條形碼、二維碼和RFIDD在檔案管理中的應用比較研究

蔣術

摘要：本文對條形碼、二維碼和RFID進行梳理，從理論和實踐層面對其進行技術指標分析，指出它們在檔案管理中的適用范圍。

關鍵詞：條形碼二維碼RFID檔案管理信息化

隨著移動互聯網、物聯網的普及與發展，條形碼、二維碼、RFID等技術在檔案管理中的應用日益重要。筆者在對條形碼、二維碼和RFID進行梳理的基礎上，對其進行技術指標分析，認為條形碼、二維碼和RFID技術各有利弊，各檔案部門應根據自身情況選擇使用。

一、對條形碼、二維碼和RFID的介紹

（一）條形碼

《條碼術語》中指出，條碼（bar code）是由一組規則排列的條、空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息。其中“條”（黑色部分）是指條碼中反射率較低的部分，“空”（白色部分）是指條碼中發射率較高的部分。簡單來說，條形碼就是由反射率相差很大的黑條和白條組成的相互平行的圖案。它具有可靠準確、數據輸入速度快、經濟便宜、靈活實用、易于制作等優點。但是它信息存儲量小，僅能存儲一個代號，使用時通過這個代號才能調取計算機網絡中的數據，且只能存儲數字、英文、字符，最大信息密度為128個ASCII碼。

（二）二維碼

二維碼是條形碼的一種，它是用某種特定的幾何圖形按一定規律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達信息，因此能在很小的面積內表達大量的信息，可容納多達1850個大寫字母或2710個數字或1108個字節，或500多個漢字。與條形碼相比，二維條形碼具有存儲容量大、可引入加密措施、抗損毀能力、空間利用率高、持久耐用等優點，可以視為升級版的條形碼。

（三）RFID

RFID（Radio Frequency Identification）被稱為無線射頻識別，是物聯網核心技術之一。它是一種非接觸式的自動識別技術，通過無線射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，無需人工干預。RFID系統由三部分組成：（1）標簽（Tag），由耦合元件及芯片組成，每個標簽具有唯一的電子編碼，附著在物體上標識目標對象；（2）閱讀器（Reader），讀取（寫入）標簽信息的設備，可設計為手持式或固定式；（3）天線（Antenna），在標簽和閱讀器間傳遞射頻信號。

二、條形碼、二維碼和RFID及其主要技術指標比較

與條形碼相比，二維碼打破了條形碼只能記錄數字和字母的局限性，存儲容量和容錯能力，成本、安全性上均呈現較大優勢。故從功能、安全性、便利性和成本等技術指標，重點論述二維碼與RFID的差異。

（一）功能上，RFID比二維碼更強大

一是高速讀取。以檔案庫房盤點為例，檔案管理員只需布置好RFID天線的位置，就可以實現隔空搜集檔案信息，一次能夠采集多個，且RFID閱讀器無需接觸檔案盒，無需找到RFID標簽的位置，甚至可以高速讀取。而二維碼則需逐個閱讀，其雖有一定的容錯能力，但是仍需要對準才能準后確掃描出檔案信息。二是重復使用，將RFID標簽固定到檔案盒上后，一般情況下不必取下。變更檔案盒著錄信息，只需對RFID標簽進行重新寫入數據即可。而二維碼信息的寫入具有不可逆性，信息變更后必須重新生成二維碼，并打印粘貼，修改流程較為煩瑣。三是實時監測。當給檔案室中的每盒檔案貼上RFID標簽后，它的位置、狀態（是否被借出）和完整性等信息能夠實時顯示在終端上，便于監測與管理。而使用二維碼難以確定檔案實體的狀態，必須到指定位置進行檢查才能明確檔案狀態。

（二）安全上，RFID比二維碼更可靠

通過屏蔽設施和天線的設置，RFID信號的輻射范圍能夠縮小在幾米之內，使其在檔案庫房外讀取RFID標簽信息的可能性縮小，但仍存在泄密的可能性。同時，利用相關技術如認證技術和加密技術，原則上能夠實現檔案外部實體的安全和內部信息的安全。而二維碼信息是直接暴露在外的，使用任何掃碼設備都能夠快速識別，即使采取了相關的加密技術，其破譯成本和難度都遠不如RFID。

（三）交互上，二維碼比RFID更具優勢

以智能手機為代表的智能終端的廣泛普及為二維碼的使用創造了條件。一般情況下智能手機的攝像頭能夠解析出二維碼背后的信息，且每個持有智能終端的人都可以親自嘗試。同時，二維碼提供了一個接口，通過這個接口可以把檔案利用者帶到不同地方。文本、圖片、視頻、音樂、網站等均能夠生成二維碼。而RFID的互動性相對差些，沒有專門的設備，普通人是無法查看RFID芯片內的信息的。

（四）成本上，二維碼的價格遠小于RFID

成本管控可以提升檔案工作的經濟效益。RFID的市場價為1～4元每個，而二維碼接近零成本。表面上看二維碼在成本方面具有絕對優勢，但是這種比較并沒有考慮時間成本、人力成本、信息變更等成本。而RFID一開始的投入成本很大，但是發揮作用后會節約很多資源。

三、條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應用策略及建議

（一）條形碼在檔案管理中的應用及建議

（1）檔案的調閱管理。通過給每件檔案分配唯一的條形碼，并把條形碼與唯一的檔號在電子文件管理系統中一一對應起來，便能實現便捷的檔案調閱服務。檔案管理員只要手持條形碼閱讀器，掃描案卷上的條形碼，就能找到需要的實體檔案并查看其相關內容，無須翻閱實體檔案，對實體檔案具有一定的保護作用。（2）檔案的庫房管理。只需逐個掃描實體檔案，然后通過掛接的電子文件系統進行匯總、統計即可，掃描結束，盤點工作也將結束。雖然條形碼進一步提高了檔案管理的效率，但是考慮到條形碼技術上的缺陷，加之二維碼能夠實現其相應功能，建議檔案部門應逐步取消條形碼。

（二）二維碼在檔案管理中的應用及建議

2005年9月，國務院辦公廳和中共中央辦公廳下發了《關于印發<機關公文二維條碼使用規范>的通知》（中秘文發〔2005〕56號）文件，確立了二維條碼在流轉公文中應承擔的作用，開創了一種新的文件管理方式。二維碼除了應用于檔案的調閱、展覽和庫房管理外，還可以應用于檔案的著錄上。把已經錄入電子文件管理系統的著錄信息，包括檔案的目錄和摘要、著錄項等生成二維碼后，粘貼到檔案盒上，能夠較為詳細地展現檔案的背景信息，且不用手工填寫任何內容，信息變更后直接重新生成二維碼粘貼到檔案盒上即可，這極大地豐富了檔案實體的著錄內容。

（三）RFID在檔案管理中的應用及建議

RFID具有非接觸式數據采集、檔案數據處理量大、電子標簽信息容量大、電子便簽超強的穿透性、安全性高、壽命長、外觀多樣化、可重復使用等優勢，是檔案庫房信息化、智能化建設的常用技術之一。RFID除了實現條碼技術在檔案管理中的功能外，還具有兩大優勢：一是RFID存儲容量進一步擴大，能夠達到MB量級；二是RFID能夠實現非接觸式的數據采集，而不必一個一個地去采集信息，尤其是在檔案盤點的時候，能夠極大地節約時間和提高工作效率。例如，北京市第一中級人民法院基于RFID技術構建了智慧檔案室，其對室藏的20000冊卷宗進行盤點發現，人工盤點需要56小時，使用RFID后，僅僅需要3個小時。RFID還可以與智能密集架相配合，為每一盒檔案分配唯一且固定的位置，通過與電子文件管理系統的整合，能夠實現準確的定位功能，為檔案的排架和查閱提供支持，并通過語音播報技術，能夠準確定位到所找檔案的排架位置。綜上所述，RFID強大的功能優勢和良好的安全性，使其適用于庫存規模小、利用率高的檔案室庫房管理工作。

參考文獻：

[1]吳璟.條形碼技術在檔案管理中的應用[J].城建檔案，2008（11）：47-48.

[2]劉雪梅.關注條形碼技術在檔案管理中的應用[J].辦公自動化，2004（6）：12-13.

[3]吳小競.二維碼在檔案管理中的應用探討[J].檔案天地，2014（7）：38-39.

[4]中國商業信息網.二維條碼在機關公文中的應用[EB/OL].[2015-04-28].http：//code.cb12580.com/de？ tail/75-3272.html.

[5]凌玉華.論RFID技術在檔案管理中的應用[J].檔案與建設，2012（8）：20-22.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院