對做好建設項目檔案管理工作的思考

余偉

摘要：切實做好建設項目檔案管理工作能夠更好地服務項目建設，并提高建設質量。本文以筆者所在單位進行的重大建設項目為例，重點介紹在進行重大建設項目過程中，做好建設項目檔案規范化管理工作的經驗，以供同仁參考。

關鍵詞：建設項目檔案前端控制組卷管理

檔案工作是項目建設管理的組成部分和基礎工作，建設項目檔案的科學管理不僅關系到建設項目能否正常開展，而且對項目日后的運行、維護、改造起到舉足輕重的作用，也是建設項目投資監管必不可少的重要依據。環境與災害預報小衛星星座運行管理與減災應用系統工程（以下簡稱“小衛星工程”）檔案工作依據有關規定，切實采取有效措施，在建設項目檔案規范管理方面進行了有益的嘗試，取得了積極效果。本文以“小衛星工程”項目檔案管理實踐為例進行探討，以期為其他項目檔案管理工作的開展提供借鑒。

一、“小衛星工程”項目情況簡介

隨著災害問題的日益加重和國際化趨勢的日益明顯，衛星遙感技術在我國減災救災領域中應用的必要性和迫切性越來越突出。經國務院批準，2006年“小衛星工程”項目正式立項。該項目由國家減災辦（民政部）組織建設，建設周期歷時3年，項目批復后，在民政部衛星工作領導小組的正確領導下，各項建設工作有序展開，并于2014年3月根據國家重大建設項目的驗收標準正式通過了竣工驗收。檔案工作作為項目驗收的重要部分，得到了驗收專家組成員的一致認可。驗收組認為該項目檔案收集齊全、分類科學、整理規范，形成了比較全面、細致、全面反映項目基本情況的檔案資料。縱觀該項目檔案工作全過程，民政部國家減災中心作為項目的實施單位，嚴格依據國家和主管機關項目檔案管理規定，將項目檔案管理作為項目管理的重要內容之一，精心部署、主動作為，采取有效措施，推進項目檔案工作的順利開展。該項目作為部級重點項目，但按照國家重大項目驗收標準進行，較好地做到了檔案的完整、準確、系統和安全。

二、“小衛星工程”項目檔案管理的政策依據

“小衛星工程”項目既包括土建工程又包括信息系統工程，檔案工作貫穿項目建設的始終，檔案形成量較大，檔案內容豐富。項目建設單位是國家減災委，承擔單位是國家減災辦（民政部），實施單位是民政部國家減災中心。其項目檔案的管理嚴格執行國家和上級主管機關項目檔案工作的有關規定，接受本機關檔案部門的監督和指導。因此“小衛星工程”項目檔案工作在具體工作中必須按照國家和民政部有關建設項目檔案管理的規定執行，具體要求標準是：（1）基本建設項目檔案資料管理暫行規定（國檔發[1988]4號）；（2）國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法（檔發[2008]3號）；（3）民政部基本建設項目和電子政務工程建設項目檔案管理辦法（民辦函[2011] 96號）；（4）國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）；（5）國家重大建設項目檔案驗收辦法（檔發[2006]2號）；（6）科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008）；（7）歸檔文件整理規則（DA/T22-2000）；（8）計算機軟件文檔編制規范（GB/T8567-2006）等。這些標準為項目檔案管理的可行性提供了良好的政策依據，也為檔案工作的順利開展創造了條件。

三、“小衛星工程”項目檔案管理的經驗

（一）完善工作制度，加強前端控制

1.完善工作規定，加強制度保障。近年來，一些項目建設單位由于管理理念的問題，把檔案工作作為項目的尾工工作，在項目竣工后才去找檔案，在驗收前突擊收集、整理檔案，造成檔案收集不齊全，影響項目竣工驗收。為避免這種現象的發生，“小衛星工程”項目總指揮部在項目建設之初就指示：“在項目各評審階段，在技術、財務專家之外，要邀請檔案管理專家共同參與評審，對階段檔案工作開展驗收”。項目總指揮部還指出：“要按照國家重大建設項目檔案驗收辦法的要求，未經檔案專項驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過竣工驗收”。這一嚴格的規定，確立并強化了檔案工作在項目建設中的重要地位。民政部國家減災中心在項目前期就提前介入，編制了《減災衛星應用系統總指揮部制度手冊》，對項目文件形成到歸屬等各流程的管理提出了要求。逐步建立了適用于本項目的公文制發處理制度、會議紀要審核發放流程、招投標文件審查制度、合同文件審查制度等，實現項目文檔的流程化管理，提高項目文檔管理工作的科學性和規范性。同時，制定《查閱、借閱檔案資料審批單》，規定檔案查借閱及審批流程，實現文檔嚴格出入庫登記制度。此外還積極邀請檔案專家進行專業指導，檔案工作人員認真梳理工作思路，在項目建設階段，不斷積累檔案管理經驗，逐步形成較為規范的檔案工作制度體系。并制定了“小衛星工程”項目檔案工作的指導性文件——《環境與災害監測預報小衛星星座運辦管理與減災應用系統工程檔案管理辦法》。該辦法明確了檔案工作的責任主體，即由項目辦主任為組長的檔案工作組，其負責對各分系統檔案工作的監督、檢查和指導。還對檔案工作和人員的職責和任務、歸檔分工職責和時限、案卷組卷方法、卷內文件排列規則、案卷編目樣式、檔案的安全保管提出了具體要求，進一步明確了檔案工作是“小衛星工程”項目建設與管理工作的重要組成部分。

2.制定項目檔案管理的技術標準和業務規范，進一步提高規范管理。首先，制定了《環境與災害監測預報小衛星星座運行管理與減災應用系統工程文件歸檔范圍和保管期限表》，確定了項目辦、監理、總集成、安全集成、存儲與備災系統等各分項主要文件清單以及檔案的歸屬和保管期限和保管單位。其次，根據檔案分類原則制定了《環境與災害監測預報小衛星星座運行管理與減災應用系統工程檔案分類編碼原則》，文檔代碼在整個系統工程中具有唯一性，通過項目代碼將同一項目的文檔有機地關聯起來，實現文檔的快速查詢、檢索和有效管理。最后，根據有關檔案業務標準，統一了“小衛星工程”項目檔案的案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄、案卷移交目錄等格式。

（二）加強審核管理，強化過程監管

1.嚴格進行文檔的變更和審核。一是建立變更審核制度。針對文檔在使用過程中經常發生內容變更的情況，采用版本管理的方式嚴格約束，在文檔發生變更時，通過郵件或電話的方式通知相關使用者，避免新的文檔形成后仍有使用舊文檔的，以保證項目實施過程中所使用文檔具有一致性和完整性。二是加強文檔審核，保證文檔的準確和規范。綜合管理文檔在相關文件形成后，項目檔案工作組及時對形成統一的案卷目錄進行管理。技術文檔首先由各承建單位自審，需要總集成審核的報總集成審核，需監理單位審核的，由監理單位對各單位提交的項目技術文檔的格式和內容進行嚴格審核，并由監理出具文檔審核意見。根據審核意見修改完善后，提交項目辦項目聯系人進行再審，審核合格后，移交項目辦檔案工作組進行歸檔。檔案管理專用文件與互聯網進行物理隔離，對重要文件的傳輸和分發，需經總指揮部領導簽字批準，實現項目檔案信息的安全控制和管理。當設備到貨驗收時，需要供貨商提交項目設備材料報審表，由項目辦、監理、總集成共同到場并出具審核意見，形成正式的驗收材料。

2.合同管理強化建設項目檔案管理。根據項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理工作的要求，在簽訂項目設計、集成、開發及監理合同、協議時，設立專門條款，明確各單位提交的項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。為深入做好檔案工作，項目辦不定期、有針對性地對已中標合同工程的施工單位、監理單位及時進行項目檔案技術交底。通過項目檔案技術交底會，形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監理單位從建設階段開始，就能夠明確合同對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內容準確、整理規范、按期歸檔和移交。特別是在合同項目建設過程中，針對項目檔案工作中出現的問題，及時召開項目檔案工作協調會，提出整改意見，對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。在項目驗收階段，督促各單位按照要求做好項目檔案管理工作。這一措施的推行，在項目檔案管理工作形成了參建各方職責清晰，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。

（三）加強組卷管理，確保案卷質量

為了更加直觀、全面了解文件歸檔情況，項目辦決定在項目階段驗收前，召集有關單位的檔案人員，將本單位形成的檔案集中到指定的檔案辦公場所，對歸檔情況進行現場審查，發現問題及時解決。主要從三個方面進行審查：一是歸檔范圍的審查。按照“小衛星工程”項目文件歸檔范圍和保管期限表，檢查歸檔的文件是否齊全，逐條核對，查漏補缺。二是案卷質量的審查，主要針對文件的真實性和準確性、文件分類、案卷編目情況、保管期限是否合理、檔號章填寫是否規范、工程竣工圖是否清晰、是否加蓋竣工圖章、各項簽署是否齊全等情況進行審查，發現不準確的及時修改。三是對文件材料進行系統性的審查。主要針對組卷的合理性、檔案裝訂情況、檔案的排列情況等進行審查。通過現場審查，不僅提高了工作效率，而且較大提高了歸檔的工作質量。