圖書出版企業ERP系統的應用研究

崔媛媛

摘要：在經濟快速發展，信息管理不斷升級的今天，出版企業的信息化建設也被提上了日程。中央廣播電視大學出版社有限公司（以下簡稱“電大出版社”）成立已有30余年，主要經營國家開放大學教材教輔的出版，近年來也在嘗試開拓社會圖書的出版業務。在經歷了快速發展之后，要想在業務上更上一層樓，優化業務流程是必不可少的，管理水平就要跟得上，業績考核就要跟得上，成本控制就要更加細化，單書成本核算的實時性和準確性也迫在眉睫。ERP系統集中體現了先進的管理思想和管理理念，諸多出版企業開始舍棄局部化信息系統，著手引進全套出版業務ERP系統。電大出版社在充分考慮了ERP系統在出版企業的應用性，及信息建設的重要性后，決定引進用友ERP系統，并全力保障ERP系統的前期培訓、數據準備、平穩過渡。現階段電大出版社的編務、印務、人力資源等模塊已經正式運行，財務、發行等模塊采取新舊系統并行的方式。文章以電大出版社為例，從ERP系統在出版企業應用的必要性入手，對ERP系統在圖書出版企業應用的范疇、應用的準備工作、實施ERP項目可能遇到的風險及解決方案等方面進行論述。

關鍵詞：ERP系統;圖書出版企業;上線準備;風險防范

一、ERP系統在出版企業應用的必要性

（一）ERP系統具有較強的整合性

ERP最大的特色便是整個企業信息系統的整合，比傳統單一的系統更具功能性。出版企業的業務也是多板塊的，總編室、編輯中心、印務中心、營銷中心、計劃財務部、人力資源部等，各個部門都分別使用了獨立的信息系統，信息分散。而ERP系統可以在一個系統里滿足上述所有部門的信息化管理，每個部門都有單獨的模塊，而每個單獨的模塊又可以有接口銜接，把所有的模塊串成企業的業務鏈，從而可以優化出版企業的業務流程，實現內部數據的集成與共享，加強計劃性的同時提高靈活性，也有助于提高出版企業的運營效率和管理水平。

（二）ERP的模塊設計極具彈性

ERP采用模塊化的設計方式，使系統本身可應企業需要新增模塊來支持并整合，提升企業的應變能力，不必因為新增業務板塊再增加新的系統。

（三）ERP強大的數據存儲功能

ERP將原先分散在企業各獨立系統的數據整合起來，使數據得以一致性，并提升其精確性。出版企業各部門都有獨立的信息系統，在數據銜接上容易出現同一本書的代碼不同、查找不便、數據不準、多方數據不一致的情況。而ERP作為一個整體系統，則要求總編室、編輯中心、印務中心、營銷中心、計劃財務部、人力資源部等各部門的基礎數據必須統一，從根本上消除了數據孤立和未來應用中的重復勞動現象。

（四）ERP信息應用具有便利性

在整合的環境下，企業內部所產生的信息透過系統將可在企業任一地方取得與應用。因為不同以往系統分散，ERP系統的信息可以在取得相應權限后一覽無遺。即使是不在單位，在家里，或者是在外地出差期間，也可以通過互聯網，通過用戶名及密碼登陸本企業的ERP系統，進行相關數據的查詢，或是處理相關業務。

（五）ERP信息處理具有實時性

ERP是整個企業信息的整合管理，重在整體性，而整體性的關鍵就體現在“實時和動態管理”上。一本書從選題到一審、二審、三審，再到排版、印刷、裝訂，財務中心支付稿酬、組稿費、計入成本，并最終實現單書成本核算，環節很多，以往信息分散，一本書進行到什么程度往往靠口口相傳。在ERP系統里，則可以實時看到一本書的最新情況，例如：一本書流轉到什么環節了，或者一本書的當前成本是多少。

（六）ERP流程處理具有及時性

ERP管理的關鍵是“現實工作信息化”，即把現實中的工作內容與工作方式，用信息化的手段來表現。在現實工作中，有的時候各項業務頭緒很多，記錄不清容易使人頭暈腦脹，出錯誤也就在所難免了，如果統籌做的不太好，工作效率也容易打折扣，上了ERP系統之后，將工作內容與工作方式信息化了，把每一步進度都反映到ERP系統里，一看明了，就能形成ERP管理的信息化體系，才能擁有可靠的信息化管理工具。

二、ERP系統在出版企業應用的對策分析

（一）ERP系統在出版企業應用的范疇

1. 成本管理與單品管理

（1）成本管理應用。出版行業的成本核算具有延時性，主要是由于其特定的結算周期引起的，國內出版業的狀況是，很多時候，圖書已經銷售，銷售收入已經確認，而與收入相配比的成本，主要是紙張成本和印刷成本，由于未到結算日期，成本信息缺失，從而導致要進行頻繁的成本預估，待實際支付時再進行調整。在傳統模式下，出版企業成本核算多采取按定價的一定比例進行估算的方法，與實際成本差距甚遠。解決成本核算問題一直是出版企業財務負責人最為重視的問題之一。

（2）單書核算應用。這里說的單書核算是指對單個出版物的管理，要想搞清楚哪本圖書賺錢、哪本圖書虧損，就必須要實現單書核算;這樣才能進行業績考核，才能搞清楚哪個編輯為出版社貢獻大，哪個編輯貢獻小，等等。因此，無論是為了出版企業能夠優化選題方向，還是為了進行編輯人員、編輯部門的業績考核，單書核算都非常重要。

（3）單品成本核算應用。編輯中心使用圖書生產模塊，主要包括建立選題卡片，進行圖書基本信息的建立，這是進行單品成本核算的第一步，也是最基礎的，之后的稿費、編審費、其他費用等都通過唯一的代碼進行記錄及傳遞;印務中心使用出版模塊，主要包括建立印次卡片、設計單、發排單、材料出入庫、工價、校對費等，按照單品的唯一代碼進行記錄及傳遞;計劃財務部使用成本模塊，對編輯中心和印務中心傳遞的數據進行復核和記賬，分攤各種間接費用，每個月底對所有的單品進行成本結轉，得到實時的成本數據。由于是上游到下游的一條龍傳遞，代碼唯一，基礎數據不需要重復錄入，既節省了時間和人力，又能保障數據處理的及時和準確。

2. 預收賬款和應收賬款管理

在ERP系統中，營銷中心使用發行模塊，跟計劃財務部的應收預收模塊進行銜接，可以更好地管理預收賬款和應收賬款。用友ERP系統在發行模塊和應收預收模塊中引用了客商管理，使每一筆預收和應收的款項都有了明確的對象，在做收入沖銷預收賬款或應收賬款的時候明細到了客商，這樣在月底、季末或是年末，就可以很清晰的看到款項的歸屬，不用再人為的進行余額分析了。

（二）ERP系統在出版企業應用的準備工作

ERP系統建設是一項難度系數很高的系統工程，不僅要求人們改變管理理念，在管理方式、管理程序方面都需要發生較大的改變，對于傳統企業的管理來說是一場深刻的變革。實施ERP系統工程，我們要重點抓住以下幾點：

1. 堅定目標，全員重視

由于建設ERP系統比較復雜，不容易理解，需要投入大量精力，從客觀上決定了建設ERP系統必然會遇到較多的困難和阻力。在確定引進ERP系統后，電大出版社領導小組確定了詳盡的工作目標及執行進度，進行全員動員，大家積極參與，全力保證ERP系統的建設。通過反復深入的宣傳和引導，電大出版社全體員工背水一戰，不達目的不罷休。這種氛圍的形成，為克服實施中的困難提供了強有力的支持和保證。

2. 科學組織施工，確保進度和質量

（1）加強工作的推進力度。電大出版社ERP建設領導小組對每一階段的工作都定期召開會議，每次會議都對前一階段工作推進情況及效果進行總結評價，對下一步工作重點、實現目標做出具體部署，形成了一環扣一環的強力推進態勢。

（2）對技術骨干進行培訓。從每個部門挑選技術骨干作為ERP項目的聯絡員，率先對聯絡員進行培訓，使其掌握ERP系統設計思路和操作技能。聯絡員積極執行推進小組的意圖和要求，及時處理實施中遇到的各種難題。

（3）保質保量做好全員培訓。由系統開發商、推進小組對相應部門的員工進行培訓，使員工素質達到上線要求。

（4）堅持“先上線、后完善”的實施原則。由于從舊系統導入到ERP系統的數據龐大而且復雜，準備工作千頭萬緒，為保證ERP系統能夠按照原計劃的進度運行，電大出版社ERP領導小組決定先上線，之后再根據實際運行中暴露的問題進行微調，使ERP系統逐步完善。

（5）各個部門大力支持配合，全力攻關。在ERP系統建設過程中，總編室、編輯中心、印務中心、發行部、計財部等部門全力支持與配合，尤其是發行部和計財部，在上線ERP系統的同時，還保留了以前一直在用的系統，兩個系統并行，就是為了保證數據的準確性，充分驗證ERP系統的數據，同時可在ERP系統不能解決實時發生問題的同時，保證工作的連貫性和及時性，再多給ERP系統一點時間進行完善，保證了ERP系統按計劃推進。

三、ERP系統應用過程中存在的風險與防范

（一）前期準備階段的風險與防范

1. 選擇和設計ERP軟件的風險及解決方案

目前，適合我國出版企業的ERP軟件很少，各個出版企業的業務流程也不盡相同，所以，大多數出版企業在ERP系統的應用上仍然是走“量身定做”的模式。ERP系統作為一種管理工具，整合了企業的管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力等因素，因此，出版企業要充分考慮到自身的管理基礎、具體需要、人員能力以及實施條件等因素，一旦前期設計存在缺陷，后期很難彌補，嚴重的話將直接導致ERP系統流產。這就需要出版企業在前期準備階段，詳細梳理各個部門的業務流程，提前做好需求統計工作，每項業務所需字段，以及各項業務有聯系的部門之間進行溝通等等。前期的設計一定要全面，也要有前瞻性，避免系統正式上線之后做大的調整。

2. ERP上線前歷史數據移植的風險及解決方案

正確的數據移植是保證新舊系統數據正確銜接的必要保障。一旦出現差錯或是有考慮不周的地方，會給后續業務處理帶來不可預估的風險。要想最大程度上的避免此類風險，首先，要搞清楚出版企業都積累哪些數據，哪些數據要進行移植，提前做好相關準備。有一些數據是各個部門在開展業務活動時都需要的數據，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客戶信息、供應商信息等，這些數據在整個系統中會被不同部門的人員共同使用，這是保證數據一致性的基礎。由于之前各個部門都分別使用了獨立的信息系統，所以在數據準備階段，就需要分析清楚基礎數據以哪個部門、哪個系統的為準。其次，舊系統的數據一般質量較低，也較分散，ERP系統對基礎數據的完整性要求比局部信息系統要高，因此，出版企業的各個獨立信息系統在向ERP系統切換時，很多數據需要由專人進行處理，以符合ERP系統對數據的要求，提高數據匹配的準確性。

（二）實施過程中可能產生的風險與防范

1. 降低實施成本

大多數ERP系統的實施都超過了預期的成本和項目期限。由于前期對需求的調研不夠全面和深入，導致在實施過程中不斷加入新的需求，使成本不斷提升的風險;或是流程梳理過程中對業務的認識不夠充分，沒有前瞻性，導致跟賬過程中麻煩頻出，項目期限不斷延長的風險。這同樣需要在項目初期做好調研工作，做好長遠規劃，明確現實目標，把能想到的盡量都考慮進去，對本企業的發展及業務需求具備一定的前瞻性。依據出版企業的發展戰略，縱觀生產、經營、管理的所有環節，對信息化工作做長遠的、整體的安排是必要的。做好各項準備工作，在實施過程中加強和ERP系統開發人員的聯系，描述遇到的問題時詳盡、清晰，盡量匯總各個部門的問題，一并集中解決，避免重復開發或是開發脫節。

2. 提高計算機系統的安全性

ERP系統不像我社之前使用的系統是在電腦裝客戶端，而是網頁版，方便大家隨時隨地辦公，打破了地域性和時間的束縛，隨之而來的就是風險的防控。由于是網頁版，只要錄入正確的網址，下載相應控件，任何人都能看到本單位的登陸頁面，用戶名也很簡單的使用了姓名的拼音，很容易被破解。一旦有心存不軌的人進入到本單位的ERP系統，賬目就被一覽無遺，如果被篡改，那就是致命的了。改進方法：配備U盾，就像銀行網銀系統一樣，進行身份驗證;或者綁定手機，密碼加手機驗證碼登陸;及時解除離職人員的登陸權限;服務器每天定時備份數據，保存足夠的時間。

四、結論

ERP系統的實施對于電大出版社具有里程碑的意義，通過用友出版業務ERP綜合管理系統在電大出版社信息化管理中的應用，對以往各業務部門各自為政，相同業務數據存儲信息不唯一，有了明顯的改善，工作效率明顯提高。隨著大家對ERP系統的操作越來越熟悉，業務銜接也越來越暢通，實現了想要的檔案信息數字化維護、查詢和管理，從選題的申報、編輯加工、生產印制、成書入庫、圖書發行、財務核算等，一系列的圖書數據，只要按步驟處理了業務單據，所有需要的信息管理字段，就都存儲在系統中了，不僅方便了查閱，而且更準確，夢想多年的單書成本核算不再是遙不可及了。

參考文獻：

[1]林華.淺談出版業務ERP系統實施過程中的數據準備[J].科技與出版，2009（02）.

[2]王俊峰，卞濤.ERP系統在出版行業的應用分析與對策研究[J].合肥工業大學學報（社會科學版），第20卷第一期，2006（02）.

（作者單位：中央廣播電視大學出版社有限公司）