了一家供應商的情況下甚至在從未調研的情況下，炮制出一套設備方案，敷衍交差，造成后續實際采購時方案不健全，甚至不具備可行性，概算偏離嚴重等問題；二是無專門的調研團隊，調研工作往往較為粗放，對整個單位現狀和需求統籌不夠，不能完全滿足科研或生產實際需求，三是可能出現技術人員直接充當采購人員的角色，私下與供應商直接確定采購產品的性能、配置等，甚至已在確定采購的情況下泄露本單位在該項設備的預算讓供應商直接根據預算進行產品配置并進行報價。這些情況都將造成后續設備采購和管理工作變得困難，主要原因是規章制度不完善，執行力度較小甚至流于形式。

2.2 供應商管理制度不完善

供應商管理制度建立較晚或尚未建立，沒有完善的供應商數據庫，供應商信息無法及時反饋給論證及調研人員。調研人員選擇的廠家未必為合格的供應商，無法在研發或生產能力、質量、服務、價格等方面對供應商進行綜合論證。

3 加強設備儀器采購前期論證的幾項措施

3.1 加強制度建設

不斷完善制度，及時梳理采購過程出現的各類情況，加強制度建設，規范設備采購流程，確保設備采購工作的科學合理。

3.2 設備管理部門的早期介入

設備管理部門參與設備前期論證工作，是根據掌握的情況與認識，協助和協調各部門，尤其是對技術或工藝論證部門反饋現有設備儀器的配置情況、使用情況和維護情況。通過設備管理部門的前期介入，完成設備管理的閉環。

3.3 加強調研過程管理

調研工作是論證的基礎，只有以調研結果為基礎的論證才有意義。調研形式可以多樣化，采用走出去，請進來，或者走出去請進來兩者相結合的方式都可以。但是無論哪種方式，調研人員都要帶著問題去進行調研，每次調研都應該有明確的調研目標和調研內容，除設備本身的技術問題外，還應收集廠商的基本情況、資產經營情況、產品應用情況和售后服務情況等，并在實事求是的基礎上認真進行分析，寫出詳細的調研報告。

3.4 加強設備技術協議管理，尤其是重大設備的技術協議管理

在項目調研階段，調研人員根本無法完全考慮到設備安裝、調試、驗收環節中可能發生或存在的問題。根據單位實際情況，可將設備分為一般設備、重要設備、重大設備、非標定制設備、重大非標定制設備等幾類設備。針對每類設備的前期論證采用不同的管理策略以達到提高效率和提高采購質量的目的。技術協議管理可分為技術協議擬定和評審兩個過程，對不同類別的技術協議的管理適用不同的管理流程，舉例來說：對一般設備，基層使用部門完全有能力提出符合自己使用需求和使用條件的技術要求，可將技術協議管理權限設置在部門/車間級，在基層部門進行技術協議會的會簽即可，可在滿足使用要求的情況下，有效提高采購效率；對于重要設備、一般非標設備，除基層部門外，還需由計劃/生產管理部門，設備管理部門共同參與，負責對基層使用部門提出的技術協議進行會簽或會審；而對于重大設備和重大非標設備，因投資巨大，需從工藝需求、價格，投入產出比，安裝/運行條件，運行維護成本，操作/使用人員的配備等多方面綜合考慮，除計劃/生產管理部門，設備管理部門外，還應會同財務部門，工藝部門及單位主管領導一同進行論證，并可視情況申請外部專家評審或提交咨詢服務，最終經集體決策并確定最終技術協議。

3.5 建立供應商動態管理制度

對擬采購設備的供應商或廠家，應進行調研和查證，尤其對重大設備的潛在供應商應實地考察，考察其資產及經營情況、資質情況、生產能力、管理水平、質量狀況等情況，確認該廠提供的設備符合要求；同時在采購合同履約和售后服務過程中，對供應商實施動態評價，建立合格供應商的準入和退出機制，保證合格供應商的動態平衡，為保證設備儀器采購質量提供進一步助力。

4 結束語

總之，前期論證作為科研院所設備儀器采購前的重要工作，必須通過不斷探索采購前期論證管理的新對策，進而促進設備采購管理水平的提升，既提高了單位設備儀器采購效率，又能保證采購質量。

參考文獻

[1]楊國華.高校設備采購前期論證工作的管理與思考[J].中國現代教育裝備，2007（4）.

[2]殷靜燕.對高校實驗室管理工作的思考[J].科技風，2015（5）.

作者簡介：李成（1983-），工程師，從事項目管理工作。

蘇鵬輝（1977-），工程師，從事質量與計量管理工作。