做好檔案宣傳工作需要把握的幾個環節

郭飛

摘要：在新形勢下，如何開展檔案宣傳工作，需要重點把握哪些環節，筆者將重點從檔案宣傳工作的目的、策劃、機制、運用方式、評估效果五個方面進行闡述。

關鍵詞：檔案宣傳策劃評估效果

努力提高全社會的檔案意識，為社會公眾提供檔案服務，是檔案工作者的迫切愿望，也是檔案工作的根本所在。檔案宣傳的目的之一是擴大檔案及檔案工作的社會影響，提高社會公眾的檔案意識，使社會各方重視和支持檔案事業。為此，做好檔案宣傳工作，需要圍繞黨和國家的工作大局，圍繞檔案中心工作開展宣傳，策劃主題、組織計劃，把握檔案宣傳工作的策劃、組織、方法、效果等諸多環節，并注意各環節的前后一致，相互銜接，達到檔案宣傳目的性、整體性、有效性的高度統一。

一、明確檔案宣傳工作的目的

在進行檔案宣傳時，首先要明確檔案宣傳的目的，其主要目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業的建設和發展，擴大檔案工作的社會影響，增強社會公眾的檔案意識，使社會各方支持檔案事業的發展。受傳統觀念和歷史因素的影響，檔案宣傳的社會教育和提高國民素質的功能還沒有得到充分體現，檔案宣傳人員仍習慣于做好檔案職能部門固有的重要工作，缺乏宣傳檔案工作的意識，在思想上對檔案宣傳的認識不夠，對新形勢下檔案宣傳的特點和規律認識不清，檔案宣傳作為提高社會公眾檔案意識的重要目標沒有達到，社會公眾對檔案和檔案工作發展的認識還不深入。

客觀上講，在檔案宣傳的實際工作中，檔案工作者在社會公眾宣傳檔案工作中要達到什么樣的目標，圍繞該目標如何開展宣傳工作等問題考慮得不多，主要問題是不了解社會發展對檔案的需要，不研究社會公眾對檔案的真實需求，不分析社會公眾的工作、學習和生活實際與檔案的關系，導致與社會發展的現實和社會公眾的思想實際結合得不夠緊密。同時，檔案工作者不注意社會宣傳的整體效果，忽視社會公眾的差異性和層次性，直接影響到檔案宣傳的效果。加之社會公眾大多不具備相應的檔案管理的知識和技能，對檔案和檔案工作的認識和理解不到位，這就需要檔案工作者運用理論知識并結合實踐工作，對社會公眾的檔案意識進行引導，指引其正確認識檔案和檔案工作，使檔案、檔案工作與實際工作更貼近。而這就需要檔案工作者明確檔案宣傳的目的，提高檔案宣傳的效果，發揮檔案在社會生活中的重要作用，做到社會經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，檔案宣傳工作就應該延伸到哪里，這樣才會有更多的社會公眾去了解和認識檔案工作，關心和理解檔案工作，使檔案事業與其他各項社會事業協調發展，并服務于現代化建設。

二、做好檔案宣傳工作的策劃

策劃是做好檔案宣傳工作的重要基礎。做好檔案宣傳工作既要講究策略藝術，更要講究科學方法。古語講“運籌帷幄之中，決勝千里之外”，宣傳策劃就是為決戰前臺而于后臺的運籌。要根據宣傳的目的、意義、作用，宣傳的主題、對象、方式等，研究制定實施方案，統籌策劃。檔案宣傳涉及面廣，內容多，要站在全局的高度，進行整體考慮，科學規劃。一是策劃為先。檔案宣傳部門要通過策劃有目的地對社會公眾施加影響，借助各種手段宣傳檔案工作，提前策劃，制定宣傳方案，做到積極主動。要保證策劃后的檔案宣傳具有多維性、立體感，其包含的豐富的檔案信息能充分滿足公眾的參與情緒，影響公眾的觀念和行動。二是內容為本。過去有些宣傳之所以缺乏吸引力和感染力，一個重要的原因就是內容一般化、概念化、圖解化，離生活遠。通過挖掘檔案資源，豐富宣傳內容，宣傳檔案里的故事、規律、亮點等，把檔案里枯燥的內容變成有趣的故事、變成歷史的延伸、變成現實的對照，提高檔案宣傳的吸引力、感召力、影響力。三是手段為多。科學技術的進步帶來的是宣傳手段的多樣化、立體化，要注重發揮各種新興媒體的宣傳作用，拓展宣傳形式、手段，豐富和創新傳播渠道，在運用現有的宣傳形式上繼續擴大檔案的影響，充分發揮傳統媒體和新興媒體的聯合作用，形成整體的檔案宣傳態勢。

此外，宣傳策劃應當對所收集的信息反饋進行分析，及時對宣傳策劃進行調整和改進，不斷調整宣傳的方法和內容，使宣傳策劃不斷趨于完善，為宣傳工作爭取到更多的社會公眾，取得更好的社會效果。當然，宣傳所要達到的目標決定了宣傳的規模，并不是所有的宣傳都是做得越大越好，在進行策劃的時候，還要實事求是，應當明確宣傳工作是僅僅在單位或者系統內產生一定的影響，還是在更大的范圍內產生一定的影響，又或是在全國都要有一定的影響。只有預期目標明確了，宣傳策劃才能明確宣傳范圍、時間等其他因素。

三、落實檔案宣傳工作的機制

宣傳貫穿于檔案工作的各個環節，是一個復雜性、系統性、長期性的工程，需要一個科學、合理、完善的組織機制，形成一個領導負責、合理設置、齊抓共管、上下合力的宣傳機制。檔案宣傳工作要從事關檔案事業全局和發展的戰略高度來認識檔案，要結合檔案事業發展的客觀需要，抓好工作的每個環節。根據宣傳主題，既要建立組織機構，又要明確責任人和部門的職責；既要發揮責任人的作用，又要使業務部門合理分工和相互配合，共同服從統一的指揮，形成宣傳的有機整體。一要理順內部關系。檔案宣傳涉及很多部門，互相配合，齊抓共管尤其重要，其根本是要使有關人員對檔案的主題有共同的了解，使思想、認識一致，達到工作的方法和程序的一致性。這樣做的目的是使每個部門和成員能履行職責，分工合作，密切配合，工作有序，形成檔案宣傳工作的合力。二要加強外部的合作。第一，發揮主管部門的指導、統籌和引領作用，聯合業務部門，整合力量、整體運作、發揮合力，共同開展檔案宣傳工作。第二，圍繞檔案工作大事要事，主動加強與行業媒體和各類社會新聞媒體的溝通聯絡，加大宣傳報道力度，形成平面媒體、廣電媒體、網絡媒體的互動，達到新聞宣傳與信息宣傳互動的立體宣傳效果。第三，檔案部門還可與國外相關部門合作，開展國際檔案宣傳，進行國際間的合作與交流。

四、科學運用檔案宣傳工作的方式

近年來，檔案事業的發展和檔案部門的廣泛宣傳，引起了社會各界的關注，檔案部門也逐漸形成了具有特色的宣傳方式。要科學合理地運用這些方法，提高檔案宣傳的影響力，一要配合黨和國家的重大政治、經濟、文化等活動，舉辦各種形式的展覽或長期的檔案陳列展。二要邀請社會公眾參觀檔案館以了解檔案、檔案工作、檔案工作者或提供檔案查閱服務，為百姓利用檔案提供方便。三要運用業內媒體和社會媒體，向社會宣傳檔案知識，特別是利用網站、微博、微信等新興媒體進行檔案的宣傳。四要拍攝反映檔案事業建設成就的電視片等并將其在電視臺播放，制作檔案法制宣傳動漫片等在公共媒體上播出，尤其是根據館藏檔案拍攝記錄片、電視片，發揮檔案的價值和作用。五要印發檔案期刊、雜志和書籍，宣傳檔案理論、檔案工作、檔案工作者，進行檔案業務研究、工作情況說明、典型人物介紹等，提高社會公眾對檔案工作的了解和支持。此外，檔案工作會、編史修志、編研等都應是開展檔案宣傳工作的重要方式。

開展檔案宣傳工作，要達到預期的宣傳效果，就需要從宣傳的方式方法上改變固有的思路和方式，豐富和創新傳播渠道，以目的為出發點，尋找與宣傳內容相匹配的方式，處理好方式與目的、效果之間的關系。宣傳方式是吸引百姓關注檔案的重要手段，是了解檔案和檔案工作的橋梁。目前，檔案在社會公眾中具有的獨特神秘感正在逐漸褪去，越來越多的社會公眾愿意去認識和了解檔案和檔案工作。因此，檔案的作用必須與百姓的生活相聯系，與百姓生活的相關性越高，越容易引起他們的共鳴。檔案宣傳要根植于百姓的記憶中，形成有影響的檔案“品牌”，而這與愿意接受這種“品牌”以及各種宣傳方式密切相關。

五、評估檔案宣傳工作的效果

在檔案宣傳過程中，雖然檔案部門花費了大量人力、物力和財力來加強檔案宣傳工作，但由于缺乏對宣傳工作的評估，影響了檔案宣傳工作的發展。因此，檔案部門在不斷加強宣傳工作力度的同時，不能忽視對宣傳工作效果的實際評估。評估宣傳工作的過程及每個步驟其主要目的是保證檔案宣傳取得最大的實際效果。其效果的評估實際上是對整個過程中所涉及的每個要素進行評價。

評估方法較多，有抽樣調查法、問卷調查法，還有指數法等。這就需要檔案宣傳部門聘請有關專家設計出具體可行的指標，合理分配權重，根據調查的有關指標數據或統計結果，進行綜合打分。同時還要進行全面的評估。可將評估分為事前、事中、事后三個階段，事前的評估主要是對宣傳活動開展前的環境作評估，主要包括活動的策劃、材料的準備、人員的安排等環節的評價；事中評估是對開展的效果進行評估，是影響宣傳活動效果的關鍵，主要包括活動的組織、宣傳、保障等環節的評價；事后評估是總結性的評估，對整個宣傳工作涉及的因素、產生的實際效果實行整體的評估，尤其是要注意檔案宣傳活動后社會公眾檔案意識的增強和行為的變化。總之，通過對檔案宣傳工作的綜合評估，找出檔案宣傳工作中存的問題，明確差距和不足，改進和完善檔案宣傳工作，提高社會公眾的檔案意識，推動檔案宣傳工作向新的高度邁進。