文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現

楊朕?王少信

摘 要：在當前檔案制度改革新形式，以及檔案信息化和辦公自動化的日益普及下，很多單位都開始定制檔案管理系統軟件，來管理產生的電子檔案。定制符合本單位使用要求的系統軟件至關重要，要針對自身的管理使用和規范做出需求分析，具體描述擬實現的目的和功能等特殊需求。本文以ZDGX系統為例。

關鍵詞：文書工作；檔案管理；系統

隨著市場經濟的不斷發展，事業的不斷進步，文書檔案管理對單位的發展起著至關重要的作用，是建立健全單位管理機制的重要環節，也是事業發展的最基礎性工作。但是，就目前中國國情而言，很多單位對文書檔案管理工作都不夠重視，忽略了它在事業發展中最基礎性的作用，在文書檔案管理工作中依然存在著很多問題，而這些問題得不到有效解決，就會對單位自身的發展造成阻礙。當前對文書工作與文書檔案管理系統的理論及業務方面的研究已經比較成熟，相關管理方面的軟件也不在少數。文書工作和文書檔案工作的信息輸入和查詢，基本能夠通過這些理論研究和管理軟件完成。

1 我國文書檔案管理現狀

（一）事業文書檔案管理基礎普遍較差。多年來事業文書檔案管理一直處于封閉式 管理狀態，檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則，每個時期對檔案的質量要求不 同、對檔案的整理規則不統一，對檔案工作的重視和投入不足，檔案管理人員隊伍素質參差 不齊，造成檔案管理基礎較差的局面。

（二）事業文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題。事業在實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現了許多脫節的地方。

（三）事業領導對檔案管理重視不夠，各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。由于許多事業領導認為檔案管理工作不能 給事業帶來直接的經濟效益，對檔案工作認識存在一定的偏差，對其技術含量的重要性認識不夠，在配備檔案管理人員時往往降低用人標準，對檔案管理人員的培訓未引起高度的重視，無形中造成檔案管理人員的素質偏低。

（四）各部門不協調，阻礙文書檔案管理工作。文書檔案工作需要事業的各個部門的配合，比如歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料進行統一整理保管。

2 事業單位檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理是事業單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質量的一種再現，其管理水平的好壞直接關系到單位的工作效率能否提高的先決條件，因為檔案記錄著單位的資料，它可以呈現出最真實的一面，比較規范的檔案管理可以衡量一個單位的管理水平的高低和單位的業績。它為研究單位的業績提供了重要資料。這樣單位就可以從實際出發，結合單位的現狀制定相應的管理政策，只有這樣，一個單位才可以得以保全并且蒸蒸日上。

（二）檔案管理是事業單位發展的保障。隨著我國經濟的全面發展，檔案管理工作也應隨之改善，應適當的調整檔案管理的手段，檔案管理人員應該做好檔案管理的工作，從工作中不斷地加深對檔案管理觀念的理解，以便使其成果能與單位的管理做到有機的結合，檔案管理的好壞，直接決定著一個單位未來的發展狀況，對于提高管理效率也起到了很大的作用。由以上兩點可以看出，檔案管理人員做好檔案管理的工作是尤其重要的，檔案管理的完善可以帶動單位在市場經濟中的競爭力，并使單位在不斷的磨練中得到成長。

3 檔案管理系統需求分析

一是業務需求，需涵蓋檔案業務中收集整理、日常管理和信息開發利用工作，主要針對檔案管理人員或各部門兼職檔案員日常文件處理的全過程，系統設計要簡單實用、方便快捷，檔案管理人員可以通過這些功能，根據定義好的管理規則和規范，自動或輔助手工實現檔案的各項業務工作。可定制文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用四個模塊。

二是結構需求，可分客戶端、維護端、服務端三個部分。客戶端，即針對用戶的查詢端，，可對不同角色進行權限賦予；維護端，即檔案管理員端，可進行系統設置，如定制和變更登陸權限，調整檔案整理規則、管理架構等；服務端，隨時提供在線技術支持和版本升增加角色概念級等服務。

三是技術需求，系統能提供功能強大的定制工具包，如支持多全宗管理模式，可以實現集中存儲、集中應用的多全宗集中式管理，靈活和適應未來發展變化；支持多模式歸檔文件整理，可以實現分散整理、集中整理和混合模式的歸檔文件整理流程；完備的檢索查詢功能，可實現跨庫檢索和全文檢索；以及在線OCR處理、PDF/CEB文件處理、圖形圖像處理、流文件瀏覽等便捷功能，使系統實現功能性和易用性的完美結合。

4 書檔案管理系統實施原則

系統實現過程應遵循以下技術原則：（1）開放性：基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。（2）規范性：系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》。（3）靈活性與可擴展性：方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。（4）安全可靠性：提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。（5）先進性和前瞻性：采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

5 系統的設計與實現

檔案管理的大量工作主要花費在檔案檢索上，所以檔案管理系統的質量優劣，是否有較高的效率就主要體現在檢索功能的強弱和檢索效率的高低上。而檔案管理系統實際上就是把檔案信息存入計算機內、外存儲器中按照數據的某種邏輯關系以某種組織形式，之后再以某種方式進行檢索操作。所以，檔案檢索信息中的各項信息的組織方式和邏輯關系，以及選擇什么樣的硬件環境和軟件環境，采用何種語言編寫程序，這些都是會直接影響到整個系統質量和效率的重要因素。

目前，各種各樣的信息檢索系統在國內層出不窮，但絕大多數都是用高級語言編制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3編制的。這樣使得內存利用率較低，文件控制也不甚靈活，特別是在檢索速度方面也很不理想。由于ZDGX系統所具有的中文操作系統、中文編輯程序、中文調試程序以及中文匯編程序等中文支持軟件，故能方便的用匯編語言進行中文信息處理。由于匯編語言的采用，對于內存空間和磁盤空間的管理進行起來更加方便快捷，控制和存儲檔案文件更加靈活。與此同時，與其他語言編寫的同類系統相比較，檢索速度得到大幅度的提高，從而存在于檔案檢索系統中致命的效率偏低的缺點基本得到了克服。

6 結語

很多單位都開始定制檔案管理系統軟件，來管理產生的電子檔案。定制符合本單位使用要求的系統軟件至關重要，要針對自身的管理使用和規范做出需求分析，具體描述擬實現的目的和功能等特殊需求檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式等方面，都是未來信息資源管理的發展趨勢和發展方向，檔案是一個單位信息資源中最基礎和核心的部分，因此，首先要做好電子檔案的管理，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現信息資源的管理。

參考文獻

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