見證城市變遷 服務(wù)百姓生活

胡菡

在今年的“國際檔案館日”暨北京市第七屆“檔案館日”當天，北京市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱“城建檔案館”）舉辦了“1949年北京城原狀模型”展。展廳內(nèi)，一位八旬高齡的北京老人在模型前駐足觀望，久久不愿離去，甚至在當天展覽結(jié)束后又反復(fù)多次懇請工作人員允許他再次回到展廳觀展。當這位老人終于在模型中找到他兒時在北京居住的院落時，竟激動得難掩淚水，興奮地對工作人員說，“這就是我小時候住過的地方，和當年一模一樣。”相似的情景在城建檔案館舉辦的各種有關(guān)“城市記憶工程”的展覽中經(jīng)常出現(xiàn)，也許這就是城建檔案的魅力，它以獨特的視角記錄著城市的變遷，留存著城市的記憶，探尋著人們心中封存已久的疑問，而城建檔案館也隨之摘下了神秘的面紗，以鮮活、生動的面貌走進公眾視野。

資源建設(shè)扎實有效

城建檔案館建成于上世紀90年代，是一所以城市為單位的專業(yè)檔案館，主要負責接收、整理、保管全市應(yīng)當永久和長期保存的城建檔案，并對其進行科學(xué)的管理和利用。目前館藏主要分為兩類：一類是規(guī)劃管理檔案，另一類是工程竣工檔案。館藏數(shù)量約為70余萬卷。作為專業(yè)檔案館，城建檔案館的館藏是極富專業(yè)特色的，它不僅覆蓋面廣，涵蓋了北京市范圍內(nèi)所有地上、地下的建筑工程；而且分類細，僅竣工類檔案按用途分又可以分為民用和工業(yè)兩類，而工業(yè)竣工類檔案按業(yè)務(wù)類別又可細分出市政、管線、水利、園林等若干小類。針對專業(yè)檔案的這些特點，城建檔案館在加強資源體系建設(shè)中，樹立了“大檔案”觀念，爭取逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。同時，考慮到檔案利用多元化的趨勢，注重民生保障、生態(tài)環(huán)境、現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)和能源資源、城市規(guī)劃、地下管線等多方面檔案的收集，不斷擴大館藏范圍，豐富館藏內(nèi)容。面對檔案利用者紛繁蕪雜的特殊要求，繼續(xù)加大建筑設(shè)計類檔案、城市雕塑類檔案和聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的接收征集力度，制定相關(guān)標準，搞好綜合服務(wù)，改善館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量。

為了做到應(yīng)收盡收，確保北京市范圍內(nèi)的城建檔案能夠及時進館，城建檔案館的同志們不斷改進工作機制、創(chuàng)新管理方式，采取了一系列行之有效的方法。例如，他們通過改進管理措施，突破性地解決了多年來地下管線工程檔案進館難的僵局，對這類檔案采取了接收與征集并舉的進館方式。對歷史遺留的權(quán)屬單位的檔案采取征集方式，充分發(fā)揮行業(yè)主管部門檔案機構(gòu)的作用，通過明確征集標準、建立良好的工作機制，與管線權(quán)屬單位共享管線資料，協(xié)同開展地下管線工程檔案的歸檔工作。2011年，城建檔案館以市燃氣集團、軌道交通公司為試點，開展地下管線竣工檔案的征集工作，采取不斷推進試點單位的方式，于2012年向全市推開。截止2013年6月底，87%的竣工檔案遺留項目及時進館。而對在建工程備案項目檔案則采取接收方式，在北京市住建委質(zhì)量處的支持配合下，嚴格按照法律要求和地方標準規(guī)范工作環(huán)節(jié)。

為豐富檔案資源，城建檔案館不僅在正常的檔案接收中下功夫，在重點建設(shè)工程的檔案管理工作中也取得重大進展。“十二五”期間，納入各級城建檔案館進館范圍的重點工程檔案已全部通過檔案預(yù)驗收，重點工程竣工檔案進館率達到100%。在這份成績的背后體現(xiàn)了城建檔案館在管理方式上的創(chuàng)新。一是以工程檔案登記、監(jiān)督指導(dǎo)、預(yù)驗收為手段，有力地促進了重點工程建設(shè)檔案的規(guī)范化管理。二是對這類檔案采取分類管理的方式，保證了它們能夠齊全完整并及時地移交進館。例如，對未來科技城、麗澤商務(wù)區(qū)等大型園區(qū)建設(shè)工程采取統(tǒng)籌管理，抓住牽頭的園區(qū)建設(shè)管理單位，將原來對多家業(yè)主單位的分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)籌管理模式；對園博園、園博湖等重點建設(shè)工程，與市檔案局等各委辦局通力合作，聯(lián)合檢查指導(dǎo)，通過協(xié)調(diào)會的形式協(xié)商解決問題，保證過程檔案的齊全完整。對區(qū)縣重點建設(shè)工程采取分工合作管理，與區(qū)縣城建檔案館聯(lián)合對重點工程進行檢查，推動市、區(qū)兩級城建檔案管理部門對重點工程的接收。

此外，為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，使不同載體形式的檔案被及時接收進館，城建檔案館還積極探索全市重點工程、重點區(qū)域聲像檔案管理的新方式。據(jù)館里相關(guān)部門負責人介紹，“‘十二五期間，我館接收市屬重點建設(shè)工程照片8751張；開展市屬重點工程建設(shè)項目和重點區(qū)域的跟蹤拍攝工作，共拍攝照片6314張、錄像1622分鐘；開展‘城市記憶工程，把處在城市化進程中的首都城鄉(xiāng)結(jié)合部的變革過程，以聲像檔案的形式保存記錄下來，共形成照片1600余張，錄像297分鐘。”此外，為拓寬聲像檔案的收集渠道，除了被動接收外，城建檔案館還采取向社會主動征集的方式。比如，從北京市規(guī)劃學(xué)會征集照片6673張，其中名人故居、北京四合院、煙袋斜街等承載歷史積淀的照片5738張；征集到市住建委建筑企業(yè)聯(lián)合會2010-2012年國優(yōu)工程魯班獎、詹天佑獎北京地區(qū)獲獎工程等59個項目的照片1598張、視頻360余分鐘，這些都極大地豐富了館藏資源。

截止到2014年年底，城建檔案館保存的各類紙質(zhì)檔案共69萬卷，照片檔案15萬張，底圖15萬張，縮微膠片2029萬幅。

服務(wù)利用彰顯特色

“發(fā)展與服務(wù)”是城建檔案館在制定“十二五”規(guī)劃過程中確立的主題。圍繞這個主題，城建檔案館著力于加強公共服務(wù)能力，深化城建檔案的有效利用，近年來他們不斷完善館藏檔案的利用制度，依法向社會提供檔案利用服務(wù)。據(jù)相關(guān)部門負責人介紹：“館里結(jié)合當前利用工作的狀況和社會需求，修訂了業(yè)務(wù)流程，制定了‘科室業(yè)務(wù)流程圖和‘工作守則，使各項工作做到有章可循；針對大宗檔案利用增多的狀況制訂了‘大宗檔案利用辦法；從提高工作效率及規(guī)范化程度出發(fā)，制定了‘復(fù)制檔案取件制度，進一步優(yōu)化了工作效率和質(zhì)量。”

除了有制度方面的保障外，城建檔案館還通過不斷改善檔案提供利用方式，改善利用環(huán)境，為社會提供優(yōu)質(zhì)便利的檔案查詢服務(wù)。館里本著“以人為本、服務(wù)為先”的理念，不斷增強服務(wù)意識，改進服務(wù)措施，陸續(xù)開展了電話預(yù)約服務(wù)、定期回訪、簡化工作流程等人性化服務(wù)方式，為利用者提供了更加便捷的服務(wù)。在服務(wù)手段上，城建檔案館加強了信息化管理，首次將現(xiàn)代電子商務(wù)管理模式應(yīng)用到本館的MIS系統(tǒng)，將檔案利用的登記、檢索、調(diào)卷、庫房定位等全部過程統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了同一利用者對不同類別檔案的快速檢索并有效縮短了調(diào)卷時間，提高了工作效率。在服務(wù)空間上，城建檔案館對利用環(huán)境也進行了不斷改善。改造后的利用場所重新劃定了服務(wù)功能區(qū)，形成查詢接待及裝具銷售區(qū)、紙質(zhì)檔案閱覽區(qū)、縮微檔案閱覽區(qū)、電子檔案閱覽區(qū)四個區(qū)域。同時，更新利用設(shè)施，購置了縮微檔案閱讀器等現(xiàn)代化設(shè)備，為利用者營造了更為舒適的利用環(huán)境。

面對檔案利用呈現(xiàn)的新特點，城建檔案館又開展了有針對性的檔案服務(wù)。其一是針對公民檔案意識和維權(quán)意識不斷增強，因維修、改造、訴訟、糾紛等緣由查詢檔案的業(yè)主及業(yè)委會數(shù)量急劇增長的現(xiàn)狀，城建檔案館為用戶提供了電子檔案查詢服務(wù)，將利用率高的類別檔案進行數(shù)字化掃描。并于2012年正式啟用“竣工檔案數(shù)字化影像查詢系統(tǒng)”，使利用者可以通過計算機直接查看電子檔案，提升了檔案利用效率，并降低了對檔案實體的磨損，有效地保護了檔案原件。隨之，電子檔案也成為繼紙質(zhì)檔案、縮微檔案、聲像檔案后又一向社會提供利用的載體形式。其二是針對有關(guān)部門在專題研究中對檔案新需求的特點，城建檔案館為用戶提供了專題檔案查詢服務(wù)。如為北京城建勘測設(shè)計研究院及中航設(shè)計院等多家設(shè)計單位的軌道交通建設(shè)項目、地調(diào)院的全國地質(zhì)鉆孔基本信息清查項目、熱力公司的節(jié)能減排項目、市政市容管委的熱計量改造項目、國家科技項目“綜合風險防范關(guān)鍵技術(shù)研究與示范”等項目共提供5000多項8335卷檔案用于專題科研。

此外，更值得一提的，城建檔案館在館藏的開發(fā)利用中更著力于展現(xiàn)專業(yè)技術(shù)類檔案的文化內(nèi)涵及其貼近百姓生活、為民服務(wù)的本色。例如，“北京舊城中心城區(qū)歷史照片展覽”展現(xiàn)了京城舊貌，吸引了大量參觀者；《北京市城鄉(xiāng)結(jié)合部50個重點村規(guī)劃建設(shè)紀實》專題片不僅是對政府重點工程的宣傳，更反映了新農(nóng)村的變化；《國家體育場建設(shè)紀實》畫冊不是單純的圖片集合，還包括設(shè)計理念、施工工藝、建造歷程的描述，是一部圖文并茂的編研精品。無論是展覽、視頻、畫冊、光盤哪種載體形式的檔案，都不僅僅是技術(shù)的總結(jié)，更是從不同角度進行文化宣傳。而為“北京老舊小區(qū)綜合改造項目”、中小學(xué)校舍抗震加固排查等政府重點工程調(diào)閱檔案，更體現(xiàn)了城建檔案為政府服務(wù)、為百姓排憂解難的特色。

信息化建設(shè)穩(wěn)步推進

高速發(fā)展的信息化技術(shù)，使傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足政府部門、建設(shè)單位和社會公眾對檔案的利用需求，因此加強信息化建設(shè)成為北京城建檔案館適應(yīng)時代發(fā)展的重要舉措。

首先，城建檔案館針對資源建設(shè)開展的信息化工作主要體現(xiàn)在對電子文件的接收與利用。據(jù)相關(guān)部門負責人介紹：“電子文件包括電子著錄數(shù)據(jù)、電子檔案以及檔案的數(shù)字化掃描副本三類。”2011年至2013年期間館里逐步開展了電子著錄數(shù)據(jù)的接收，目前接收的竣工檔案都是已經(jīng)著錄完成的，像交通設(shè)計類、資質(zhì)審批類、建筑工程類等工程檔案都做到了實體檔案和電子著錄數(shù)據(jù)同步進館；聲像檔案已經(jīng)達到100%電子化；規(guī)劃類檔案達到100%數(shù)字化掃描，而且是隨時形成，隨時掃描。

其次，全面優(yōu)化檔案資源管理系統(tǒng)。城建檔案館對檔案資源的管理分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)擁有城建檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)已經(jīng)運行10年，今年，城建檔案館對其進行升級改造，通過優(yōu)化該系統(tǒng)，提高檔案管理和利用的效率。在優(yōu)化內(nèi)網(wǎng)的同時，今年，城建檔案館又建立了基于GIS技術(shù)的外網(wǎng)網(wǎng)站，并作為市規(guī)劃委外網(wǎng)子系統(tǒng)。通過外網(wǎng)，聲像檔案資料可以向公眾展示，市民也可以查詢到政府允許公開的城建檔案，就像是為館藏資源做了一個檢索工具，利用者可以通過它知道城建檔案館中是否有自己需要的城建檔案，以便于后期更有針對性地到館里調(diào)閱，極大地方便了公眾對城建檔案的利用。目前外網(wǎng)系統(tǒng)處于測試階段，預(yù)計年內(nèi)可以上線使用。

再次，針對檔案資源分類較多、較細的特點，城建檔案館開展了全市“城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫”建設(shè)，即通過調(diào)研建立一個全市城建檔案目錄中心，由市城建檔案館制定標準，市與各郊區(qū)縣城建檔案機構(gòu)提供數(shù)據(jù)，在統(tǒng)一的系統(tǒng)中進行管理，實現(xiàn)資源共享。相當于對全市的城建檔案資源做了一個清晰的梳理，使很多信息一目了然，比如全市有多少城建檔案，哪些是竣工類，哪些是規(guī)劃類，分別在哪里保存等等都可以通過該目錄數(shù)據(jù)庫知曉，從而為公眾提供方便快捷的調(diào)閱、查詢服務(wù)。

最后，為防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和誤刪，城建檔案館還開展了檔案數(shù)據(jù)備份工作，做到每周一次差額備份，每月一次全額備份，并在全市范圍內(nèi)有異地備份存儲，更于2014年與對口城市重慶建立了異地備份合作方案，使保密措施更安全、完備。

愛教宣傳方興未艾

北京是世界歷史文化名城，有三千多年建城史，850年建都史，城建檔案忠實地記載了經(jīng)過漫長的歷史演變而形成的北京城的歷史，集中體現(xiàn)了我國歷代都城規(guī)劃建筑成就，包含了哲學(xué)、社會科學(xué)、文學(xué)藝術(shù)、科學(xué)技術(shù)諸多方面，內(nèi)容博大精深，蘊含著優(yōu)秀的民族傳統(tǒng)文化、民族精神和道德情操，是進行愛國主義教育的寶貴資源。尤其是自2001年底被授予市級愛國主義教育基地以來，城建檔案館更是把愛教宣傳視為己任。“愛國主義教育功在當代，利在千秋。”城建檔案館以愛教基地為平臺，把檔案優(yōu)勢變?yōu)槲幕逃齼?yōu)勢，彰顯檔案工作的社會教育功能。

在上述思路的指引下，城建檔案館開展了各種形式的愛教宣傳活動。比如，利用館藏照片檔案先后制作了“北京的立交橋”、“變化中的北京長安街”、“舊貌換新顏”、“北京的雕塑”、“北京內(nèi)城九門展”、“北京外城七門展”、“北京市舊城中心區(qū)歷史照片展覽”、“北京市軌道交通建設(shè)成就展覽”等圖片展覽；利用聲像檔案材料制作了“第29屆奧林匹克運動會臨時比賽場館建設(shè)紀實”、“城之脊梁”、“神州第一街”、“十三陵現(xiàn)狀”、“明皇城遺址公園舊狀新貌”、“從空中看北京”“北京市軌道交通地鐵六號線規(guī)劃建設(shè)紀實”等專題錄像片，采取走出去和請進來的方式，對廣大青少年進行非常直觀的教育，收到了很好的效果。又如，先后與一些中小學(xué)、駐館武警中隊、東城區(qū)教委等單位簽訂共建協(xié)議，共同開展了邀請共建學(xué)校師生、少年宮師生、工讀學(xué)校師生走進“神秘檔案館”活動；組織“看立交、愛北京”的主題征文活動；策劃了復(fù)外一小高年級學(xué)生近200人到檔案館參觀展覽，近距離接觸檔案的活動開展了“從城建檔案看北京城的發(fā)展變化”的征文活動；參與東城區(qū)、西城區(qū)教委組織的“藍天工程”活動，以及向共建單位贈書等豐富多彩的愛國主義教育活動。這些活動對于培養(yǎng)青少年的檔案意識，激發(fā)他們愛首都愛家鄉(xiāng)愛祖國的情感起到了積極的促進作用，受到共建單位和參與者的一致好評。

在開展這些活動的過程中，城建檔案館也因展廳面積小，展區(qū)位置不利等因素，遇到很多困難，而且作為保密單位，接待參觀者的人數(shù)和來源都受一定的局限，其中青少年所占比例更小，但是相關(guān)負責同志對此的詮釋更體現(xiàn)了城建檔案館作為愛教基地的意義，即“愛國主義教育不僅僅針對青少年，通過我們的展覽和活動對每一位成年人都是一次生動的愛祖國、愛家鄉(xiāng)的教育課。”可以說，這些愛教宣傳活動都發(fā)揮了城建檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的作用。

當前，北京已經(jīng)進入全面建設(shè)中國特色世界城市的新階段，在首都科學(xué)發(fā)展的新形勢下，全面提高城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理水平，推動保障和改善民生，推進城鄉(xiāng)一體化發(fā)展，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，重點工程和重大發(fā)展項目不斷推進，經(jīng)濟社會管理體制機制不斷創(chuàng)新，都將對城建檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)與機遇。愿城建檔案館百尺竿頭更進一步，不斷適應(yīng)行政管理與公共服務(wù)的新需求，以更高的標準推動發(fā)展，更好地為首都的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作服務(wù)。