“TOALL”O(jiān)A辦公自動化企業(yè)級應用系統(tǒng)的研究與實踐

徐書闖,潘慶師,韋松磊（桂林電子科技大學,廣西桂林541004）

“TOALL”O(jiān)A辦公自動化企業(yè)級應用系統(tǒng)的研究與實踐

徐書闖,潘慶師,韋松磊
（桂林電子科技大學,廣西桂林541004）

信息革命給企業(yè)帶來了全球范圍的競爭，辦公自動化越來越受到企業(yè)經理人的重視，在當今全球信息化時代，在企業(yè)內部，衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理的標準也是該企業(yè)是否實現(xiàn)了辦公自動化。辦公自動化OA系統(tǒng)作為信息化建設的重要組成部分，已經越來越受到決策管理層的高度重視而得以推廣應用。由于辦公自動化具有的各種優(yōu)勢以及便利，使得辦公自動化在企業(yè)內部管理和生產方面能夠發(fā)揮出較大的作用，進而幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中取得更大的優(yōu)勢。

OA;辦公自動化；企業(yè)應用

1　OA辦公自動化介紹

辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是應用計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學和行為科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分業(yè)務借助各種辦公設備，并由這些辦公設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息系統(tǒng)。從辦公自動化管理系統(tǒng)來看，辦公自動化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)內部管理的現(xiàn)代化需求，能夠有效的提升企業(yè)的綜合實力，進而增強企業(yè)的競爭力。

2　OA辦公自動化軟件的發(fā)展及前景

在最初運用IT技術的時候，OA即提高了對于文件資料的管理水平，但是從這一時期的應用來看，對于辦公中的寫作支以及文檔的綜合處理能力都有所不足，因此應用效果并不是十分明顯。

伴隨著組織的發(fā)展和網絡技術的進步，打破時間和空間限制的需要越來越緊迫，于是誕生出了基于網絡系統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了自動化的信息傳遞和管理，提高了整體的辦公效率。

之后，伴隨著組織的進一步發(fā)展，對于辦公的需求進一步提升，于是逐漸誕生了基于Java系統(tǒng)的OA建設以及OA信息化的發(fā)展，如今，OA軟件已經成為了很多組織管理的必要需求。

3　系統(tǒng)研究意義及內容

由于OA系統(tǒng)在組織中的應用越來越廣泛，作用也越來越突出，因此，加強對于OA系統(tǒng)的研究的研究有著重要的作用，能夠有效的促進組織的管理和發(fā)展，進而節(jié)約組織的人力，促進組織的高效率運行。

本次研究的內容主要有如何使用OA系統(tǒng)促使組織的團隊管理規(guī)范化以及對于員工的管理的高效化，此外還有組織的部門聯(lián)系以及信息傳遞等。

4　OA辦公自動化的系統(tǒng)模塊管理

（1）門戶管理能夠有效的實現(xiàn)用戶對于自身所需要信息的獲取，因此可以有效的提高辦公的效率，門戶管理主要是公司不同單位根據(jù)不同的發(fā)展階段，對信息門戶進行自主搭建，門戶種類繁多，能夠有效的實現(xiàn)信息的推送，并且這種信息的推送具有針對性，能夠針對不同的用戶推送不同的信息，進而提高辦公效率。（2）日常協(xié)同管理是實現(xiàn)不同部門之間的合作，進而有效的實現(xiàn)公司業(yè)務處理和發(fā)展的管理，日常協(xié)同管理的主要作用在于信息的溝通和共享上，通過協(xié)同管理，可以實現(xiàn)信息的便捷獲取，進而幫助工作人員合理科學的安排自己的工作計劃，促進自己的工作流程等規(guī)范化發(fā)展。（3）公文檔案是公司管理過程中必須要重視的，規(guī)范化的公文檔案管理能夠有效的促進公司的辦公效率，幫助公司的工作人員的管理規(guī)范化，尤其是公文和檔案的整理和匯總等管理，更是對于公司的規(guī)范化管理有很大的幫助，而公文和檔案的快速檢索，則能夠有效的減少工作過程中的時間浪費，提高工作的效率。（4）企業(yè)的公共信息管理能夠幫助企業(yè)做出相關決策，并且使得企業(yè)的決策等與宏觀的市場環(huán)境以及政府的相關政策相符合，必須要予以重視，而辦公自動化則能夠對公共信息進行分類匯總，幫助企業(yè)及時了解宏觀環(huán)境的變化，同時還能夠幫助內部資料的查詢的便捷實現(xiàn)。（5）作為一個非正式交流的平臺，論壇能夠為公司內部的人提供一個休閑交流的平臺，在論壇管理中，能夠通過論壇平臺有效的實現(xiàn)一些信息的發(fā)布和資源的共享交流，進而增加公司內部員工之間的交流。（6）協(xié)同辦公平臺通過會議管理模塊可實現(xiàn)對視頻、非視頻會議相關的各種資源的管理。（7）任務管理主要是對自己的各類任務進行規(guī)范管理，包括自己安排的和領導安排的，通過任務管理，可以有效的實現(xiàn)對于任務的進度等進行實時掌控。（8）知識管理中，主要是對一些文件資料進行管理，包括資料的共享、日志管理以及文件和文件的目錄操作等。（9）在現(xiàn)代化的辦公管理中，電子郵件的往來對于個人的工作處理有很大的幫助，而郵件管理可以對自己往外發(fā)的電子郵件以及由外部發(fā)來的電子郵件進行管理，并且支持閱讀、存儲以及查找等功能。（10）在人事管理方面，主要包括了對于部門的管理和各個組織機構的管理。具體而言，涉及到了公司的員工的各種事務管理，包括離職、入職以及內部調動等。同時也涉及到了組織內部的員工績效考核管理。（11）車輛管理中，主要是針對車輛的購買、維護和使用管理，要及時對公司需要的車輛進行購買，同時要加強對于已有車輛的管理和維修，更要規(guī)劃車輛的使用，提高辦公效率。（12）物品管理是對公司內部的各類物品進行采購、使用等方面的管理，有利于規(guī)范化的使用，避免浪費。（13）設備管理主要是對單位的各個設備進行管理，包括設備的采購、維修和使用過程中的轉移等。設備管理有利于充分發(fā)揮設備的作用，促進設備的保養(yǎng)和使用效果發(fā)揮。（14）督辦管理主要是對存在的一些任務或者工作近監(jiān)督，如果到了該完成的時間還沒有完成，則要對之進行及時的催促，促使其盡快辦理。（15）移動辦公一定程度上打破了空間對于辦公的限制，實現(xiàn)了移動辦公，通過將手機與辦公結合起來，實現(xiàn)了隨時隨地辦公的目的。需要注意的是，移動辦公要加強對于手機終端的研究開發(fā)，提高手機終端的兼容性。

[1]黃茂.創(chuàng)業(yè)政策對我國大學生創(chuàng)業(yè)動力影響分析[J].今日南國,2009.

[2]黃楊杰.我國大學生創(chuàng)業(yè)教育問題及其對策探討[J].價值工程,2011.

[3]李正濤.OA系統(tǒng)發(fā)展歷程與趨勢[M].清華大學出版社,2008.

本文為：廣西大學生創(chuàng)業(yè)訓練“TOALL”O(jiān)A辦公自動化企業(yè)級應用系統(tǒng)項目成果

徐書闖（1992—），男，江蘇連云港人，桂林電子科技大學在校學生，本科，研究方向:辦公自動化的企業(yè)應用。