文書檔案工作的思考

張鳳娟

摘 要：隨著社會的進步和醫療衛生體制改革的不斷深入，醫院開始意識到文書檔案管理工作的重要性，但是這項工作做得還不夠完善，缺乏一定的科學性和系統性，而信息時代的到來也給現代醫院文書檔案管理工作提出了更高的要求。本文分析了當前形勢下醫院文書檔案管理工作方面存在的困境，并針對具體問題提出了幾點建議，希望能對實現醫院文書檔案的科學化管理提供幫助。

關鍵詞：文書檔案資料；檔案管理；對策

0 引言

醫院文書檔案是包括基建項目資料、會議記錄、人事調動資料、工作計劃、年度總結及病人病歷等在內的重要資料，是醫院開展各類管理活動的重要歷史憑證。文書檔案管理作為醫院檔案管理工作的重要組成部分，擔負著醫院公文的收集、分類、傳遞、歸檔等重要的責任，其管理水平的高低會對于檔案資料的完整性和質量都有很大的影響。為了提高醫院檔案資料的利用率加強文書檔案管理，實現文書檔案工作的科學化和規范化是必然的。做好醫院的文書檔案工作不僅能使醫院各部門和患者能夠及時方便的獲取所需信息，還能夠促進醫院在新時期的和諧持續發展。

1 醫院文書檔案工作現狀及面臨的困境

1.1 文書檔案管理人員綜合素質偏低 隨著信息化時代的發展，無論是企業、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結底取決于其人才綜合素質水平如何。尤其是對于醫院文書檔案管理工作來說，專業化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業的檔案管理專業知識，又要熟練基本的計算機操作等。然而，從目前醫院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質、高水平、專業的復合型人才還比較缺乏，綜合素質普遍偏低，這很不利于醫院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫院文書檔案 目前，還有部分醫院管理人員和相關工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費。另外，有些醫院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責上分配較為混亂，檔案存放和管理職責不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規范性，甚至有些醫療檔案不統一存放于綜合檔案室進行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設施，信息化程度低 很多醫院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關硬件設施的建設，導致醫院檔案室硬件設施達不到相應標準，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫院的文書檔案工作仍然為傳統手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實性和完整性。如今，我國大部分醫院還沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，缺乏對于信息化建設的人力、物力、財力等各方面的投入，導致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫院文書檔案工作的重視 首先，醫院要想切實提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領導的理解與支持，讓領導意識到檔案管理工作對于醫院現代化建設發展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領導的檔案意識，使檔案工作更好的為領導的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業對口、工作認真負責、職業道德良好的員工擔任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認真務實，能夠自覺學習不斷提高綜合素質水平與檔案管理水平，從而更好地為醫院工作服務。然后，醫院應該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經費和物質保障。比如對檔案室進行裝修改造，配備鐵質檔案密集柜、計算機、打印機等現代檔案管理需要的硬件設施，進而保證醫院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫院檔案部門要積極爭取各方面支持與協助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質 新的社會形勢對醫院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案管理工作，需要相關工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業知識，還需要熟悉現代計算機技術，即要具有較高的綜合素質。因此，首先醫院必須加強對文書檔案管理人員的專業培訓，也可以通過加強職業教育的方式，豐富其檔案管理專業知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質。其次，醫院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規范的、系統的文書檔案管理程序，實現醫院文書檔案的科學化管理，進而方便切實解決檔案管理中出現的各類問題。此外，醫院檔案部門還要積極引進高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現代檔案管理專業知識和操作技能的高校檔案專業人才的重視，為醫院檔案現代化建設工作儲備人才。

2.3 加強文書檔案管理設施建設，實現信息化 基于信息時代大眾的要求，醫院文書檔案管理工作迫切需要進行信息化建設。文書檔案信息化建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術和完備的軟硬件設施作為支撐，對醫院文書檔案資料內容定期進行管理和維護。因此，醫院必須加大對文書檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統，才能為實現檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施，才能實現科學化、規范化、現代化的檔案管理，保證醫院文書檔案的真實性、完整性和保密性，進而更好的為醫院和患者提供優質方便的檔案服務，在很大程度上提升醫院的工作效率。

3 小結

綜上，目前部分醫院在文書檔案工作方面還存在一些問題，需要醫院及各部門提高對文書檔案工作的認識，加強檔案管理工作必要的軟硬件設施建設，最終實現醫院文書檔案管理工作的信息化。同時，還要不斷提高檔案工作人員的綜合素質，提高文書檔案工作的科學性和規范性，使得文書檔案更好的為醫院各項工作的順利開展服務。

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