新形勢下監獄檔案信息資源科學管理與優化利用初探

周璐

摘要：《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》印發后，檔案工作的重要性被越來越多的關注和認同。在欠發達的青藏高原，青海省監獄系統的檔案工作者也如沐春風。新形勢下檔案工作的重要程度不言而喻，而如何將檔案工作做實、做細、創新檔案工作、深挖檔案資源，為單位的高效運行和資源共享提供服務也成為需要深度思考和亟待解決的課題。筆者結合自身工作實際，就青海省監獄系統的檔案管理工作進行回顧和解剖，就存在的一些問題進行探討和分析，并提出今后將檔案信息資源如何科學管理和優化利用的新思路。

關鍵詞：監獄檔案；管理利用

一、青海省監獄系統檔案工作現狀

（一）青海省監獄系統歷史沿革

監獄是依照法律對罪犯實施懲罰與改造的機關。青海的監獄事業起步于1951年，嚴格執行中央關于向邊遠地區移民屯墾的決策和“穩步地分期分批向地廣人稀地區轉移”的精神，承接了全國大部分調入罪犯，截至到1985年年底，青海累計收押全國調犯164612名，占總押犯的72.5%，并多以反革命犯和舊社會渣滓居多。調入罪犯促進了本省經濟生產的繁榮，在特殊的歷史時期，對鞏固人民民主政權，保衛社會主義革命和建設作出了巨大貢獻。截至到1985年年底，勞改系統共有勞改支隊級單位20個，其中工廠5個，農場11各，公司和醫院共4個。至今，青海的監獄系統在64年來歷經由小到大，由膨脹到收縮，由動蕩到相對穩定的演變，現已成為青海省直機關中管理人員和類別最多、業務涉及的行業和部門最廣的單位，現轄14個縣級單位，其中有押犯監獄8所，為維護社會和諧穩定，預防和減少犯罪，保障社會長治久安，促進全省政治、經濟、社會發展做出了積極的貢獻。

（二）監獄發展背景下的檔案管理工作情況

從20世紀50年代至今，青海監獄系統都沒有屬于自己的檔案館，也沒有嚴格意義上的科學管檔和依法治檔。在檔案事業的發展的良好機遇期，在各項條件都趨于成熟的情況下，監獄局黨委高瞻遠矚，決定建立青海省監獄局檔案館，于2014年抽調全省監獄系統的優秀檔案工作者投入到大量的檔案整理工作中。由于檔案數量多、涉及的部門類別多、內容的領域分布廣、時間跨度長，此次檔案的統一整理工作呈現數量多、時間緊、任務重的特點。

二、青海監獄系統檔案工作目前呈現的主要問題

（一）檔案數量多、分類亂、內容雜

監獄系統較之其他機關事業單位有其特殊性。押犯多、干警多，產生的檔案數量就多；部門多、類別雜，檔案的分類和層次就多；各押犯單位分布跨越青海省行政區域的一半以上，交通的制約使各單位自成一體，自行保管的檔案也有不同的分類方法和層次，并且內容涉及工業、農業、建筑業、監管改造、警務、人事等，種類繁雜。

（二）檔案資源流失嚴重

1. 歸檔和保管環節的不嚴謹造成檔案資源流失嚴重。由于檔案工作人員大多沒有經過檔案專業知識的系統學習，歸檔比較隨意，加之缺少有力的制度規范，有些具有保存價值和涉及個體利益的文件材料沒有做到應歸盡歸，也沒有進行科學嚴謹的保存工作，造成檔案資源的流失。加之依法治檔的觀念薄弱，有的文件在登記和查閱等過程中甚至遭到人為破壞。

2. 自然災害也使檔案的保存延續雪上加霜。青海歷史上發生過的地震、火災、鼠疫等自然災害也使部分檔案損毀嚴重，有的丟失，有的化為灰燼。

三、產生檔案工作矛盾和問題的原因分析

1. 監獄布局調整給檔案整理工作造成了極大的困難。在特殊的歷史時期里，青海監獄系統承擔了全國一大部分勞動改造的服刑人員，由于各押犯區域地盤分散、人數眾多造成青海監獄系統的部門多，類別雜、職能散的特點。各部門的登記整理方法也不一致，層次繁瑣、或者分類不科學，檔案整理質量也不盡如人意。隨著監獄系統的布局調整和改革，分布在全省的監獄、農場幾經裁撤和合并，人員更迭，在檔案的完善、整理和移交過程中為了完成任務重數量、輕質量，匆匆帶過、草草了事，給后期的整理工作帶來極大的不便。在老一代監獄人在戈壁荒灘艱苦創業的時期，檔案的保管條件極差，最終導致檔案的潮濕、霉變、蟲蛀、碳化、破損等情況較多，給檔案的修復和數字化處理帶來極大的困擾。

2. 監獄的職責和工作重心使檔案工作的重視度缺失。監獄是國家的刑罰執行機關，承擔的是改造和懲罰罪犯的職責。在監獄，一切工作以教育改造為主，安全穩定大于天。所以，在歷任領導和一代代監獄干警對檔案工作的認識都存在一定的誤區，認為檔案工作只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付對外調查檔就行，并沒有多大的重要性。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，這是無法適應檔案管理要求的。

3. 檔案工作管理力量薄弱，手段陳舊單一。大部分檔案工作人員沒有經過專業、系統的業務培訓，在檔案的收集、登記和管理歸檔等程序中本來就存在不嚴謹的情況，加之單位應該給予檔案工作的重視程度也很低，沒有完善的配套硬件設施和創新的技術支持，沒有業務培訓和指導等等，導致檔案工作人員業務能力和水平的提升無法得到有效保障，在檔案工作中表現為技能水平不高、業務素質欠缺，科學和依法治檔的理念淡薄。

四、如何高效管理和利用檔案資源的對策

（一）科學管理

1. 規范收集、立卷歸檔、鑒定、登記制度

文件收集是檔案工作第一個環節，收集不到位，今后無法彌補，所以在第一個環節就要把工作做扎實，以往有多少文件就歸多少文件，而不主動徹底收集的是一種不負責任的表現。對由于主觀因紊造成的歸檔不齊全、不完整，建議建立檔案人員工作目標責任制，對立卷單位實行包干管理，對有保存價值的檔案要做到應收盡收、應歸盡歸，要嚴格執行單位編制的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案規定。嚴格按照國家檔案局8、9、10號令確定歸檔文件材料的保管期限，由于鑒定標準不易統一，應選擇一名精通業務、經驗豐富的檔案人員專門負責這項工作，嚴格把關，對不應歸檔的堅決剔除。改進優化設計“查借閱（檔案）登記表”，保證檔案利用統計的便捷、準確。

2. 推動紙質文件與電子文件雙軌制管理

檔案是人類使用各種記錄工具載錄的信息，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存起來的歷史記錄，它是原稿第一手材料，是一種文獻。紙質檔案直觀，信息存貯量小，共享性差，不便于查閱，電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播。隨著計算機技術的飛速發展，電子文件正在逐步取代以紙質為介質的文件。紙質文件與電子文件雙軌制管理即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。鑒于紙質檔案與電子檔案各自的特點，結合目前檔案管理的實際情況，在未來一時期內電子檔案還不能完全替代紙質檔案，紙質檔案要逐漸向電子檔案過度，這是一種必然的發展趨勢，紙質文件與電子文件特點各異，配套管理可揚長避短，優勢互補。因而目前只有做好紙質檔案與電子檔案的共同管理——雙軌制管理，才能更好地迎接無紙化時代的到來，實現最為理想的檔案管理。

3. 提高檔案意識，增強重視程度

從眾多單位檔案管理工作的實際情況來看，大多數單位對檔案工作認識不清，重視不夠，不管是從單位領導還是干部職工，都沒能引起足夠的重視，甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這嚴重阻礙了檔案工作的發展。單位各級領導要統一思想，提高認識，對檔案工作的地位作用作出新的定位，進一步增強做好新形勢下檔案工作的緊迫感和責任感，在檔案制度化、規范化建設上給予最大程度的資金和技術支持，努力開創檔案工作的新局面，取得檔案管理的新突破。

4. 加強檔案工作人員業務素質水平

檔案管理工作水平的高低是決定單位發展的重要基礎，更好的管理檔案，人員的因素必不可少。檔案管理工作是一個系統性較強，綜合性高的工作，因此，其對于從業人員的要求也較高。必須明確好、制度化規范檔案管理的崗位職責，從能力與責任上來完善隊伍建設。其次，應不斷開展業務能力培訓與實踐性的培訓活動與交流，扎實檔案管理的理論基礎和實踐經驗，增強崗位責任感和依法治檔的法律意識，進一步提升管理經驗，確保檔案工作隊伍的整體水平。

（二）優化利用

1. 推進檔案信息化、數字化建設，共享信息資源

長期以來，受傳統檔案管理模式的影響，人們習慣于手工檢索，沿用傳統的分類管理方法，缺乏信息意識和創新精神，信息化管理意識不強，管理方式單一。檔案材料形成時間跨度長，要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息，僅靠人工檢索和調閱，耗時費力，效率低下，長期頻繁的查閱和磨損也不利于檔案的保存，這就需要實行數字化、信息化管理。事實上，檔案管理向信息化網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現檔案管理現代化的方向。所以，在檔案管理工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展。在檔案數字化和信息化的進程中，一是要明確任務、分清主次，根據當前需要和工作實際確定檔案數字化的優先次序。二是嚴格程序，掌握標準，把好質量關，基本的要求就是要忠實于檔案原件，根據檔案信息不同的轉化要求，檔案信息的內容在經過數字化后，盡最大可能減少檔案信息的錯、漏、增、假現象的發生。為此必須有相應的手段和方法，規范的制度和措施，嚴格的工作程序和步驟。三是必須跟進設施設備的配套，改善檔案信息化建設的基礎條件，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，實現快速高效的資料搜索和排查，開展遠程利用服務，實現資源快捷共享。如，罪犯檔案的信息化平臺建設可快速實現罪犯的信息采集，與公、檢、法等部門產生良好互動和資源共享，提高執法辦案和行政管理效能。四是提高信息安全意識，提高檔案信息化管理與利用水平。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內容的檔案必須保密，防止失密、泄密的發生，要不斷進行信息的安全備份和防護。

2. 深挖檔案的文化建設作用

大家普遍認為檔案管理主要就是材料保管和提供查閱咨詢服務，很少去思考其潛在的價值。檔案是珍貴的歷史文獻，放置于單位中，檔案是記錄歷史，傳承文化的重要載體。64年來，兩代監獄人在黨和國家的號召下，墾荒開渠，填土埋沙，建良田萬頃于亙古荒漠之上，將一批批罪犯改造成守法公民，披荊斬棘，風餐露宿，為青海的經濟建設開路拓基，為打擊犯罪，減少犯罪，維護社會的團結穩定做出了不可磨滅的功績，在老少相繼的改造工作中堅守著忠于黨、忠于祖國、忠于人民、忠于法律的職業信念和特別能吃苦、特別能戰斗、特別能團結、特別能忍耐、特別能奉獻的老高原精神和職業品格。要將這些輝煌的歷史和優秀的職業操守根植在每一個監獄工作者的心中，就要充分利用檔案資源，實現檔案“源文化”的價值。可以對檔案進行篩選、加工和編纂，把檔案“原料”轉化為各種形式的文化“產品”，通過將檔案整理出版、舉辦檔案陳列展覽、檔案史料的交流會、研討會等手段激活歷史，讓沉寂的檔案發揮教育作用，讓“死檔案”變成“活資源”，在潛移默化中推動廣大干警見證和銘記歷史，秉承監獄事業的文化精神。

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（作者單位：青海省安全生產科學技術中心）