注重細節(jié)定位 提升檔案管理服務水平

摘 要：檔案管理工作的主要內(nèi)容是對檔案管理信息進行分類以及利用檔案為各項工作服務。檔案管理是一門專業(yè)性較強的工作，檔案管理人員應適應當前政策和形勢，實現(xiàn)檔案管理的科學化、制度化，拓展管理檔案的新思路，轉(zhuǎn)變管理方法的陳舊性，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，協(xié)調(diào)各個部門，全面提高服務質(zhì)量，提高檔案利用率，更好地為社會各項工作服務，為此，筆者結(jié)合自己多年檔案管理工作經(jīng)驗，從組織保障、檔案從業(yè)人員素質(zhì)、服務需求定位及多元化服務渠道入手，提出針對在檔案管理工作范圍和利用上的新理念，作出總結(jié)，以便檔案管理人員更好地完成檔案信息的收集和利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提升服務；細節(jié)定位

檔案管理工作的實質(zhì)將管和用相結(jié)合。檔案管理人員應該與時俱進，針對工作實際情況，制定適應本單位的管理體制，及時提出檔案管理的新思路、新方法，不斷提高檔案管理水平，積極提供利用，努力改善檔案的服務質(zhì)量，保證檔案管理工作到位，為社會各階層需要作出更大的貢獻。筆者從檔案管理的實踐工作中，總結(jié)出對于現(xiàn)代辦公條件下，檔案管理服務工作應用從細節(jié)入手，準確定位管理對象和服務對象，從而全面提升檔案管理服務水平，具體有以下幾個方面。

1 加強組織領(lǐng)導，從組織上提供保證

檔案是人類歷史記錄真實的載體，它是我們寶貴的精神財富，有些甚至可稱得上是珍貴的文化遺產(chǎn)。人類自古以來前進的歷史的步伐從未隔斷過歷史、離不開檔案。從社會發(fā)展和人類進步的高度來認識檔案管理工作并不過分。所以檔案工作是社會各項事業(yè)中非常重要的一部分，需要檔案管理工作者以及全社會的關(guān)注和支持。

加強組織領(lǐng)導，從組織上提供保證是做好檔案工作的首要問題。通過確立組織機構(gòu)，明確人員分工，制定各崗位說明書及相關(guān)考核制度，可以有效提高檔案管理的組織性和計劃性，可以把檔案工作列入議事日程，及時研究解決檔案工作中的實際問題，做到議事有議題，提上議程，列入計劃，措施到位，保證經(jīng)費，通過擴大庫房面積、配備微機、除濕機、增置檔案柜等方面促進檔案管理工作的發(fā)展。對原有各類檔案，進行重新整理、分類、立卷、裝訂、編號，根據(jù)新時期的工作需要及檔案管理的新要求，編制檢索工具，以

便提高檔案資料查找的準確率和全面性，為社會工作提供有效服務。

2 注重專業(yè)學習，從素質(zhì)上滿足管理需要

無論組織多么的健全，領(lǐng)導多么的重視，而檔案管理服務的工作主要還是依靠檔案管理人員來操作，檔案管理人員應該認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員必須全面提升自己的素質(zhì)，從專業(yè)知識和實踐水平的角度都要不斷隨著工作的進展和時代的進步而不斷完善，合格的檔案管理人員應具備辦事細心、作風嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和職業(yè)道德，具有事業(yè)心、責任心和創(chuàng)新精神，有較深的文化底蘊，豐富的檔案管理經(jīng)驗，檔案管理部門應經(jīng)常進行專業(yè)培訓，組織經(jīng)驗交流活動。通過活動開拓所屬人員視野、豐富知識、增長學識。在日常的工作中邊學習邊操作，提高業(yè)務素質(zhì)。特別是面對信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，要敢于學習信息技術(shù)和操作技能，在原有傳統(tǒng)管理的模式上，通過設(shè)備引進、技術(shù)的更新，加大對信息化管理系統(tǒng)的學習，使得自己能夠滿足現(xiàn)代檔案管理服務的需要。

3 建立相關(guān)制度，用制度保證工作開展

依法辦事，建設(shè)法制政府，是黨中央在新時期提出的依法治國的行動綱領(lǐng)。機關(guān)各項工作的開展，也應當依法行政，用法律法規(guī)保證工作的開展。檔案工作也是如此，依法建立相關(guān)的規(guī)章制度，用好的制度做保障，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

在機關(guān)檔案工作中，目前的主要依據(jù)有《檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》和《機關(guān)檔案業(yè)務規(guī)范》等法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)檔案工作的實際，制訂相關(guān)的制度。用制度約束每個相關(guān)人員、約束工作。機關(guān)檔案室比較基礎(chǔ)的工作制度主要有：

《機關(guān)文件歸檔制度》。一般而言，《文件的歸檔制度》主要體現(xiàn)在歸檔原則、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔文件的數(shù)量（份數(shù)）等方面。在歸檔要求中，應對歸檔的文件齊全完整、文件載體和書寫材料的質(zhì)量、文件的價值鑒定、文件的整理編目、檔案移交程序等提出明確的要求，保證歸檔文件的收集能夠全面、系統(tǒng)、準確，為做好檔案工作的其他環(huán)節(jié)打下堅實的基礎(chǔ)。

《機關(guān)檔案保管制度》。這項制度重點針對檔案庫房管理的安全性、庫房中各種設(shè)備的使用期限提出明確的要求。如為機關(guān)檔案設(shè)立專門的存貯庫房，配備必要的檔案柜或檔案架。檔案庫房應堅實耐用，并配以各種防護設(shè)施（如防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防鼠等方面的設(shè)施）。根據(jù)具體情況，配置相應的溫濕度監(jiān)控設(shè)備、復印機、打印機、掃描儀、計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備和管理設(shè)備，以保證檔案不丟失、不損毀，保證檔案的安全管理，為檔案的提供做好準備、打好基礎(chǔ)。

除此之外，機關(guān)檔案工作還有《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《機關(guān)檔案利用制度》等。

4 細化職能定位、從需求上適應發(fā)展

檔案工作者必須不斷的進行調(diào)查研究，針對利用者需要解決的不同的問題，對檔案的利用也有不同的要求。除了利用者提出的需求問題，還應及時地把群眾關(guān)心的熱點檔案信息梳理出來、公布出去，加大宣傳力度，多角度全方位的服務于社會。

例如：高校畢業(yè)生就業(yè)問題早已成為社會各界高度關(guān)注的焦點。近年來，許多高校都加大了人力、物力投入，建立了畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，為提高教育教學質(zhì)量，提高大學生管理工作的效率起

到積極的推動作用。加強高校學生檔案的信息化建設(shè)，科學系統(tǒng)

地分析研究和利用學生檔案資源，為用人單位提供最準確、最快捷的畢業(yè)生檔案信息，從而為解決學校“出口”難問題提供精準的資料。

再比如：靈活就業(yè)人員具有流動頻繁的特點，因此靈活就業(yè)人員人事檔案管理要求檔案管理人員要不斷地探索，勇于開拓，為靈活就業(yè)人員提供更好的服務。利用計算機技術(shù)，對靈活就業(yè)人員人事檔案進行信息存儲、檢索，是當前靈活就業(yè)人員人事檔案管理需要重點解決的問題。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建立人事檔案信息化服務系統(tǒng)，以利于實現(xiàn)靈活就業(yè)人員異地查詢和人才流動管理。靈活就業(yè)人員的人生記錄全部體現(xiàn)在人事檔案中，通過就業(yè)服務部門或者人才中心對其人事檔案管理的完善，有效地維護勞動者的合法權(quán)益。這些實踐說明了檔案管理服務工作要注重細化職能定位，從需求來滿足不同需要，使得檔案管理服務工作能夠在一個良性的軌道上發(fā)展。

5 拓展服務形式，為利用者提供服務

管理是檔案工作的一方面，服務也是不可替代的一部分。管理是基礎(chǔ)，利用是目的。良好的管理工作是為了更好地提供檔案服務。就需要從多種形式上不斷完善服務方式，為需求者提供方便。

首先，要明確服務方向，端正服務態(tài)度。檔案利用工作應當具有為社會主義兩個文明建設(shè)服務的正確方向。隨著黨和國家工作重心的轉(zhuǎn)變，檔案利用工作更應注重為社會的經(jīng)濟、科技、文化教育等項事業(yè)服務。

其次，要熟悉室藏檔案，優(yōu)化檔案服務工作，主動熱情地了解檔案用戶的當前和長遠的利用需求。比如檔案利用者，由于對檔案管理情況不熟悉，這時候就需要我們管理人員提供咨詢服務，通

過耐心細致地對利用者提出的問題進行解答，在其查找、利用過

程中進行認真指導，提供熱情服務，按照檔案管理工作的要求，

直接提供真實的資料和數(shù)據(jù)，積極地代查，使其能夠在最短的時

間內(nèi)，及時獲得有效的利用，同時還需要主動回答利用者在查詢過程中涉及的其他問題，比如有關(guān)檔案材料的可靠性、歷史背景、使用狀況等，幫助其解決問題，真正達到檔案的利用效果和社會效益。

檔案利用工作是整個檔案各項基礎(chǔ)工作的出發(fā)點和落腳點。利用工作的好壞，是用戶評價機關(guān)檔案工作質(zhì)量的一個重要標準，因為利用代表整個檔案工作的成果直接與檔案用戶發(fā)生關(guān)系；也是對機關(guān)檔案工作起著檢驗和推動作用，因為利用工作可以客觀地反映出檔案用戶的需求，促進其他業(yè)務環(huán)節(jié)的開展。總之，搞好利用工作，才能使檔案工作生機昂然，否則，便會死氣沉沉。

作者簡介：

陳海燕（1972-），女，浙江杭州人，館員，從事檔案管理工作多年，現(xiàn)在秦皇島市專業(yè)技術(shù)資格考試處工作，主要研究方向：檔案管理工作，財務工作。