檔案資源的保護與利用

張慧

檔案是人類社會活動的重要產物，也是人類社會發展的重要資源。保護和利用好檔案資源對社會政治，經濟，文化等各領域的可持續發展具有重要意義。

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是歷史的真實記錄。檔案以其來源的廣泛性、內容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰略資源的核心構成部分。檔案又是一種重要的社會信息資源，對于檔案資源，重要的是對檔案載體的保管保護，使其內容在安全環境中保持完整性連續性可持續性。同時，重視其資源所含信息的開發利用，實現檔案資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案資源得到充分合理的利用。

一、建立檔案資源管理制度，以法對檔案資源進行保護。

規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合《檔案法》要求，符合國情、行業特點和檔案管理實際，以適應本地，本單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。堅持制度執行的嚴肅性，檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

建立檔案資源利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度。對未公開的檔案資源要認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

規范檔案資源利用方式，避免不可挽回損失。檔案的利用不能無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密碼”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

建立檔案“副本”，以防重要信息資源的丟失。對重要的檔案信息資源建立副本，通常的做法是同一檔案的電子檔案和紙質檔案以及所屬的實物同時提交保存歸檔，對電子檔案還要進行備份。

二、挖掘檔案資源，豐富檔案內容

當今社會，騰飛發展，新生事物大量涌現，各種變革日新月異，它即是現實，又將成為歷史，全面系統收集檔案資料，豐富檔案資源刻不容緩。

檔案收集工作是檔案工作的起點，為檔案工作提供實際的管理對象，是檔案工作中一項極為重要的基礎性工作，是貫徹檔案集中統一管理原則的重要內容和首要措施，對于整個檔案工作的質量有著重要的影響。

檔案機構收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各門類、各種載體形態的檔案完整齊全地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系是一項復雜的系統工程，為了使檔案管理機構在履行職能使命、延續社會記憶、保障公民權益等各個方面充分發揮作用，真正擔負起讓歷史告訴未來的重任，必須確立具有時代特點的檔案收集工作理念，

建立具有時代特色的檔案資源體系，全面系統收集檔案資源，不僅要突出機關工作，更重要的是應反映基層建設，反映普通百姓的生活。當前檔案收集工作的重點，在于以檔案工作服務民生為契機，對民生檔案的內涵、類型開展系統的研究與梳理，建立健全與普通百姓生活密切相關的社會保障檔案、重點是社會制度建設檔案，經濟發展檔案，教育衛生檔案、工商管理檔案、民政司法檔案，使社會記憶留下更多的鮮活個體和精彩瞬間。

從戰略高度重視檔案資源體系的建設問題，強調檔案收集工作的統一規劃與頂層設計，充分發揮檔案收集工作的計劃、組織、指導、監督、檢查功能，層層抓落實，為檔案收集工作的規范發展提供法規、標準、組織保障。

根據社會發展的實際構建檔案收集工作的網絡體系，努力將檔案收集工作的觸角伸展到社會生活的各個層面、各個角落，而在檔案收集網絡中的每個節點，都應該有具體的責任人，并賦予其收集檔案、移交檔案的相應職責。

將檔案收集工作的觸角由歷史向現實延伸，由機關向基層延伸，由集體向個人延伸，由單一的紙質機關文書向多種類型多種載體文件材料延伸，實現從宏觀到微觀、從整體到細節的拓展，努力構建覆蓋人民群眾的、全面立體的檔案資源體系，從而為檔案工作滿足社會主義現代化建設全面發展需求奠定堅實的資源基礎。

三、改善檔案資源保存環境

按照國家有關規定單獨興建檔案庫房，并對原有檔案庫房進行改造，實現檔案庫房的現代化，數字化，自動化。對于非專門檔案部門也應設立專門的檔案室或檔案庫。不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

在閱覽室、閱讀室等檔案利用場所應采取防紫外措施。檔案庫及查閱檔案等用房均應消除或減輕紫外線對檔案、資料的危害。天然采風的檔案庫及其他業務技術用房應選用防紫外光玻璃和采用遮陽設施，防止陽光直射。檔案庫及查閱檔案等用房采用人工照明時，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。

嚴格控制對紙質檔案原件的復印利用，引進更為先進和高效的復印方式。紙質檔案原件，特別是保存年代較為久遠的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復印機光源高強度的照射會對其造成嚴重的傷害。目前主要是以復制件代替原件的方法，并進行定期的檢查和做拷貝。有條件的可采用數字復印機，對檔案原件進行一次掃描錄入作業，根據需要多次輸出，從根本上緩解檔案多次復印給檔案工作和檔案本身帶來的壓力。

紙質檔案數字化。采用對紙質檔案無害的檔案錄入設備，選用容量大，兼容性好的光盤存儲器。最大限度地減少檔案對空間的占有，將檔案編錄于數字程序，使檔案應用更加方便，并延長檔案的保存使用壽命。

通過館藏目錄數字化，建立館藏目錄查詢系統，建立各類全文數據庫、多媒體數據庫，建立以電子計算機、數據庫和網絡為基礎的現代電子型檔案信息服務模式，通過擴大收集文本、視頻、聲頻等數字信息，做好電子文件歸檔工作。努力做好各種重大紀念活動、重大事件及社會的熱點新聞的有特色的檔案專欄，對信息加以組織、整理，建成各類檔案數據庫。

四、檔案資源的開發利用

知識經濟時代到來，社會對檔案資源的需要量與日俱增，要求檔案打破地域，行業，部門界限，建立互聯網絡和信息平臺，實現檔案資源的共享。

對現有檔案資源進行鑒定分類和解密，對那些沒有保密意義的該降低密級的降低密級，該解密的解密；對需要普及的檔案資源納入普及系統，有些技術知識性的檔案資源納入信息檢索系統便于查閱。

建立集成系統，增加檔案資源的儲存量。增強綜合開發利用功能，全方位、多角度、多層次地開發檔案資源，實行一體化管理，形成檔案資源的管理網絡，以保證檔案資源的充分利用。

應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理。它的突出優點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。實現多次重復利用，聯網檢索，為檔案資源共享的實現創造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了開發能力和效率，進而提高檔案資源的利用率。用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

注重檔案資源的質量，努力使各門類檔案齊全，結構合理，完整精煉，為開發利用檔案資源打好質量基礎。對檔案實行規范化管理，實現檔案實體分類、編號、排架的標準化和規范化，做好檔案業務基礎工作，為利用檔案資源奠定檢索基礎。建立計算機檢索系統，建立數據庫，以滿足科學利用檔案資源的需要。

五、提高檔案工作者素質

檔案工作者的整治素質是應具有清醒有整治頭腦。其一舉一動都應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。與時具進，與時代要求相適應。

檔案工作者要系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。

檔案工作者要增強現代化意識、市場意識和法律意識。檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。檔案工作者要開發檔案資源并主動與市場經濟接軌，參與市場經濟活動，為市場服務。檔案信息資源傳播要求檔案工作者努力學習現代化設備的應用技術，促進檔案工作的發展跟上時代節拍，在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用，正當參與市場競爭。

檔案工作者要始終堅持科學文化知識學習。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。

對檔案工作者進行各項技能培訓。網絡改變了人們傳統的生活習慣，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關的技能培訓。一是軟件操作和維護技能培訓，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。二是網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織培訓，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅持自學的學習方式外，還可以到高校進行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優勢，在短時間內系統地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

（作者單位：濰坊學院）