利用VBA代碼提高Word操作效率

王志軍

在職場(chǎng)實(shí)踐中，利用VBA代碼可以大大提高Word操作效率，這里舉幾個(gè)例子以作說明。

批量替換文檔第一行為文件名

最近在工作中遇到一個(gè)問題，領(lǐng)導(dǎo)要求將某些Word文檔的第一行修改為文件名，如果純手工修改，操作將相當(dāng)繁瑣。思考之后，決定利用VBA代碼解決這一問題。

新建Word文檔，按下“Alt+F11”組合鍵，打開Microsoft Visual Basic for Applications編輯器窗口，依次選擇“插入/模塊”，在右側(cè)窗格插入一個(gè)空白模塊（如圖1），手工輸入或粘貼如下代碼（相關(guān)代碼請(qǐng)關(guān)注電腦迷微信回復(fù)1504vba1獲取）。

上述代碼的“.Filters.Add "所有 WORD 文件"， "*.doc"， 1”表示文件擴(kuò)展名為.doc，“.AllowMultiSelect = True”表示允許多項(xiàng)選擇，檢查無誤之后，依次選擇“文件/關(guān)閉并返回到Microsoft Word”命令，返回Word主界面。按下“Alt+F8”組合鍵，打開“宏”對(duì)話框，選擇并運(yùn)行Example宏，此時(shí)會(huì)彈出“瀏覽”對(duì)話框（如圖2），選擇需要處理的Word文檔，確認(rèn)之后稍等片刻即可將這些文檔的第一行批量修改為文件名。

補(bǔ)充：Word文檔的首行必須不是空行，而且不是段落，否則上述代碼將無法實(shí)現(xiàn)。

利用VBA代碼快速標(biāo)示英文單詞

同事前來求助，他有一個(gè)Word版本的英文文章、一個(gè)TXT版本的單詞列表，希望借助VBA，將TXT文本中的單詞在Word文檔中標(biāo)示出來，并使用醒目的紅色進(jìn)行標(biāo)記，TXT文本中不存在的單詞可以在Word文檔自然忽略，該如何操作呢？

首先請(qǐng)將Word文檔與TXT文本放在同一文件夾下，而且TXT文本中的每個(gè)單詞需要單獨(dú)列行。打開Word，載入英文文章，按下“Alt+F11”組合鍵，打開Microsoft Visual Basic for Applications編輯器窗口，依次選擇“插入/模塊”，在右側(cè)窗格插入一個(gè)空白模塊（如圖3），手工輸入或粘貼如下代碼（相關(guān)代碼請(qǐng)關(guān)注電腦迷微信回復(fù)1504vba2獲取）。

上述代碼中的“l(fā)ist.txt”必須與TXT文件名保持一致，如果希望標(biāo)示為其他的顏色，只需更改“wdColorRed”即可。檢查無誤之后，按下“Alt+F8”組合鍵，打開“宏”對(duì)話框，選擇并運(yùn)行宏，很快就可以看到效果（如圖4）。

如果不想使用VBA代碼，也可以使用360軟件管家下載“Word靈感百寶箱”，使用其中的“字符上下標(biāo)設(shè)置”功能設(shè)置，注意操作時(shí)請(qǐng)取消“替換時(shí)打開修訂功能”即可。

利用VBA代碼逐頁打印

輸出圖片文件

最近在工作中遇到一個(gè)問題，出于防復(fù)制的需要，領(lǐng)導(dǎo)希望將某些重要的Word文檔逐頁打印為單獨(dú)的圖片文件，這自然是使用內(nèi)置的虛擬打印機(jī)Microsoft XPS Document Writer實(shí)現(xiàn)，文件名使用“當(dāng)前頁面+當(dāng)前文件名”的規(guī)則，除了手工打印之外，有沒有簡(jiǎn)單一些的方法呢？

我們可以利用VBA代碼實(shí)現(xiàn)，打開需要逐頁打印輸出圖片文件的Word文檔，按下“Alt+F11”組合鍵，打開Microsoft Visual Basic for Applications編輯器窗口，依次選擇“插入/模塊”，在右側(cè)窗格插入一個(gè)空白模塊，手工輸入或粘貼如下代碼（相關(guān)代碼請(qǐng)關(guān)注電腦迷微信回復(fù)1504vba3獲取）（如圖5）。

上述代碼中的“e：＼Temp＼temp4＼”表示文件的輸出路徑，可以根據(jù)實(shí)際情況自行調(diào)整。檢查無誤之后，選擇“文件/關(guān)閉并返回到Microsoft Word”命令，返回Word主界面，按下“Alt+F8”組合鍵，打開“宏”對(duì)話框，選擇并運(yùn)行宏，此時(shí)Word會(huì)逐頁打印輸出，稍等片刻，我們就可以在指定位置發(fā)現(xiàn)已輸出的圖片文件（如圖6）。