以微信為主的現代通訊對提升高校檔案服務力的探討

魏紅

摘 要：如今，微博、微信等現代網絡公眾平臺正以其強大的信息傳播力、社會參與力、迅猛發展的影響力，改變著商業、教育、醫療、公民參政甚至小到垃圾內容監測等。微博、微信等作為一種現代網絡新媒體，其龐大的用戶群及其精準、快捷、多元的傳播特點使其應用于檔案信息服務的優勢凸顯。本文首先介紹了微信這一現代通訊工具在檔案信息服務方面的優勢，并對微信在高校檔案服務中的影響和功能進行了簡單分析，最后就如何利用微信來提升高校檔案服務力進行了簡單探討。

關鍵詞：微信；高校檔案；信息服務

移動互聯網時代，以微博、微信為主要代表的移動通信工具在社會各領域的廣泛應用，為高校檔案信息服務工作提供了借鑒，將微博、微信公眾平臺等應用于高校檔案工作之中，既是互聯網時代發展的必然要求，又是提升高校檔案服務能力的重要途徑。本文主要以微信對提升高校檔案服務力方面進行簡單的探討。

1 微信應用于檔案信息服務的優勢

1、微信廣泛的現行應用載體。微信是依托智能手機及3G移動通信網的普及而產生的，主要在智能手機的平臺上運行，其手機適用版本也不斷更新，現已包括Symbian、iPhone、Android、WindowsPhone以及Blackberry正式版本，可謂支持多平臺，溝通無障礙。而智能機的廣泛應用程度是有目共睹的，據調查，截至2014年底，我國智能網民滲透率已達到84.5%。同時，在“微信網頁版”的基礎上，用戶可通過二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺應用微信，并實現電腦與智能手機的互動。該優勢有利于突破信息傳播路徑和顯示載體對檔案信息用戶群的局限，為檔案信息的傳播營造了現實可行的技術環境。

2、微信強大的網絡聯動機制。微信可與多種網絡平臺進行綁定和共享，形成強大的網絡聯動機制。首先，微信可與騰訊QQ進行綁定，當用戶登錄微信之后，QQ頁面就會顯示“微信在線”，還可通過微信接收QQ消息，通過微信與QQ互補促進線上線下消息的暢通。其次，微信可與騰訊微博進行綁定，還可把微信號與新浪微博進行共享，充分利用同樣炙手可熱的“微博”平臺。再次，微信可與QQ郵箱進行綁定，獲得QQ郵箱的提醒服務，及時查看郵箱信息。該優勢有利于以微信為主干道連結其他信息傳播渠道，以微信為主平臺輻射其他信息宣傳平臺，以實現檔案信息的廣泛傳播和深度滲透。

3、微信豐富的信息傳播功能。可傳播信息形式多樣化。微信支持文字、圖片、視頻和語音等信息的傳遞，具有富媒體屬性。傳播模式時效性強。微信傳播屬于點對點的對等傳播模式，雙人對聊或多人群聊都可實現分組或地域控制范圍內100%的精確消息即時推送，曝光率低，還可進行有效反饋和互動。微信關系網的建立以手機通訊錄和QQ好友錄為基礎，以相對私密的社交圈為用戶奠定了牢靠的關系網基礎，又通過“搖一搖、漂流瓶、二維碼掃描和查看附近的人”不斷輻射和拓展關系網。該優勢有利于改善檔案信息服務滯后、刻板和繁復的不足，實現用戶所需信息的精確傳送，并結合半娛樂化手段吸引更多的高校學術檔案信息用戶。

4、微信先進的集群推廣平臺。微信精心打造了“公眾平臺”和“開放平臺”。就公眾平臺而言，個體品牌用戶可公布公眾號二維碼讓微信用戶隨手添加；通過設置規則或編程開發自動回復消息為用戶服務；通過一對多地發送消息實現信息傳遞和品牌傳播。就“開放平臺”而言，則側重于借助個人關注頁和朋友圈，通過用戶口碑推廣實現品牌的病毒式傳播。該優勢可實現一定需求下無時限、無人工的檔案信息服務，并有利于以高校檔案室為信息源有意識地推廣特定檔案信息。

2 微信在高校檔案工作中的影響和功能分析

任何組織要想實現其目標，獲得自己的生存與發展，都必須營造良好的內外關系環境。高校檔案部門也是一樣，微信公眾平臺這一新興社交網絡自媒體平臺的出現為高校檔案宣傳提供了新的“利器”，并具有以下優勢和特點。

1、傳播迅速，時效性強。微博是一種互動及傳播性極快的工具，傳播速度甚至比媒體還要快。它不受印刷、運輸、發行等因素的限制，信息上網的瞬間便可同步發送到所有關注“粉絲”用戶手中。

2、傳播范圍廣，集成性強。可以借助微信朋友圈轉發和共同“關注”，對信息進行主動性篩選與過濾，也可以通過私信、漂流瓶等消息功能實現定向或不定向傳遞。微信通過這種裂變式的傳播方式和網絡口碑效應，實現信息有效集成和傳遞。

3、成本較低，利用微信公眾平臺巨大的宣傳影響力，發掘散落于社會組織和個人的歷史檔案，具有很強的針對性和可操作性，為檔案征集開辟了新渠道。同時，通過定期關注校內外師生員工、社團等組織和個人的微博、微信賬號，從中也可以發現與學校歷史有關的歷史檔案資料信息，進行有針對性的征集，同樣具有重要實踐意義。

3 應用微信傳播的高校檔案信息類型

正如時下廣泛流行的“微議錄”、“微直播”、“微評論”，就其“微”而言，要求所傳播的檔案信息精練簡約，主題鮮明，以小見大。而微信作為媒介可在主要傳送文字、圖片信息的基礎上注重語音、視頻形式的檔案信息的傳送。從檔案信息內容著手可將其分類如下：

1、檔案界信息。該類信息可借助微信通報檔案界可以或需要告知公眾的信息，如檔案方面政策法規的出臺、更新，檔案機構工作動態、檔案界學術動態及相關知識講座的開設信息等。

2、檔案知識。該類信息可借助微信宣傳檔案常識、檔案保管和利用知識、檔案工作基本內容、檔案法規基本條款等。

3、檔案館藏信息。該類信息可借助微信介紹本館館藏概況、歷史文件和現行文件的全宗信息、當地歷史沿革和風土人情以及特色檔案等。

4 微信應用于提升高校檔案服務的方式

1、利用微信提供在線咨詢服務。首先，高校檔案辦公室可開通微信服務并公布微信號碼或者其公眾號二維碼，使用微信的用戶搜索到高校檔案辦公室微信賬號并進行添加后，可以向高校檔案辦公室發送信息咨詢請求。其次，反饋信息的形式可以根據實際需要進行選擇或搭配以提供生動形象的信息服務。再次，高校檔案辦公室可對用戶咨詢問題進行頻率統計，針對出現頻率較高的問題建立對應的解答信息數據庫，通過微信進行自動回復，以提供全天候的信息服務。

2、利用微信向學生傳播檔案文化。以微信為途徑進行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣化的基礎上，并彰顯其即時、精確傳達的優勢。主要體現在兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術常識以及檔案界新的學術成果等。其次，以文字、圖片、語音、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏。而接觸到這些真實的文字、聲音或影像會更有效地提高用戶對檔案的關注度及自身檔案意識。

3、利用微信完善檔案信息資源共享機制。高校檔案辦公室可利用群聊增強其與用戶之間的交流、互動，又可針對擁有共同或交叉研究背景的用戶建立討論組進行主題探討，加強信息溝通。其次，高校檔案辦公室可發揮信息源或意見領袖的作用，在檔案信息的發布和擴散過程中占據主導地位，并以“高校檔案辦公室—用戶—用戶”的傳播模式引導其用戶進行檔案信息分享，在不斷的分享、共享過程中，會出現越來越多的微信用戶環繞在檔案信息資源中心周圍，在潛移默化中成為檔案信息接收者。另外，高校檔案辦公室可通過微信這一廣泛而精確的傳播信息渠道向學生及其他公眾發布通知進行檔案征集，開發民間檔案信息資源，不斷充實檔案信息數據庫，實現校檔案室與學生及群眾領域更深程度的檔案信息資源共享。

5 結語

綜上所述，高校檔案辦公室可將微信充分應用于檔案信息服務中，注重發揮其現行應用載體廣泛、網絡聯動機制新穎、信息傳播功能強大、集群推廣平臺先進的優勢，完善在線咨詢服務，促進高校檔案文化傳播，優化檔案信息資源，并不斷改善高校檔案信息服務模式。

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