商務秘書形象塑造應注意的問題

徐小雅

摘 要：當今社會對秘書的綜合素質提出了更高的要求，塑造良好的秘書形象對于秘書工作的開展具有十分重要的作用。文本主要分析了塑造良好商務秘書形象的重要性，深入探析了商務秘書形象塑造應注意的幾個問題。

關鍵詞：商務秘書；形象塑造；注意問題

一、塑造良好商務秘書職業形象的重要性

商務秘書的職業形象代表著企業對外形象的重要體現，在很大程度上代表了公司的發展水平。縱觀現在的公司企業，大多都很重視公司文化的建設，以及公司品牌效應和對外形象。事實上，公司最關注的還是員工形象的塑造。與此同時，商務秘書作為公司領導階級的助手，負責輔助領導的日常事務決策，這就決定了商務秘書是一個對外性質的工作，不僅要與公司合作伙伴來往，還要有足夠的能力來應對各種活動事項，因此，商務秘書基本就算是公司的對外形象代言人。秘書塑造的良好形象，則會給客戶以親切、貼心的感受，并能夠引申到對這家工資的感覺中，有助于業務的商談融洽。

二、商務秘書形象塑造應注意的問題

1.塑造優雅的體態美

體態美，也就是人們俗語中所說的“站有站相，坐有坐相”，要求能夠保持行為舉止的優雅性，這是我國傳統文化對于個人形象的定義。在與人溝通的過程中，人們的感情、思想都能夠通過體態傳達，也就是肢體語言。商務秘書作為公司的對外形象代言人，只有塑造優雅的體態美，才能為客戶帶來的真誠、可靠的感覺。假設你現在去一家公司談業務，剛走進公司的會議室，就看到一位女士坐姿不雅、行為粗魯，肯定會認為她毫無形象可言，同時也會對該公司的印象大打折扣；而如果，此時你看見的是一位行為干練、舉止大方的秘書，則也會相應地對該公司產生信賴感。對于這一點，筆者體會十分深刻，在筆者看來，工作時保持不卑不亢的態度最為適宜，既不能給人驕傲自大的感覺，也不能缺乏自信，讓別人對你的工作產生卑賤之感。除此以外，商務秘書的坐態、站態、面部表情、行為舉止，經過長期的學習，則不僅是對于工作而言，還會影響到日常的生活，切實提高秘書的氣質，強化其體態的優美，有助于其獲得客戶認同，給予客戶以信任感、依賴感，促進公司更穩定、和諧地發展。

2.塑造良好的儀表美

儀表美，不僅是由先天性因素所決定的，還能夠通過后天的培養來塑造。雖然身高、相貌不是我們所能夠決定的，但可以通過改變體型，經常訓練來塑造自我。

公司領導出席各種場所時，通常會有商務秘書跟隨。此時，秘書更要保持自己的儀表美，并充分考慮到出席場合的不同，選擇相應的穿著。眾所周知，商務秘書塑造良好的儀表美，不僅能為公司的形象加分，同時，在適當的場合選擇合適的衣服，才能夠切實提高工作自信心，獲得客戶的認同，為公司贏得客戶的信任。

3.塑造得體的語言美

在實際的工作過程中，商務秘書尤其要重視自身說話的語言。要運用得體、合適的語言，來與顧客建立良好的人際關系，獲得顧客的認同，突出個人專業的形象，促進公司業務的完成。例如，在客戶訪問公司的過程中，商務秘書要始終以優雅得體的語言來接待客戶；在客戶等候領導進行商務洽談工作時，秘書要牢記禮儀中專業的“三聲”法則，即客戶來時要歡迎、客戶問時要回答、客戶走時要說送。部分秘書在剛開始接受工作時，經常需要幫客戶端茶倒水、傳送資料等，其實這也具有一定的實際價值。在秘書接聽電話時，她所塑造的語言形象，則代表公司的對外語言。如果秘書能以一種非常謙卑有禮的語言來回答客戶的問題，則會讓客戶對這家公司產生好感；相反的，如果秘書語言上不尊敬客戶，客戶則會認為是這家公司的無禮，喪失對這家公司的信心，更不用說建立良好的合作關系了。因此，塑造得體的語言美，對于商務秘書的工作而言具有十分重要的意義，不僅有利于公司形象的建立，還能夠得到客戶的認同，提高公司的競爭力。

三、結語

綜上所述，商務秘書是公司對外的重要形象代表，尤其要注重自身形象的塑造。只有塑造出良好的秘書形象，才能切實提高公司的形象，贏得客戶的認同，獲得客戶的信任，促進公司更加和諧、穩定地發展。

參考文獻：

[1]徐雪玉.淺談商務秘書的職業形象[J].現代商業，2009（14）.

[2]穆廷云.和諧著裝塑造秘書職業形象[J].秘書之友，2008（03）.

（作者單位：廣西科技大學鹿山學院）