新形勢下檔案管理工作的規范化

曹莉

摘要：近年來，隨著我國經濟水平的不斷提高，各個領域都進入了高速發展階段，與此同時，很多有價值的資料、文件也隨之增多，這對檔案管理工作提出了全新的要求。為此，在當前的新形勢下，檔案管理部門應當加快實現檔案的規范化管理。基于此點，本文首先簡要分析了檔案管理現狀，在此基礎上對新形勢下檔案管理工作規范化的實現途徑進行論述。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

一、檔案管理現狀分析

從國內目前檔案管理工作的總體情況上看，雖然較之以往有了較大程度的改善，但由于受到多方面因素的影響和制約，使得檔案管理仍然存在一些不足之處，具體體現在如下幾個方面：

（一）制度有待完善

對于檔案管理而言，制度是相關工作開展的指導依據，若是管理制度缺失，則會對檔案管理的有序進行造成一定程度的影響。雖然很多檔案管理部門也都針對檔案管理制定了相關的規章制度，但由于領導對該項工作的重視程度不夠，致使與檔案管理有關的制度、章程并不完善，對檔案管理工作的約束和控制作用未能獲得充分發揮。

（二）人員素質有待提升

檔案管理是一項系統性較強的工作，其中涉及了多個環節，如資料收集、整理、歸檔保存等等，如果檔案管理人員的綜合素質和專業水平不高，將很難勝任崗位工作，極不利于檔案管理規范化目標的實現。有的檔案管理部門在人員的聘用上并未進行嚴格的限制，從而導致管理人員的素質良莠不齊，在實際工作的開展中，難免會出現各種問題，這在一定程度上制約了檔案管理效率和水平的提升。

二、新形勢下檔案管理工作規范化的實現途徑

（一）提高領導的重視程度

在當前的新形勢下，想要實現規范化的檔案管理，相關領導必須對本單位的檔案管理工作予以足夠的重視，并盡可能抽出一些時間，親自參與到檔案管理工作當中，本著可持續發展的理念，對檔案工作進行科學的戰略部署，以此來確保檔案工作的貫徹執行。首先，單位領導及檔案主管人員應當積極參與上級有關部門組織召開的與檔案管理工作有關的活動，如宣傳會、培訓會、交流會等等，通過這些活動，可以對檔案管理工作有一個更加深入的了解和認識，有助于提升自身的檔案意識。其次，單位領導應當督促有關部門制定檔案工作制度，進一步明確檔案管理規范化的目標，為這一目標的實現付諸努力。再次，為確保本單位檔案工作的有序進行，單位領導應賦予檔案管理人員指導行文和歸檔的權利。

（二）建章立制規范管理

相關的規章制度是確保檔案管理規范化目標得以實現的前提和基礎，因此，必須加快建立并健全與檔案管理工作有關的規章制度，從而使檔案管理工作的各個環節有章可循、有制度可依。首先，應在單位領導的分工職責中對本單位的檔案管理工作加以進一步明確，并在如下內容中體現檔案工作：目標管理考核細則與考核結果、任務分解表等。同時在對本單位綜合計劃進行制定的過程中，應當充分考慮檔案硬件設備和操作軟件的實際需求，以此來確保檔案管理的設備設施齊全完備、經費充足到位。為調動相關部門及人員參與檔案管理工作的積極性，可在以下制度中體現出檔案管理：部門考核制度、個人崗位責任制等，對于檔案工作搞得好的部門和個人應給予適當的嘉獎，并對疏忽大意、玩忽職守造成重要檔案文件損失的部門和個人視其情節輕重進行懲處。其次，健全檔案管理制度，使檔案管理的主要環節都能按照規范標準的要求進行。

（三）應用檔案管理技術

在當前的新形勢下，對檔案管理工作提出了更高的要求，為實現規范化管理的目標，檔案管理部門應當對檔案管理技術進行合理應用。

1.計算機網絡技術

歸檔是檔案管理的重要工作之一，為使歸檔更加規范，并提高歸檔效率，可利用計算機網絡技術，檔案管理人員只需要根據不同類別便可將相關檔案上傳至網絡硬盤當中，由此簡化了歸檔流程，若是應用無線網絡技術，則可實現遠程操作，借助手機或是移動設備上的APP，可直接完成檔案的歸檔存儲，由此可大幅度提升工作效率。

2.數字標簽技術

雖然電子檔案的數量越來越多，但部分單位中的紙質檔案仍是檔案管理工作的重點，為實現高效、快捷、規范的管理目標，可以應用數字標簽技術，該技術是物聯網的核心組成部分，在每一份檔案上貼好數字標簽后，便可通過遠程的方式對數字標簽進行識別，由此可使紙質文檔的管理更加輕松，工作效率也會隨之大幅度提升。

（四）提高人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接關系到檔案管理工作的效率和水平，同時也是規范化目標得以實現的基礎，為此檔案管理部門應當不斷提高檔案管理人員的綜合素質和專業技術水平，從而使其能夠更好地完成崗位工作。首先，應加強對檔案管理人員現代化知識的培訓，并對其進行法律法規的宣傳，使之了解并遵守檔案工作的政策、法規。其次，應對原有的管理理念進行創新，做到與時俱進，完善自我，充分發揮出自身的潛能，運用先進的管理理念開展相關工作，確保檔案管理規范化目標的實現。

三、結論

綜上所述，檔案管理是一項較為復雜且系統的工作，由于其中涵蓋的內容較多，為提高管理效率和水平，應當加快實現檔案的規范化管理，通過提高領導的認識、建章立制以及運用新的管理技術等途徑，確保檔案管理工作的有序開展，這對于推動我國檔案管理事業的發展具有重要意義。

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