解決檔案信息化管理中存在問題的策略探討

劉海燕

【摘 要】信息化技術水平的不斷發展帶動了檔案管理的信息化，它給檔案管理節省了大量的工作時間，提高了工作效率和準確性，同時存在著一些安全性風險。針對這一現狀，本文首先探討了在檔案信息化中存在的安全問題類型和產生原因，然后提出了針對性的改進措施，期望為我國的檔案信息化進程提供一定參考。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；問題探討

從上個世紀六十年代計算機發明以來，全球經濟因此而飛速發展，互聯網和全球信息化導致信息交流速度在瞬間完成，我國在信息化道路上也與國際接軌。從信息共享、信息管理、信息交流和信息集成等多方面有所研究和發展，為社會主義現代化建設打下了堅實的科技基礎。然而，由于信息化的儲存方式的特點，在保密和安全性方面很容易受網路影響而泄露，是目前我國檔案信息化管理中的難題。

一、檔案信息化管理中存在的安全風險

檔案開發、管理和信息化過程中的重要手段就是實現檔案數字化，數字化處理過程需要對原始檔案文件進行掃描、拍照、打印等處理方式，因此對于檔案原件的可能造成磨損、破壞、檔案信息泄露以及檔案歸檔錯誤等問題，這是檔案文件從信息化到數字化過程中必然會碰到的工程，也必然造成某一環節出現不完整、不準確和不標準的問題。

數字化信息檔案在歸檔過程中必然以軟件和硬件如數據存儲盤為基礎，通過網絡與其他人完成共享。互聯網、電子計算機、網絡服務器、數據存儲設備和系統檔案的集合體中任何一個地方出現問題，都可能導致信息泄露，其安全性風險也很高。

檔案信息化過程中所應用到的技術非常專業和綜合，電子信息文件的大小也在以指數級別快速增長過程中，需要以科學合理的手段對信息進行組織、存儲和管理，這對于信息保管人員來說是十分艱巨的挑戰，信息化社會中新的黑客技術日新月異，如果不能夠時時保持吸收和學習新的防泄密技術，就可能難以應對電子信息文件的泄露風險。

二、檔案信息化保管過程中的具體方案

（一）保證檔案保管者的信息安全意識

相比于傳統的信息檔案保管方式，信息化的檔案管理模式最大的優勢在于節省了檔案錄入、儲存、歸檔和查找的時間，它能夠以計算機網絡為基礎，自動實現文件的登記、歸檔、查詢和傳遞。這種方式雖然便捷，但是操作過程較為復雜和職能，需要檔案管理人員有較好的信息化保管專業知識，同時能夠熟練操作電子計算機，對于電子檔案的特征和保管方式有詳細的了解認識。此外，作為信息化檔案管理者，不僅要熟練掌握檔案的管理操作基本知識，還應該具有一定的網絡安全防護意識，提高對危險信息來源的辨識能力，處理簡單的病毒程序，通過單位組織的專業網絡安全防護培訓工作，不斷提高自身的專業素質和實踐能力。

（二）建立完善的信息檔案安全管理規章制度

我國對于信息檔案歸檔的要求包括電子檔案和紙質檔案兩部分，缺一不可。國家檔案管理部門早在2003年就規定：電子公文及檔案在保留過程中必須具有永久和長期有效的價值，并統紙質檔案一同歸檔和對應，兩者建立互聯。電子文件是信息技術所形成的，他的制作和管理過程受信息技術的制約，所使用到的信息技術有：密匙技術、簽署技術、認證技術、防火墻、水印等多種，在管理方式上一般采用異地備份、管存分離。

電子信息檔案同樣由人來制作和管理，必須做好規范管理：首先，參與制作和存儲的檔案人員要進行思想道德素質、個人背景的審查工作，防止道德品質差、有過偷竊泄密前科、工作馬虎不認真的人參與電子信息檔案的制作和管理工作；這是保證電子信息檔案安全性和準確性的重要措施。其次，對于參與電子信息歸檔的工作人員要時刻進行誠信安全教育，從思想上武裝自己，強調一絲不茍的工作態度、精益求精的工作作風。此外，還應該建立電子信息檔案管理責任制，把每個環節的安全管理責任落實到個人，保證電子信息檔案管理的真實、有序和安全。

（三）建立技術保障體系

技術保證體系要從硬件和軟件兩方面著手。硬件方面，由于計算機硬件配置更新速度較快，在保證成本的前提下盡量保證檔案管理設備性能，加快淘汰落后和故障設備。軟件方面，積極購買和開發最新的檔案信息管理系統，讓專業人員不斷學習和改進信息管理系統，同時提高軟件安全防御能力，時時更新病毒庫，防止黑客入侵。

（四）提高檔案信息管理人才水平

檔案信息化管理水平的一個重要評價標準就是管理人才的專業素質，目前我國的檔案管理人員大都沒有接受過專業的信息化管理訓練，信心化安全認識不夠，這大大影響了檔案管理現代的進程。如果沒有一流的管理人才，提供再好的檔案管理軟硬件設備，檔案管理的安全性和效率同樣得不到提高，說明在檔案信息管理中人員的素質是關鍵因素。高素質的信息管理人才不僅要掌握扎實的基礎知識，更應該有高尚的道德情操和職業素養，不受不良誘惑驅使，不出賣單位或企業的保密信息，對自己的本質工作勤勤懇懇、認真負責。

（五）加強管理軟件的安全防護

可以開發需要密碼省份或指紋識別系統的管理軟件，只有專門的管理人員才能夠進入系統查閱、處理檔案信息。加強對檔案信息的管理，對于非法進入檔案信息庫中查閱信息的員工應該嚴厲處罰，進一步進行加密防護工作。

（六）加強對竊密病毒的防范

信息化管理模式中病毒入侵是最主要的檔案泄密方式，對于病毒的防范措施一定要加強。信息化管理人員需要不斷升級網絡防火墻，提高檔案信息安全等級，排除潛在危險，盡量建立內部網絡，防止外網接入。

（七）完善信息安全監督體系

對于檔案信息管理工作的監督管理可以有效提高檔案管理的質量和安全性。首先要加強所有信息化管理環節的過程控制和追蹤，保證每個步驟不出差錯；其次要對管理人員的工作近周期性考核，并納入績效體系，推動檔案權力的規劃化升級。

三、結語

綜上所述，將信息化技術帶給檔案工作管理的便捷和效率有目共睹，但是同時還存在著一些技術難題，這可能導致檔案泄密，通過管理、技術和理論方面的創新是能夠保證信息管理的安全性的。

【參考文獻】

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