淺談衛生醫院技術人員檔案信息管理

楊金亮

人事檔案管理就是對人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現的文件材料。而衛生系統人事檔案是對衛生系統人才的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據。加強人事檔案信息化管理，充分發揮醫院人事檔案管理的作用，是促進衛生人事制度改革，有效配置衛生人力資源，促進醫院發展的有力保證。

1 衛生專業技術人員檔案信息化的內容

因為醫療衛生行業的特殊性，專業技術人員的檔案應當改變人事檔案“千人一面”的傳統模式，突出反映人的個性特點和專業能力，具體內容應包括如下幾類：考核類，包括專業技術人員年度考核表、工作人員年度職業道德考核表；教育培訓類，包括學歷、學位、各類培訓證明材料；獎懲類，包括獎勵、懲處結果證明材料；論著成果類，包括論著期刊、成果獎勵證明材料。此外，還有在工作中不斷形成的有關聘用、獎懲、政治思想、職業道德、業績水平以及履行崗位職責情況等真實記錄。如上涵蓋了職業能力、職業生涯和職業信譽的衛生專業技術人員檔案，在體現醫院的人才梯隊、結構比例、技術力量等方面實力的同時，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考。

2 衛生專業技術人員檔案信息化的途徑

（一）建立專門的信息管理系統。該系統應至少包含檔案檢索管理系統、查詢系統、信息綜合開發系統。其中信息綜合開發系統要結合各醫院工作實際需求設置，具有統計功能、分析功能、預測功能，同時做到：基礎性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度；動態性信息突出時效性，錄入、變更及時；經驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執行服務。

（二）建立個人電子檔案系統。利用計算機、掃描儀、照相機等現代設備和現代技術，將衛生專業技術人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成pdf文件或jpg格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數據化、信息化，以便于查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作。

（三）多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，對信息進行深度開發和加工。例如對專業技術人員職業能力、職業信譽等項目進行綜合統計、量化分析，并將所得信息資源及時編寫匯總，提供給領導及職能部門，作為相關人事工作的參考依據；還可以將檔案信息數據庫進行分類，根據工作實際需要，制成不同的表格，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。

（四）發揮檔案信息在醫、教、研工作中的輔助作用。以科研為例，如在課題申報結束后，檔案人員了解課題項目情況后，通過檔案信息數據庫，將本院相關的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。

（五）建立規范的管理體系。采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份、恢復機制，以及訪問安全管理制度，防止出現非法訪問以及對檔案作非法添加、修改等，處理好檔案信息的保密與開發利用間的關系，解決好使用權和管理權問題。

3 衛生專業技術人員檔案信息化需注意的事項

（一）加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防改寫等技術措施，提高電子文件的可靠性。

（二）防止工作中的盲目性和隨意性。要結合工作實際，不斷完善信息化建設的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責明確，以保證數據準確、真實、規范、統一。

（三）加強檔案信息動態化管理，提升使用價值。不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點、專業能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。

（四）嚴肅檔案信息化管理的工作紀律。嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理專業技術人員檔案信息的計算機與網絡連接，確保信息安全。切實抓好網絡信息安全保密教育，增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現象的發生。

4 衛生專業技術人員檔案信息化的優勢

（一）檔案信息化屬于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，會造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費；檔案信息電子化、低成本，滿足了人事檔案需求的多樣性，拓寬了服務范圍。

（二）可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度。由于人事檔案是動態性的，需要人對發生變動的人事信息進行及時記載，實現檔案信息電子化管理以后，檔案管理人員可以快速及時地進行人事檔案的處理調整，保持人事檔案的動態性與連續性。中國論文聯盟

（三）檔案信息具有備忘提醒功能，可及時提醒人事管理部門對職稱晉升、工資調整、退休等人員辦理手續，防止因工作繁忙造成疏忽或耽誤。

（四）信息化的查詢功能。傳統檔案管理方式，想在短時間內快速了解全面或個人的人事檔案信息是一件非常困難的事，而信息化的查詢功能就可以有效解除這一煩惱，相關搜索功能提高了查閱速度，為領導擬定職工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等提供了翔實的依據。

（五）信息數據庫功能。在專業人才選拔任用、調整調配等工作中，均可利用數據庫直接產生任免審批表、基本情況表、人員花名冊，大大提高了工作效率。以最簡單的工作人員的胸卡為例，即可從信息庫中直接調用信息，優化流程、減少工作量。

總之，衛生系統檔案管理工作應該積極轉變思路，不斷深化對檔案工作意義的認識，健全法規制度，以人為本，夯實業務基礎，提高人文素質，增強服務意識，建立現代化管理模式，多途徑、多渠道地開發利用檔案信息資源，使其在醫院現代化發展進程中發揮更大的作用。人事檔案的作用在于為人事工作服務，隨著醫療衛生事業發展速度的加快，衛生系統人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，必將推動衛生系統人力資源管理和醫院的發展。醫院人才戰略的實現離不開人事檔案管理工作的有力支持，因此檔案管理者必須增強服務意識，主動參與，超前服務。衛生系統人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，才能提高檔案的利用價值，才能使人事檔案工作煥發新的生機和活力。