云筆記中的頭腦風暴

萬立夫

為了做好一個產品或者項目，很多公司在之前都要開很多討論會。如果會議開完以后突然有新的想法，也只好等待下次會議才可以繼續討論。其實現在我們完全可以利用云筆記，時時刻刻記錄我們的好想法和好點子。再加上云筆記中的協作管理功能，就可以在云筆記里面直接開展一場頭腦風暴。

印象筆記篇

共享特定筆記本

說到云筆記很多人首先會想到“印象筆記”，那么通過它如何進行筆記的分享和協作呢？首先我們在“印象筆記”左側的筆記本列表中，任意在一個筆記本上點擊鼠標右鍵。在彈出的菜單里面選擇“創建筆記本”命令，接著在彈出的對話框里面設置一個筆記本的名稱。這么做的目的就是，將自己的私人筆記與可以公開的筆記區分開來。接著在剛剛創建的筆記本上單擊右鍵，在彈出的菜單里面選擇“共享筆記本”命令，在彈出的對話框可以選擇“共享”或者“發布”命令（如圖1）。

比如我們這里就點擊“共享”命令，在彈出的設置窗口的“共享”輸入框中，輸入自己同事的“印象筆記”注冊郵箱，郵箱之間用英文的逗號進行間隔。接著在“附言”輸入框中，設置這個共享筆記本的使用說明。然后在“這些人”列表中選擇同事的操作權限，可以選擇“可以編輯和共享”、“可以編輯”和“可以查看”等權限（如圖2）。由于大家需要在筆記本里面討論相關的方案內容，因此必須要賦予他們可以編輯的權限。所有的編輯完成以后，點擊“共享”按鈕就可以了。整個過程和在谷歌在線辦公系統的操作非常類似，因此很多用戶應該都不會感到陌生的。

接受共享并編輯

當同事們接收到共享操作的請求郵件后，點擊電子郵件中的“添加筆記本”按鈕（如圖3）。在彈出的網頁里面根據自己的情況，選擇是“在應用內打開”或者“在瀏覽器上打開”按鈕打開。需要提醒大家的是，這一步非常的關鍵。如果不執行這一步操作，而直接進入到自己的“印象筆記”的話，是看不到我們共享的筆記本信息的。

接下來進入到自己的“印象筆記”，在左側的“查看我的筆記本”列表中，就可以看到“加入的筆記本”這項，這里面就是接收到的共享筆記本（如圖4）。點擊網頁上方的“新建筆記”按鈕，就可以將自己的工作想法以筆記的形式發布出去。當然也可以找到同事共享的筆記，在這個筆記內容中加入自己的想法，這樣無論是身在何處都可以時時刻刻開始討論。

有道云筆記篇

創建協作管理群組

國內用戶除了使用“印象筆記”以外，使用國內云筆記軟件的用戶也很多，比如知名的“有道云筆記”。現在安裝運行最新版本的“有道云筆記”客戶端，為了和同事們即時討論和交流，首先需要創建一個類似于QQ群的群組。點擊客戶端標題欄中的“云協作”按鈕，在彈出窗口的左側可以看到客戶端默認已經為用戶創建了一個群組。在列表中選中這個群以后，點擊窗口右上方的“群設置”按鈕，在彈出的窗口對群組的屬性進一步的修改完善。

比如我們可以重新自定義群組的名稱，并且加入一段群組的相關介紹。除此以外，為了避免陌生人進入我們的群組里面，還需要對加入群組的用戶身份進行驗證，所以這里將“加入身份驗證”選項修改為“需要身份驗證才能加入該群”這項（如圖5）。設置完成以后點擊“保存”按鈕，將剛剛的修改操作上傳到服務器里面。當然也可以點擊主界面左上方的“創建/加入群”按鈕，在彈出的菜單里面點擊“創建群”命令，在彈出的對話框設置群組的名稱、簡介和驗證方式等，點擊“確定”按鈕就可以創建一個新的群組。

加入特定協作群組

其他同事要想加入這個群組，“有道云筆記”為他們提供了兩種方式。首先我們點擊“群設置”窗口的“成員管理”標簽，在其中可以看到一個群號和一個邀請鏈接，通過QQ等方式將它們轉發給自己的同事就可以了（如圖6）。

如果同事也安裝了最新版本的“有道云筆記”客戶端，那么點擊左上方的“創建/加入群”按鈕，在彈出的菜單里面點擊“加入群”命令。在彈出的對話框輸入相應的群號，根據向導就可以完成群組的加入。如果用戶使用的是“有道云筆記”的網頁版，那么直接點擊接收的邀請鏈接，然后輸入自己的網易通行證信息登錄即可。

討論修改工作方案

現在點擊工具欄中的“新建”按鈕，在彈出的菜單里面點擊“筆記”按鈕。將已有的設計設計方案粘貼到編輯框里面，再點擊“發送”按鈕所有同事都可以看到了。“有道云筆記”相比于“印象筆記”，在窗口的右側有一個討論的區域。用戶只需要在討論區下方，輸入自己的討論意見或建議，點擊“發送”按鈕其他同事就可以看到了（如圖7）。如果只想針對某個用戶發送信息，那么只需要像微博那樣@用戶名即可。本來“印象筆記”也有一個名為“Work Chat”的即時通信功能，不過這個功能在國內使用不正常。

“有道云筆記”的客戶端會定時刷新，這樣用戶就可以看到最新的討論內容。當然用戶也可以按鍵盤的F5鍵，對內容信息進行手工的刷新操作。當對討論的內容達成共識后，任何一個群組中的同事都可以在筆記列表中選擇已有的設計方案，點擊鼠標右鍵選擇菜單中的“編輯”命令。在彈出的筆記編輯窗口中，就可以對方案進一步的編輯和優化（如圖7）。當編輯完成以后點擊“發送”按鈕，其他同事就可以看到全新的設計方案了，這樣就可以避免“印象筆記”中設計方案和討論信息在一起的情況。