即時錄入過程中兩種成本模式下訴訟卷宗電子化的成本效益分析

高超

摘 要：本文通過對電子卷宗即時錄入過程中兩種模式的成本和效益的比較分析，認為外聘專門人員集中錄入的方式能夠明顯節(jié)省成本，是符合經(jīng)濟效率原則的。

關(guān)鍵詞：訴訟卷宗；電子化；成本；效益

1 訴訟卷宗電子化的背景

當今社會，隨著法律意識、公正意識的逐漸增強，人們對法院裁判執(zhí)行結(jié)果公正性的關(guān)注也越來越高。為積極響應社會進步對法院工作的新要求，進一步保證當事人和社會大眾的知情權(quán)，實現(xiàn)訴中和訴后的全程監(jiān)督，電子訴訟卷宗這一旨在保證實體公正的信息系統(tǒng)應運而生。所謂電子訴訟卷宗，就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)卷宗轉(zhuǎn)化為電子形式并存儲于特定的系統(tǒng)中，根據(jù)相應的權(quán)限以供相關(guān)人員查閱的系統(tǒng)。

目前，該系統(tǒng)的錄入方式主要有兩種。一種是事后錄入方式，是當案件審理完畢，紙質(zhì)卷宗歸檔時，將全部卷宗材料統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為電子形式。第二種是即使錄入方式，就是在案件審理過程中，隨著入卷材料的生成，同步生成相應的電子卷宗。第一種方式由于只能實現(xiàn)信息系統(tǒng)應用層面上的事后監(jiān)督，很大程度上影響了系統(tǒng)效益的發(fā)揮，因此，不是電子卷宗系統(tǒng)未來發(fā)展的趨勢。本文將主要討論即時錄入方式下兩種主要錄入模式對系統(tǒng)成本效益的影響。

2 即時錄入過程中的兩種模式

目前，各地法院采用的典型模式主要有兩種。

模式一，內(nèi)部現(xiàn)有人員分散錄入。

這種模式是在一個單位內(nèi)部，將錄入工作安排到每個業(yè)務庭室，由各業(yè)務庭室對自己負責的案件的卷宗電子化并錄入到系統(tǒng)中。雖然不同情況下還略有差別，比如有的庭室是集中由幾名內(nèi)勤人員負責錄入，有的庭室又將任務分配給每個法官，由法官安排各自的法官助理負責案件的錄入。但由于從成本效果看上并無不同，因此不再細分。

模式二，外聘專門人員集中錄入。

這種模式是由法院單獨外聘幾名人員，在某一部門（比如辦公室）下單獨成立一個機構(gòu)，專門負責全院案卷的錄入工作。這種方式責任相對比較明確，但需要確定好交接手續(xù)和時限，并且需要單獨配發(fā)外聘人員工資。

3 不同模式成本和效益分析

為有效進行成本和效益的分析，首先需要明確幾個原則：

1、進行增量分析

無論是成本還是效益都應當在與系統(tǒng)建設(shè)投入使用前的原始工作狀態(tài)進行增量比較的基礎(chǔ)上再進行經(jīng)濟性的評價，這樣，能夠明確劃定評價范圍，簡化具體評價過程，排除不必要因素的干擾。

2、效益要突出重點

信息系統(tǒng)的效益往往涉及很多方面，有些便于量化衡量，比如直接的收益。有些則不便于量化衡量，比如某些社會效益。電子卷宗系統(tǒng)的效益就存在上述特點。因此要抓住與成本配比的主要效益，忽略過于抽象難以量化的次要效益。

3、不考慮沉沒成本

所謂沉沒成本是指已經(jīng)由過去的行為確定了的，無法通過現(xiàn)在或者將來的行為所改變的成本。沉沒成本考慮與否對目前所要進行的項目評價沒有任何影響。因此，區(qū)分并排除沉沒成本同樣能起到明晰重點，簡化計算的作用。

4、使用影子工資

影子工資是影子價格在工資中的體現(xiàn)。影子價格是指對于那些沒有價格的商品或者雖然存在價格但是價格不合理的商品的合理替代價格[2]。影子工資可以用勞動力的名義工資乘上影子工資換算系數(shù)。該系數(shù)的計算公式為（基本工資+職工福利費）÷財務工資。

5、運用消費者剩余

所謂消費者剩余是指消費者在購買某項商品時愿意支付的最高價格與其實際支付的價格之間的差值，是消費者主觀感覺到的額外收益。雖然消費者剩余受消費者個體主觀偏好影響很大，客觀性不強，但是如果調(diào)查問卷設(shè)置合理，抽樣方案制定科學，將能夠有效增強數(shù)值的客觀性，提高數(shù)據(jù)的可用性。

下面將結(jié)合作者對山東濟南某基層法院的調(diào)研數(shù)據(jù)，通過各自成本和效益的統(tǒng)計分析，比較兩種錄入模式的優(yōu)劣。

模式一的主要成本和效益：

成本：初期建設(shè)費用、初期電子卷宗錄入成本、后期維護費用、人員錄入工時費用、卷宗材料錄入正確性檢查費用。

效益：內(nèi)部人員調(diào)閱卷宗工時費用節(jié)省、社會人員調(diào)閱卷宗消費者剩余。

模式二的主要成本和效益：

成本：初期建設(shè)費用、初期電子卷宗錄入成本、后期維護費用、外聘人員費用、卷宗材料錄入正確性檢查費用。

效益：內(nèi)部人員調(diào)閱卷宗工時費用節(jié)省、社會人員調(diào)閱卷宗消費者剩余。

通過比較可以看出，初期建設(shè)費用、初期電子卷宗錄入成本、后期維護費用、卷宗材料錄入正確性檢查費用和社會人員調(diào)閱卷宗消費者剩余是不隨模式的改變而改變的，可以省略。效益中的內(nèi)部人員調(diào)閱卷宗工時費用節(jié)省這一指標雖然在兩個模式下都出現(xiàn)，但效益數(shù)值是不一樣的。因為如果由內(nèi)部人員負責卷宗錄入，相關(guān)人員必然需要不斷查閱和整理紙質(zhì)卷宗，在此過程中本來需要單獨調(diào)閱卷宗才能解決的問題就順帶解決了，因此調(diào)閱電子卷宗的時長就會縮短。排除上述可省略因素后，模式一的成本為人員錄入工時費用，效益為內(nèi)部人員調(diào)閱卷宗工時費用節(jié)省。模式二的成本為外聘人員費用，效益為內(nèi)部人員調(diào)閱卷宗工時費用節(jié)省。與之相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計如下：

全年8100個案卷。在模式一下，平均每個案卷在線調(diào)閱節(jié)省工時約5分鐘，每個案卷錄入約需0.6小時。人員平均名義工資為4680元/月，影子工資換算系數(shù)為1.1，全年250個工作日，每日工作8小時。在模式二下，平均每個案卷在線調(diào)閱節(jié)省工時約12分鐘。外聘人員工資為1300/月，全部外聘人數(shù)為7人。

經(jīng)過計算，最終結(jié)果為：

模式一：成本為150115.68元，效益為20849.4元，凈效益為-129266.28元。

模式二：成本為109200元，效益為50038.56元，凈效益為-59161.44元。

模式二凈效益減去模式一凈效益的差值：70104.84元。

四、結(jié)論

通過以上對兩種錄入模式的比較可以看出，在訴訟卷宗電子化過程中，采用外聘社會人員進行集中錄入的方式將能夠有效的節(jié)約成本，釋放一線辦案人員的壓力，雖然形式上額外增加了一部分費用，但事實上是符合經(jīng)濟效率原則的。

參考文獻

[1]季建林.成本效益分析法[J].南通紡織職業(yè)技術(shù)學院學報（綜合版），2007VOL.7（2）：44-48

[2]中國社會科學院經(jīng)濟研究所，現(xiàn)代經(jīng)濟詞典[K].南京：江蘇人民出版社，2005：85