家庭檔案管理

馬勤

摘 要：家庭檔案是一個(gè)家庭中的各個(gè)成員在家庭生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。隨著時(shí)間的遷移，將越來越體現(xiàn)出其價(jià)值。本文就家庭檔案的歸檔意義、收集范圍、整理保管、數(shù)字化等問題進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：家庭檔案；歸檔意義；收集范圍；整理保管；數(shù)字化

家庭檔案是一個(gè)家庭中的各個(gè)成員在家庭生活和社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。其內(nèi)容豐富、形式多元、分類自由、收集廣泛。家庭檔案承載著家庭的歷史，反映了社會(huì)的發(fā)展，是現(xiàn)代社會(huì)家庭文明的重要體現(xiàn)。

1 家庭檔案的歸檔意義

家庭檔案是家庭活動(dòng)和家庭歷史事件客觀、真實(shí)的反映，是家庭歷史發(fā)展的史料和證明。建立家庭檔案是家庭管理的需要，也是建設(shè)家庭文化的需要，對促進(jìn)家庭和社會(huì)和諧發(fā)展具有重要意義。

家庭檔案的內(nèi)容比較瑣碎，收集范圍廣，各類檔案資料通常分散放在家里的各個(gè)角落，若不進(jìn)行規(guī)范的整理，既不便于家庭檔案的查找利用，更體現(xiàn)不出它們的價(jià)值。建立家庭檔案應(yīng)以方便查找利用和安全保存為目的。建立家庭檔案，對家庭檔案進(jìn)行分類整理，合理保管，可以使家庭生活更為科學(xué)有序，為家庭生活中的工作、投資、消費(fèi)、健康等各個(gè)領(lǐng)域提供參考和資料，有利于家庭成員的成長、發(fā)展和進(jìn)步，是家庭日常管理的得力助手。

2 家庭檔案的收集范圍

根據(jù)家庭情況和家庭成員興趣愛好及價(jià)值取向的不同，家庭檔案的收集范圍也不盡相同。對一些人沒價(jià)值的材料在另一些人眼中就具有收藏價(jià)值。

家庭檔案如何分類，是家庭檔案整理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。科學(xué)的分類，不僅能提高家庭檔案整理的質(zhì)量，而且還能使家庭檔案管理變得有條不紊，有律可循。一般來說，普通家庭的家庭檔案可能包含如下資料：

1.證件檔案：包括家庭成員的身份證、戶口簿、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、職稱資格證書、聘書、借書證、技術(shù)資格等級證書等；

2.財(cái)產(chǎn)檔案：包括家庭收支的賬目、各類有價(jià)證券、存折、保險(xiǎn)憑據(jù)、房產(chǎn)證、土地證、水電費(fèi)支出記錄、借據(jù)、合同契約、貴重物品及其發(fā)票等；

3.健康檔案：包括家庭成員的體檢表、健康檢查單、醫(yī)保本獻(xiàn)血證、病歷本、醫(yī)院處方、診斷書、住院記錄、醫(yī)療保健卡、各類化驗(yàn)單和檢查報(bào)告、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄等；

4.履歷檔案：包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷等各種重要日期，家庭成員獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)品及表彰文件（復(fù)印件）等；

5.作品檔案：包括家庭成員個(gè)人特長愛好的作品，如發(fā)表或得獎(jiǎng)的書法、繪畫作品，在報(bào)紙、期刊、雜志上發(fā)表的文章、出版的專著等，也可包括家庭成員愛好的收藏，如名家字畫、古董、郵品等。

6.音像檔案：包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片和影像資料，及在重大活動(dòng)如壽慶、結(jié)婚、旅游、聚會(huì)等活動(dòng)中形成的照片、錄像帶、錄音帶、光盤等資料；

7.社交檔案：包括親朋好友、同學(xué)老師、同事的聯(lián)系方式（包括電話、住址等），來往的信件、賀卡等。

3 家庭檔案的整理保管

家庭檔案的整理是把相對零亂的家庭檔案材料，經(jīng)過分類整理后變得系統(tǒng)化，以便于日常保管和利用。

家庭檔案在整理過程中可根據(jù)家庭的實(shí)際情況，將檔案資料分類后，按照檔案產(chǎn)生的時(shí)間、或者按照檔案的重要程度排列順序，整理后形成若干個(gè)保管單位。其中的紙質(zhì)部分可以按序折疊好，排列整齊。照片檔案可以相冊的方式進(jìn)行保管，有些也可以刻成光盤或掃描成數(shù)字文件存放。對整理好的家庭檔案需進(jìn)行編號、排序、登記目錄，并裝盒（袋），讓每種檔案均處于有序狀態(tài)，便于查找和利用。一般來說，家庭檔案的裝具有檔案袋、檔案盒、相冊等，也可以就地取材，用家庭生活中積攢的禮品盒、鞋盒等。家庭檔案應(yīng)大方整潔，便于收納和取用。

家庭檔案在保管時(shí)需選擇適當(dāng)?shù)牡胤酱娣牛詈檬悄馨葱蛱柤袛[放在專門的柜子里，涉及家庭保密和隱私的重要文件可以單獨(dú)存放（如放到保險(xiǎn)箱里面），每次使用過后要放回原處。同時(shí)要注意家庭檔案的防火、防盜、防霉、防潮、防消磁、防蟲、防光、防塵、防鼠等工作，做到妥善保管。

值得注意的是，家庭檔案也需要確定保管的期限。一般來說家庭檔案可以根據(jù)自己的需要分成“短期”、“定期”、“長期”、“永久”等期限進(jìn)行保管。大部分的家庭檔案如證書、照片、作品、收藏品等都可以長期或永久保管，但其中有一部分也可以根據(jù)家庭的實(shí)際情況和需要，定期作處理或銷毀。尤其是一些發(fā)票類的檔案，如購物發(fā)票、家電發(fā)票等，這些發(fā)票可保存至所購物品過期或被自然淘汰或處理為止。

4 家庭檔案的數(shù)字化

1.可以將家庭檔案編目后存入計(jì)算機(jī)，并建立一個(gè)家庭檔案清單，以便隨時(shí)進(jìn)行檢索。

2.對于一些非常重要的家庭檔案資料，可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件以進(jìn)行備份加以保存，以防遺失或被盜。

3.隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的不斷提高和計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和應(yīng)用，可以將很多家庭檔案用數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。而掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備的不斷普及正為家庭檔案數(shù)字化提供了可能。將家庭成員的軼事、相片、錄像等資料通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸并存儲(chǔ)到互聯(lián)網(wǎng)站龐大可靠的檔案存儲(chǔ)庫中，可以使這一部分家庭檔案的保存和讀取更為方便快捷。家人即使相隔千里，也能通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)得到彼此的訊息。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢與資源，建立家庭數(shù)字化檔案并給予管理，為家庭檔案的管理提供了無限的想象空間。

家庭檔案反映出每個(gè)家庭的生活面貌，折射出社會(huì)和時(shí)代的變遷，既承載著家庭的歷史，也體現(xiàn)出社會(huì)的進(jìn)步，能促進(jìn)家庭及社會(huì)的和諧發(fā)展，是家庭和社會(huì)共同的財(cái)富。對家庭檔案進(jìn)行科學(xué)分類、規(guī)范管理，一定會(huì)使我們的生活更加充實(shí)，會(huì)使我們的家庭受益無窮。隨著時(shí)間的遷移，家庭檔案作為留給子孫后代的精神財(cái)富，將越來越體現(xiàn)出它在記錄時(shí)代變遷、家庭發(fā)展方面的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]《檔案管理理論與實(shí)踐——浙江省基層檔案工作者論文集（2013）》，主編：王茂法，副主編：鄭金月、金向軍。2013年10月出版。