信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新性研究

龐亞丹

【摘 要】當(dāng)前，我們正處于信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)及其相關(guān)技術(shù)發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式造成了一定的沖擊。如何順應(yīng)信息化時(shí)代特征，深化機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位檔案管理工作改革，是我們應(yīng)該著重探討的重大課題。本文從檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，為信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，探討出一條有效路徑。檔案管理工作的創(chuàng)新是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)也是提高機(jī)關(guān)單位服務(wù)水平的必然路徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 創(chuàng)新性 信息化

檔案作為社會(huì)文化的反映，是一種極為重要的社會(huì)資源。檔案管理工作同樣也是機(jī)關(guān)單位工作內(nèi)容的重要部分，社會(huì)信息化和辦公自動(dòng)化為傳統(tǒng)檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新發(fā)揮著重要的作用。科學(xué)有效的管理是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新的更高要求，而沒(méi)有良好的信息化技術(shù)條件支持，檔案管理工作的創(chuàng)新性也很難得以體現(xiàn)。

1信息化時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的內(nèi)容

1.1檔案管理機(jī)制的全面協(xié)調(diào)性創(chuàng)新

在信息化時(shí)代，工作機(jī)制創(chuàng)新應(yīng)該是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的首要要求。這要求我們必須積極探索和掌握信息化時(shí)代檔案工作的基本要求與基本方針，要求機(jī)關(guān)單位建設(shè)有利于檔案開(kāi)發(fā)和利用的運(yùn)行機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制。由于信息化時(shí)代檔案信息量與以前相比內(nèi)容更加豐富，傳統(tǒng)的檔案工作方法很難全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效收集整理，所以必須全面協(xié)調(diào)地調(diào)動(dòng)相關(guān)單位力量，形成檔案管理工作的有效互動(dòng)機(jī)制。

1.2檔案管理理論與模式的服務(wù)性創(chuàng)新

理論對(duì)于實(shí)踐有重要的指導(dǎo)作用，在工作機(jī)制創(chuàng)新的同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的理論建設(shè)與管理模式的創(chuàng)新研究這項(xiàng)工作的重要內(nèi)容。現(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用，顛覆了以往傳統(tǒng)的檔案管理理論與管理模式，檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，這就要求機(jī)關(guān)單位要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理理論的研究與模式創(chuàng)新的研究。以創(chuàng)新的理論指導(dǎo)實(shí)踐，用檔案工作的理論創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作的有力開(kāi)展，使檔案工作向更高的層級(jí)邁進(jìn)。

1.3檔案管理技術(shù)平臺(tái)創(chuàng)新

要提高信息化時(shí)代檔案管理的工作效率與服務(wù)水平，還要在技術(shù)層面進(jìn)行建設(shè)。以檔案信息資源共享為目標(biāo)的檔案管理工作建設(shè)是一個(gè)有效途徑。不但要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)與理論方面的建設(shè)，還要積極推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以提供一個(gè)開(kāi)放式、全天候、交互性的檔案服務(wù)平臺(tái)為最終目的，這也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的技術(shù)要求。檔案平臺(tái)的建設(shè)真正實(shí)現(xiàn)了資源的共享，簡(jiǎn)化了工作流程。這也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展重要途徑。

2創(chuàng)新檔案管理的策略

雖然信息時(shí)代的到來(lái)大大改變了檔案管理工作的工作方式與工作模式，但信息時(shí)代的特性都對(duì)檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。所以，檔案管理工作人員在應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時(shí)，要以安全性、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)性作為信息時(shí)代檔案管理工作的基本準(zhǔn)則。在信息化的沖擊下，檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務(wù)方式都產(chǎn)生了巨大變革，所以檔案管理工作者要對(duì)常規(guī)的檔案管理運(yùn)作方式進(jìn)行改進(jìn)，在探索和掌握一套適應(yīng)信息技術(shù)的新工作程序和方法積極尋找檔案管理工作的新路徑。

2.1切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式

長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理工作行政色彩濃厚。但在信息化時(shí)代與深化改革的轉(zhuǎn)型之中，檔案管理工作由“管理”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變是的要求愈發(fā)迫切。這首先要求檔案管理工作要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域：檔案管理部門(mén)除了要面向?qū)n案有剛性需求的單位與個(gè)人外，還要將服務(wù)受眾細(xì)化，更多更好地提供個(gè)性化的服務(wù)；其次，檔案管理工作要對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，這表現(xiàn)在：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案上線，從而簡(jiǎn)化檔案管理與查閱步驟。檔案管理部門(mén)要積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線收集并有效開(kāi)展在線服務(wù)，以最大限度地縮短數(shù)據(jù)的收集與發(fā)布周期。

2.2創(chuàng)新檔案管理工作流程

在檔案收集層面，要利用多種載體實(shí)現(xiàn)檔案收集。信息化時(shí)代的檔案種類(lèi)、數(shù)量急劇增多，檔案存放的載體與記錄方式發(fā)由于檔案形式的變化也發(fā)生著深刻變化。很多檔案的收集突破了傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，更多地以縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式保存；在檔案加工層面要建立與新型檔案載體相適應(yīng)的檔案管理加工機(jī)制，開(kāi)發(fā)與信息化相適應(yīng)的檔案管理技術(shù)。隨著信息化時(shí)代檔案的保管方法、分類(lèi)方式和傳輸方式發(fā)生的變化，一套完整的檔案加工體系亟待建立；在檔案利用方面要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)提高機(jī)關(guān)單位檔案服務(wù)水平與服務(wù)能力都具有重要的意義。隨著檔案載體的多樣性增強(qiáng)，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用應(yīng)形成完整的供應(yīng)與利用體系，特別是信息時(shí)代大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，為形成一套完整的檔案數(shù)據(jù)利用體系提供了可能。

2.3培養(yǎng)信息化管理專(zhuān)業(yè)人才

人才是科教興國(guó)的重要資源。信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新離不開(kāi)對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理機(jī)關(guān)要組建起一支能適應(yīng)快速發(fā)展的信息化要求的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理部門(mén)還要定期對(duì)本單位的工作人員開(kāi)展各種形式的信息技術(shù)技能知識(shí)的普及與培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案工作創(chuàng)新；此外，各級(jí)檔案管理部門(mén)還要建設(shè)檔案管理人力資源的長(zhǎng)效機(jī)制，適時(shí)引進(jìn)檔案管理方面的高素質(zhì)人才，為本單位檔案管理人才隊(duì)伍注入新的活力，這樣才能經(jīng)得住信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求與新挑戰(zhàn)。

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