檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用

張成麗

由于受到信息化和網絡化的影響，檔案信息數字化作為檔案信息資源開發利用的首要前提。并且根據國家電子檔案產業的相關政策，從信息技術應用的角度來分析。本文闡述了關于檔案信息數字化的發展方向和發展目標。同時，也對檔案信息資源的開發用途做了相關研究。

就目前來看，世界各國都向信息化，網絡化的方向邁進，由于各個國家間經貿和科技文化交流不斷的增進，來往的次數也不斷的增加，讓國內的電子政務和電子商務有很大的發展。尤其是在現代信息技術的迅速發展之下。出現了大量數字文件，面對這樣大量電子文件出現，如何做好電子文件收集和管理，是相關部門需要考慮的。為了處理好這些電子文件，就應該不斷的開發檔案信息資源，適當的滿足廣大客戶的需求，將檔案信息資源得到更大的利用。只有這樣才能夠解決在檔案信息應用中出現的問題。

一、檔案資源的數字化

檔案信息資源的數字化需要不斷的更新，不斷的發展。而檔案信息資源的數字化作為檔案信息建設中的前提工作，同時也是信息時代對檔案管理工作的要求，在檔案資源的數字化進程中，需要制定檔案數字化的計劃和目標，結合現在得人力、物力、財力，對檔案實行數字化的管理，在對檔案進行數字化管理的時候，檔案應該具備一定的代表性和典型性。因此，在對數字化應用的時候需要對電子檔案制定一個標準，保證電子檔案的格式更加地規范和統一。

二、檔案信息數字化為檔案信息資源的開發利用提供了基礎

現如今，信息資源的開發利用已經扮演著越來越重要的角色，在經濟增長方式的轉變中讓社會經濟的發展起到了了全面、協調的作用，為信息資源的可持續發展提供了重要的途徑。因此檔案管理部門要履行好相應的職責，采取相應的措施，將檔案信息數字化的工作做到最好，滿足社會的發展需要，提高社會信息資源的有效利用。

實行館藏檔案信息資源的數字化。根據相關調查，檔案在館藏中數量最多，不管是種類的數量還是文體的數量，都是多樣的。根據現代信息技術發展，出現了很多的電子文件，而檔案管理的工作正在朝著以前紙質文件向現如今由紙質版與電子文件共存的形式轉變，在這個轉變的過程中，檔案館藏出現了紙質版與電子版文件同時存在的特點。所以，相關部門為了將檔案數字化融入到檔案信息化建設中來，在檔案數字化制定了相關的規定和要求。在目前的情況來看，人力，物力，財力方面都存在著不足，利用數字化的檔案管理是必然要求。再利用數字化管理檔案的時候，需要制定相關檔案管理要求，對電子文件的格式需要進行規范和統一，減少電子文件的重復使用，避免資源浪費的現象出現。因此，相關的檔案管理部門，需要配合計算機信息技術部門研究紙質的檔案掃描設備，可以對不同的文件載體進行數據轉換，從而更好的保存轉換過后的電子文件，避免電子文件數據的缺失。

實行電子文件的收集、歸檔管理。檔案信息資源的開發和利用是檔案信息數字化核心和本質。而檔案信息數字化的主要工作就是對電子文件進行收集和歸檔。在檔案對電子文件的管理中使用的軟件各式各樣，電子文件的形式也是各式各樣，這就出現了數據沒辦法實現共享，在一定的程度上，阻止了電子檔案信息資源的開發和利用以及電子文件的收集和管理。這就要求檔案管理的相關部門需要做好電子文件的管理工作，合理，有序的做好電子文件的數據收集管理。只有這樣，才能滿足社會的發展和需求。為了能夠達到這一點。首先，就應該對電子文件實行合理的歸檔方案，建立檔案部門和電子文件管理部門，這些部門需要做好對檔案信息的管理工作，并且嚴格的執行，對電子文件的歸檔范圍，歸檔的方法，歸檔的要求需要了解，只有這樣才能夠保證電子文件能夠更好的歸檔。首先，需要將電子文件實行歸檔制度，檔案資源信息化建設的首要前提是將電子文件進行收集和歸檔。因此，需要建立檔案部門和電子文件部門，制定相關的檔案管理制度，各個部門之間要相互統一，相互負責，把信息的管理和規劃做到更好。并且將制定的這些制度，要執行下去。從電子文件的歸檔要求，歸檔方法，歸檔范圍，來提高電子文件的歸檔效率。其次，對于電子文件中的數據收集體系需要強化，因為在電子文件中文件開源渠道很廣，為了電子文件的質量，檔案管理的工作人員需要加強管理，不斷的提高數據收集的交換系統。所以應該對檔案管理的工作人員各個方面的能力，對于檔案信息進行統一的管理。

三、檔案管理的創新為檔案信息資源的開發利用提供了動力

檔案工作作為服務工作的一類，檢驗檔案信息的唯一標準就是對檔案信息資源的利用率和利用效果。為了滿足社會的發展需要，作為檔案管理人員就應該在管理方面加強服務意識，增加創新精神。提高檔案信息的利用率，來滿足社會發展的需求。第一，加強檔案制度的創新，不斷的完善檔案的管理制度，對檔案管理的服務制度也需要加強，服務范圍也要逐漸的變寬，設立更多的服務機構，提供一些檔案的咨詢服務平臺。第二，檔案管理工作人員的服務意識需要加強。

檔案管理的工作人員需要順應社會的發展，和社會的發展速度保持一致，不斷的創新，改變之前的檔案管理模式和檔案管理的方法。強化服務意識，滿足廣大用戶的需求，增加服務的質量和服務的水平。第三，檔案的服務體制要創新。為了增加檔案管理人員的服務意識，需要實行以人為本的檔案管理人員激勵機制，這樣可以提高檔案信息資源的優化配置，增加檔案信息資源的利用率，從而來提高社會效益和經濟效益。第四，保持檔案的教育創新 。根據工作中的實際情況，對于培訓的方式也需要不斷的更新，對檔案管理人才大力的培養，使這些人才更適合檔案管理的需要，來促進檔案信息化工作向數字化、信息化、網絡化的方向發展。

在檔案信息化的建設中和檔案信息資源利用的時候，在這過程中的工作有著復雜的特點，所以檔案管理工作在檔案信息化建設的基礎上，應該將檔案管理工作不斷向數字化、信息化、網絡化的方向邁進，同時也能夠為檔案資源的開發和利用提供良好的保障。

（作者單位：河南省南陽文化藝術學校）