淺議企業(yè)基建工程的檔案管理工作

黎曉英

摘 要：對企業(yè)基建工程的檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理，可為項目順利實施和產(chǎn)生效益提供有力保障，文章對如何做好企業(yè)建設(shè)工程項目檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)基建工程；檔案管理

中圖分類號：F284；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）18-0036-02

中國有色集團(tuán)（廣西）平桂飛碟股份有限公司是中國有色礦業(yè)集團(tuán)有限公司旗下控股公司，是一家集投資、產(chǎn)業(yè)、貿(mào)易、科研于一體，跨有色金屬采掘、冶煉、化工、電力、建材、設(shè)計等多個行業(yè)的大型企業(yè)。公司目前重要的基建項目有：珊瑚礦采礦權(quán)北部、深邊部資源和現(xiàn)有三個探礦區(qū)勘查工作；礦山殘礦回收、細(xì)泥中鎢錫金屬回收、硫化礦含多種金屬綜合回收，鎢項目深加工技術(shù)改造；鈦白粉磨礦系統(tǒng)、煅燒系統(tǒng)等技術(shù)改造；電網(wǎng)改造等，對這些基建工程的檔案進(jìn)行科學(xué)有序管理，可為項目的順利實施和產(chǎn)生效益提供有力保障。

企業(yè)基建工程項目從提出、立項、審批、設(shè)計、招投標(biāo)、施工到竣工驗收后所形成的大量文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體形式的文件材料，構(gòu)成了基建工程項目的檔案，它們真實記錄和反映了基建工程項目建設(shè)活動的全過程，為工程項目建設(shè)進(jìn)行審計、管理、驗收以及生產(chǎn)維護(hù)、技術(shù)改造提供了重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)企業(yè)基建工程檔案管理工作具有重要意義。

1 當(dāng)前企業(yè)基建項目檔案管理中的不足

1.1 不重視檔案管理工作

對于企業(yè)建設(shè)項目這么一個繁雜的系統(tǒng)工程，抓進(jìn)度、落實安全生產(chǎn)、組織人員等成了工程項目領(lǐng)導(dǎo)的重點工作，放置了其主要精力，對整個項目建設(shè)過程中的檔案管理工作重視程度不夠，加上建設(shè)項目往往條件都較艱苦、人員流動性也大，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。普遍存在以下問題：一是對項目檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，二是對基建項目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)的現(xiàn)象。再者，通常基建各項工程門類繁雜多樣，參與建設(shè)單位又多，他們之間協(xié)調(diào)溝通往往也不夠或不及時，人員溝通交流少，甚至困難，這也會給建設(shè)過程中收集整理檔案資料增加障礙，增加項目檔案資料的完整歸檔的困難。假如檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，單位又對檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，更會使檔案管理工作出現(xiàn)各種漏洞，嚴(yán)重時甚至造成銜接脫節(jié)，使得檔案資料流向不明和丟失。

1.2 檔案資料基礎(chǔ)工作不強(qiáng)

綜合性、成套性、真實性、準(zhǔn)確性是基建工程項目檔案的特點，在日常工作中具有極高的利用率。本來項目建設(shè)與檔案管理工作兩方面的專業(yè)性都很強(qiáng)，而參建的各單位又普遍存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，基建的工程技術(shù)人員和檔案管理人員又互相不了解對方的專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，不認(rèn)真執(zhí)行工程檔案和工程建設(shè)同步的原則，對于一些職責(zé)不明確和管理松散的項目更甚，造成工程項目管理和技術(shù)文件資料不時出現(xiàn)分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，而對建設(shè)項目檔案的收集、整理與歸檔工作無法做到及時、準(zhǔn)確，也會造成企業(yè)建設(shè)項目檔案工作滯后，影響工程各方面對項目檔案資料的利用工作，這就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2 做好企業(yè)建設(shè)工程項目檔案管理的建議

2.1 重視企業(yè)項目建設(shè)工程檔案管理工作

根據(jù)國家相關(guān)核準(zhǔn)項目的審批制度和要求，對于企業(yè)投資建設(shè)項目，從項目前期論證開始，到項目支撐性的文件設(shè)計審批，均受嚴(yán)格規(guī)范的制度和條件約束。同樣，國家監(jiān)管部門對工程施工的過程及竣工投入使用的全過程的監(jiān)管和監(jiān)督也貫穿企業(yè)建設(shè)項目實施的全過程。而作為礦山工程項目的企業(yè)建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作作為工程項目全面管理的基礎(chǔ)，為項目順利實施和產(chǎn)生效益提供了根本保障。項目負(fù)責(zé)人不但要抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)，同時也要重視檔案管理工作，把工程項目的檔案管理工作列為日常管理工作的不可缺少的一部分，安排懂檔案管理，業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，配足檔案管理所需設(shè)備設(shè)施，保障檔案管理工作的正常有序的開展。

為了使檔案管理工作水平不斷提高，還應(yīng)積極組織、選派檔案工作人員參加各種檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)建設(shè)項目的管理要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)和各單位的關(guān)系，做到步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，樹立項目業(yè)主即建設(shè)單位是項目建設(shè)整個過程的統(tǒng)領(lǐng)者的地位，將項目的檔案管理統(tǒng)一歸口到建設(shè)單位的檔案管理部門，以利于更有效開展檔案管理。建設(shè)單位的檔案管理人員要負(fù)起對參加建設(shè)的各部門、各單位的檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督、協(xié)調(diào)，保證檔案管理工作與施工建設(shè)同步的責(zé)任和義務(wù)。

為了使檔案管理工作能夠有序開展，還應(yīng)制定基建檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，向有關(guān)人員普及檔案管理的知識，同時也應(yīng)使檔案管理人員通過跟建設(shè)專業(yè)技術(shù)人員溝通、交流和學(xué)習(xí)獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識，提高檔案管理的水平。

此外，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，建立其個人信息系統(tǒng)，明確各自的分工和職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項規(guī)章制度。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)建設(shè)工程項目檔案資料的收集和整理

圍繞“收集歸檔”這一檔案工作的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，明確人員，落實責(zé)任，切實加強(qiáng)對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全，從而加強(qiáng)工程項目檔案的前期管理控制。對于項目竣工后的檔案管理，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。

參建單位必須依據(jù)建設(shè)單位制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，并在工程完工后，及時將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項目竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請檔案部門進(jìn)行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設(shè)單位方可組織項目的竣工總驗收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。建設(shè)單位要發(fā)揮其職責(zé)，在驗收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項檔案資料是否合格。

建設(shè)單位在監(jiān)督檢查各項竣工檔案資料時，應(yīng)把重點放在各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實性的檢查上。對查出的問題要記錄在案，并及時要求相關(guān)單位整改，跟蹤到底，確保問題最終解決，對項目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.3 規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)建設(shè)工程的規(guī)模和技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展，做好項目檔案的管理工作是保障項目建設(shè)順利實施的根本保證。建設(shè)項目檔案管理相關(guān)制度的建立和落實，是科學(xué)有序的檔案管理工作的保障。在項目實施過程中簽訂的各項合同，應(yīng)當(dāng)把檔案管理的有關(guān)職責(zé)約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工移交檔案資料的數(shù)量、時間和質(zhì)量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴(yán)格的約束機(jī)制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規(guī)范地進(jìn)行。

3 結(jié) 語

綜上所述，工程項目檔案是本單位工程建設(shè)科技資源優(yōu)勢所在，工程人員花費(fèi)大量時間和心血積累的文件材料，不僅是工程項目歷史記錄，更是工程項目建設(shè)經(jīng)驗和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映工程項目建設(shè)的科技成果，而企業(yè)基建工程項目檔案的高質(zhì)量歸檔是工程項目建設(shè)的最終成果的反映，只有重視加強(qiáng)基建工程項目檔案的管理工作，把檔案工作做實做細(xì)管好用好，使得科技專業(yè)資料來源于實踐，應(yīng)用于實踐，充分發(fā)揮工程項目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、工程維護(hù)和改擴(kuò)建中的作用，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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