論電力企業文書檔案立卷歸檔的創新與優化

續暉

摘 要：隨著信息社會的不斷發展，企業也越來越重視文書檔案立卷歸檔管理。電力企業掌握大量數據資料和信息，相關部門應該充分認識到新時期文書檔案立卷歸檔的新要求，采取措施推進電力企業的信息化建設及發展。本文便對電力企業文書檔案立卷歸檔的創新與優化措施進行了探討。

關鍵詞：電力企業；文書檔案；立卷歸檔；創新優化

在信息化社會中，電力企業為提高內部現代化信息建設，其對于文書檔案立卷歸檔工作的重視逐步提高。電力企業在進行文書檔案的立卷歸檔時，要區別不同檔案的價值，保持文件原貌和相互之間的聯系，按照規范的格式統一保管。隨著社會信息化程度的不斷加深和企業信息化建設內涵的持續豐富，電力企業對其文書檔案的立卷歸檔提出了新的要求。因此，電力企業要采取科學合理的措施對立卷歸檔工作進行創新與優化，進一步健全企業文書檔案管理網絡體系。

1 加強立卷歸檔管理隊伍的素質建設

電力企業要認真開展崗前培訓和在崗繼續學習工作，定期組織員工學習文書檔案管理的制度規定、業務知識及技能，確保文書檔案管理人員全面掌握檔案管理要求、熟練應用電力企業檔案管理信息平臺系統。此外，文書檔案管理人員要樹立的責任意識、風險意識和創新意識，充分認識到企業信息管理的重要性，在日常管理工作中做到防患于未然，與時俱進，了解最新的文書檔案管理知識，不斷創新管理流程，提高立卷歸檔工作的整體水平和效率。

2 健全文書檔案立卷歸檔管理機制

電力企業應該制定嚴格的文書檔案立卷歸檔管理制度，對文書檔案立卷歸檔全過程中，各級業務崗位的目標要求、職責任務、工作程序、工作標準等作出具體明確的規定，形成“目標清晰、職責明確、流程嚴謹”的工作機制。企業應對檔案管理職責、歸檔要求及標準進行書面制度制約，按期完成企業科技、會計、實物、電力營銷、工程建設等各類檔案的收集、整理、保管、審核及開發利用工作，使企業各類文書檔案得到充分利用和安全保護，充分發揮其應有的經濟價值與社會價值。此外，要建立員工績效考核制度和獎懲制度，對員工的工作進行全面評估，深入剖析問題，督促員工發揚工作優勢，及時彌補不足。

3 嚴格執行文書檔案立卷歸檔的規范要求

電力企業文書檔案管理人員要嚴格按照立卷歸檔的規范要求開展工作。立卷工作應平時就注意各項文件資料的搜集和分類整理，性質、內容、保存年限等方面不同的文件應該分別整理，每份卷案應注明標題、內容、編碼，立卷時要保持文件的原貌和文件之間的有機聯系，保證文書檔案的完整性和有效性。需要歸檔的文書檔案必須存放在相關部門的專門存放地點，為保證案卷質量，所有文書檔案必須使用統一的格式，全部案卷整理完畢后，移交檔案室，管理人員要進行清點確認，保存過程中要嚴格防止受潮、失火、損壞等問題的發生，完善檔案的借閱和復制管理。以此來確保企業文書檔案的完整和有效。

4 改進立卷歸檔工作流程

合理規范的立卷歸檔流程有利于保證檔案的完整性和檔案保存的有序性，提高檔案管理及利用的效率。電力企業要重視文書檔案管理工作流程的創新與優化，調整文書檔案管理過程中的目標任務、人員配置和工作標準，取消不必要的多余環節，適當合并重復、相似的程序，完善特別重要的步驟，增加缺失的流程。將工作流程中的各項工作職責落實到個人，督促管理人員完善自我工作，提高各環節的連續性和高效性。

5 加強數字化文書檔案建設

當今社會網絡化程度不斷加深，企業文書檔案的管理不應該只局限于書面資料。電力企業要重視企業文書檔案立卷歸檔工作的網絡化管理，不斷加強數字化文書檔案的建設。立卷歸檔人員不能忽視各類電子文件的錄入、收集和整理，并將檔案信息保存至閃存卡、光盤、移動硬盤等存儲設備中。企業要大力引進專業性能較高的檔案管理設備，定期對計算機及其系統和檔案管理系統進行檢查，及時發現數據安全隱患，一旦發現計算機故障、檔案系統漏洞或木馬病毒等問題，要及時修復、殺毒和更新，有效保證系統的正常運行，從而確保電子檔案的有效利用和安全儲存。電力企業文書檔案立卷歸檔數字化管理的實現，有利于推動企業信息化建設的發展。

6 結束語

綜上所述，為了進一步適應信息化社會的發展需求，電力企業要與時俱進、積極采取有效措施對企業文書檔案的立卷歸檔工作進行創新與優化，全面提高管理水平和效率，使企業文書檔案得到充分利用和安全保存，促進企業的現代化信息建設進程。

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