行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

蘭培龍

行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

蘭培龍

Point

隨著社會經(jīng)濟的的快速發(fā)展與科學技術(shù)的不斷進步，我國的行政事業(yè)單位正在進行著一系列改革，特別是在行政體制、人事管理和機構(gòu)精簡上都進行了相應(yīng)的改革，這些改革讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作進步的同時也帶來了一些問題。本文主要從檔案管理工作的認識、檔案管理的制度、檔案管理人員的素質(zhì)以及引進信息技術(shù)來管理檔案這四方面來分析了國有企業(yè)行政事業(yè)單位檔案管理。

為了推進行政事業(yè)單位工作的有效改革，單位內(nèi)部要建立科學有效的管理制度，其中的檔案管理工作對于提高單位工作效率具有不可忽視的作用。特別是對于國有?企業(yè)上級行政管理部門來說，抓好檔案管理工作，不僅能夠讓人們了解過去以及把握現(xiàn)在，還能夠有效地結(jié)合檔案信息管理制度為之后的工作打下堅實基礎(chǔ)，提供有效地工作質(zhì)量保障，進而有效地推進了行政事業(yè)單位工作的高效、有序發(fā)展。筆者結(jié)合自身國有企業(yè)行政事業(yè)單位檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，簡單地對創(chuàng)新行政事業(yè)單位檔案管理工作談一談自己的看法，希望能夠給有關(guān)的工作人員帶來一定的幫助。

一、提高對檔案管理工作的認識

檔案是行政事業(yè)單位工作的真實記錄，只有做好對行政事業(yè)單位的檔案信息的收集、歸類等管理工作，加強檔案管理，才能夠提高檔案資源的利用率，確保工作記錄的完整、系統(tǒng)和安全。檔案工作是黨和國家發(fā)展不可缺少的部分，行政事業(yè)單位只有充分認識到檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新思路，科學貫徹科學發(fā)展觀，進一步提高檔案工作質(zhì)量，才能有效促進單位工作的有效開展。首先，行政事業(yè)單位要提高檔案認識，增強檔案服務(wù)意識和法制觀念，將檔案建設(shè)納入單位規(guī)劃和考核中來。其次，行政事業(yè)單位要將檔案建設(shè)納入到規(guī)章制度上來，選拔有一定檔案管理能力且有責任心的人員來負責檔案管理工作，有效防止檔案管理人員身兼數(shù)職情況的發(fā)生，并加強對檔案管理資金投入，為檔案管理工作提供有力保障。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度

俗話說，沒有規(guī)矩不能成方圓。行政事業(yè)單位的檔案能夠幫助之后的人們有效解決問題和安排工作，這就需要建立健全檔案的管理規(guī)章制度，促進行政事業(yè)單位檔案管理依法化。首先，要努力提高檔案管理部門的責任意識，建立健全管理體制，在工作中嚴格按照章程辦事，把好部門自身關(guān)，確保檔案的真實性。其次，要增強社會各界檔案意識和檔案法制觀念，為檔案管理工作打好社會和群眾基礎(chǔ)。一方面，要加強《檔案法》的宣傳，要檔案管理工作納入日常宣傳工作中去，可以通過宣傳周、公示欄、研討會、座談會、展覽會、知識競賽等方式增強職工和群眾的檔案意識，確保行政事業(yè)單位的檔案管理依法化。另一方面，要積極爭取上級檔案部門的支持，結(jié)合檔案工作實際，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成業(yè)務(wù)部門與辦公室配合強化單位檔案工作的制度，促進行政事業(yè)單位檔案工作真正落到實處。

三、強化檔案管理人員的素質(zhì)教育

首先，要強化行政事業(yè)單位檔案管理人員的法律意識，管理工作人員要在法定權(quán)限內(nèi)按照法定程序，依法履行好檔案收集和管理的職責，按照歸檔范圍、管理制度、收集整理相關(guān)的文件，并且組織審查。其他各部門也應(yīng)配合檔案管理人員的工作，在整理、匯總后交送辦公室。檔案人員更應(yīng)該堅守政治信念，勇于創(chuàng)新，勝任新形勢下的檔案管理工作需要。其次，要強化行政事業(yè)單位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓。檔案管理工作是一門綜合性的工作，涉及了很多知識，包括檔案知識、歷史知識、情報學知識、計算機應(yīng)用知識、行政管理知識、經(jīng)濟學知識等，再加上檔案管理工作有著自身的規(guī)律和原則，這就需要加強行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓。一方面，通過在職培訓，適當安排脫產(chǎn)進修、技能訓練等，建立起人才培養(yǎng)管理的新模式。另一方面，定期組織業(yè)務(wù)學習，結(jié)合工作實績并入考核之中，引導(dǎo)工作人員強化計算機和現(xiàn)代信息專業(yè)知識的學習，提高單位的檔案管理水平。最后，要強化行政事業(yè)單位的職業(yè)道德教育。檔案管理工作是一項服務(wù)性工作，要有吃苦耐勞的精神、高度的責任感和服務(wù)意識，因此要加強行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的思想道德教育，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想意識。

四、引進信息化技術(shù)進行檔案管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在社會中的各個領(lǐng)域均得到了廣泛地運用。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中融入信息技術(shù)，已經(jīng)成為社會發(fā)展的趨勢。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中采用信息化管理技術(shù)，不僅可以提高檔案管理工作質(zhì)量，還有效地節(jié)約了人力物力資源，促進了檔案信息的合理利用。為了提高檔案管理的信息化水平，應(yīng)該從以下幾個方面加以注意：第一，行政事業(yè)單位各個部門之間要確保傳遞及時準確的信息，確保檔案管理的時效性；第二，要積極配備先進的設(shè)備，促進檔案信息資料輸入和輸出更加便捷，也促進文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的有效轉(zhuǎn)化，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同保存；第三，要根據(jù)變化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案管理工作，及時學習和運用新軟件，確保資料信息有效共享的同時防止信息泄密，大大提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。

（作者單位：吉林省白山市江源區(qū)商務(wù)和糧食局）