新時(shí)期獨(dú)立學(xué)院檔案管理規(guī)范化探討

余巍巍　許俐俐

摘 要：隨著國(guó)家對(duì)教育重視程度的不斷加大，獨(dú)立學(xué)院近幾年發(fā)展的越來(lái)越快，很多獨(dú)立學(xué)院已經(jīng)脫離于母校，獨(dú)立的開(kāi)展教學(xué)任務(wù)，實(shí)行自我管理的方式，所以檔案管理在獨(dú)立學(xué)院的管理中占有重要的位置。筆者通過(guò)對(duì)獨(dú)立學(xué)院加強(qiáng)檔案管理的意義進(jìn)行介紹，提出加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

獨(dú)立學(xué)院是近10多年來(lái)中國(guó)高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，是國(guó)家為擴(kuò)大高等教育資源，按照全新的機(jī)制和模式創(chuàng)辦的本科學(xué)院。截至2015年上半年，教育部批準(zhǔn)的獨(dú)立學(xué)院共有275所。這種全新的辦學(xué)方式給獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作也帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。辦學(xué)初期，獨(dú)立學(xué)院是作為母體學(xué)院的二級(jí)學(xué)院存在，因此其檔案放在一起進(jìn)行管理，隨著教育體制的不斷深入，獨(dú)立學(xué)院正逐步脫離母體院校，獨(dú)立運(yùn)行。因此，其檔案工作也就不能再雞鴨同籠管理。成立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展具有重要的作用。

1 獨(dú)立學(xué)院檔案規(guī)范化建設(shè)的意義

獨(dú)立學(xué)院進(jìn)行規(guī)范化檔案管理有助于教學(xué)任務(wù)的順利開(kāi)展。首先，檔案管理工作的有效開(kāi)展，與教學(xué)、教務(wù)人員以及一些日常事務(wù)的開(kāi)展有著重要的聯(lián)系，教學(xué)工作的開(kāi)展，都是通過(guò)檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，其記錄的真實(shí)性對(duì)學(xué)校正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展具有重要的作用。其次，檔案信息化在對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作進(jìn)行真實(shí)的記錄以外，還是檔案信息的重要資源之一，學(xué)校可以通過(guò)這些檔案為教師和學(xué)生提供信息服務(wù)，一方面開(kāi)展檔案規(guī)范化管理是為了獨(dú)立學(xué)院自身的發(fā)展；另一方面也是學(xué)校接受水平評(píng)估及專業(yè)評(píng)估的檢查依據(jù)；其次，由于獨(dú)立學(xué)院剛脫離母體進(jìn)行管理，在檔案管理工作上還屬于剛剛起步的階段，管理機(jī)制不夠健全，檔案管理人員專業(yè)水平也不是很高，只有加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，才能更好地保障學(xué)校教學(xué)任務(wù)的有效開(kāi)展。

2 獨(dú)立學(xué)院檔案管理存在的主要問(wèn)題

獨(dú)立學(xué)院在辦學(xué)之初，是作為母體學(xué)院下面的一個(gè)二級(jí)學(xué)院進(jìn)行管理，所有的檔案管理工作都是放在整個(gè)母體學(xué)校中統(tǒng)一進(jìn)行管理的。隨著教育體制的不斷發(fā)展，獨(dú)立院校逐步從母體學(xué)校中分離出來(lái)，在檔案管理方面獨(dú)立出來(lái)的時(shí)間也很短，其自身的設(shè)施不夠完善，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)面臨著很多的困難。其主要存在的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)。

2.1 意識(shí)問(wèn)題

由于原來(lái)獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展都是依托于母校進(jìn)行的，在管理方式上有著很強(qiáng)的依賴性，由于其分離的時(shí)間比較短，多以在檔案管理的意識(shí)上還是十分淡薄，不但在教師隊(duì)伍中的意識(shí)淡薄，學(xué)校的管理者也不是十分注意對(duì)檔案的管理，這就使得學(xué)校整體上對(duì)管理工作不夠重視，再加上一些基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，缺乏對(duì)檔案工作系統(tǒng)的管理。

2.2 制度問(wèn)題

獨(dú)立學(xué)院原有的管理方式是依托于母校發(fā)展的，所以在管理制度上都是與母校一致的，其自身沒(méi)有明確的管理方案，所以在獨(dú)立發(fā)展以后，一些規(guī)章制度并不是十分健全，對(duì)一些工作的劃分也不是十分明確，而且很多檔案材料都存在著丟失的現(xiàn)象，在檢查時(shí)都是應(yīng)付了事，嚴(yán)重影響工作的正常開(kāi)展，在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集的過(guò)程中存在很大的隨意性，名有明確的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)定，給教學(xué)任務(wù)的開(kāi)展帶來(lái)很大的障礙。

2.3 管理問(wèn)題

獨(dú)立學(xué)院的開(kāi)展時(shí)間較短，沒(méi)有一套完整的管理制度，使得檔案管理工作難以正常開(kāi)展，其主要表現(xiàn)為以下幾方面：檔案管理制度不夠健全，原有的管理制度都是與母校一致的，并不適合獨(dú)立學(xué)院業(yè)務(wù)的開(kāi)展，所以很多規(guī)章制度都存在部分的情況；檔案管理的工作人員意識(shí)薄弱，工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，而且對(duì)于檔案的管理水平也比較低，基本上都是屬于應(yīng)付了事的情況；而且檔案管理工作與實(shí)際工作脫節(jié)，嚴(yán)重阻礙了正常教學(xué)任務(wù)的開(kāi)展。

2.4 經(jīng)費(fèi)問(wèn)題

原有的獨(dú)立學(xué)院管理經(jīng)費(fèi)都是與母校共同使用的，在進(jìn)行獨(dú)立運(yùn)作后，其經(jīng)費(fèi)上的力度非常有限，重心都投放在教學(xué)上，檔案管理上的投入非常少，很多管理設(shè)備已經(jīng)老化，難以適應(yīng)正常工作的開(kāi)展，甚至很多管理人員還是用手工的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理的時(shí)候非常少，由于資金支持的不到位，學(xué)校也很少為管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，在業(yè)務(wù)管理水平上也存在嚴(yán)重落后的局面。因此在獨(dú)立學(xué)院開(kāi)展檔案規(guī)范化管理上，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題是最重要的制約因素。

3 規(guī)范獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作的措施

針對(duì)獨(dú)立學(xué)院在檔案管理中存在的問(wèn)題，必須采取有效的措施加以解決，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，這樣才能提高其檔案管理水平，更好地服務(wù)教學(xué)。具體可以從以下幾方面做起。

3.1 依法治檔，建立健全規(guī)章制度

獨(dú)立學(xué)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行，近幾年針對(duì)獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展，我國(guó)頒布了很多的法律法規(guī)，所以學(xué)院在開(kāi)展工作時(shí)，要依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)進(jìn)行，把學(xué)校的正常工作開(kāi)展納入到檔案管理的工作中去，以便更好地促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

3.2 完善組織機(jī)構(gòu)

獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展時(shí)間較短，所以在很多管理機(jī)構(gòu)上還不是十分健全，要想有效的開(kāi)展檔案管理工作，首先就要建立專業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，做好責(zé)任劃分，把檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到實(shí)處，通過(guò)相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制對(duì)其工作的管理水平進(jìn)行探討，把管理人員、技術(shù)人員、監(jiān)督人員分開(kāi)來(lái)管理，以保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。

3.3 加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)

獨(dú)立學(xué)院的很多檔案管理人員責(zé)任心不是很強(qiáng)，多以要想保證管理工作的有效進(jìn)行，必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，通過(guò)組織其進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理方法，借鑒其他學(xué)校先進(jìn)的管理方法，針對(duì)該學(xué)校的實(shí)際工作開(kāi)展，制定自己的檔案管理方法，使其可以更好地為學(xué)校的業(yè)務(wù)開(kāi)展服務(wù)。

3.4 開(kāi)展形式豐富的培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案人員素質(zhì)

開(kāi)展各種形式的活動(dòng)，調(diào)動(dòng)廣大檔案人員的積極性，促進(jìn)檔案隊(duì)伍上臺(tái)階。不定期對(duì)人員進(jìn)行檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，更要對(duì)人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，以加強(qiáng)檔案管理策略的有效程度。每學(xué)年舉辦檔案工作評(píng)比活動(dòng)，組織對(duì)學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行檢查、評(píng)比。最大限度調(diào)動(dòng)檔案人員工作的熱情和積極性。

3.5 大力提升獨(dú)立學(xué)院檔案管理信息化水平

現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代，作為高校檔案建設(shè)和管理基礎(chǔ)的獨(dú)立學(xué)院，也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新時(shí)代學(xué)校、學(xué)院建設(shè)和發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)、粗獷式獨(dú)立學(xué)院檔案管理模式已不能適應(yīng)高校改革深入的需要。只有運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極推行教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，建立教學(xué)檔案信息平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理，以全新的工作方式及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)，才能對(duì)獨(dú)立學(xué)院優(yōu)化人才培養(yǎng)、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展和提高辦學(xué)質(zhì)量起到積極的推動(dòng)作用，使獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作逐漸步入正規(guī)化和現(xiàn)代化的軌道。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作介紹可知，獨(dú)立學(xué)院作為異軍突起的新生事物，在發(fā)展的過(guò)程中還存在著不少問(wèn)題，尤其是將高等教育作為產(chǎn)業(yè)來(lái)經(jīng)營(yíng)的辦學(xué)模式，往往只顧及眼前利益，而忽視將檔案工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期目標(biāo)進(jìn)行建設(shè)。因此，獨(dú)立學(xué)院檔案管理規(guī)范化是新時(shí)期檔案管理工作的明確要求。在當(dāng)前新形勢(shì)下，首先需要加快觀念的改變，盡快擺脫依賴母體院校的管理理念，完善管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的功能性，推動(dòng)檔案管理工作逐漸向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路發(fā)展。

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