淺談企業檔案信息化工作

梁振文

摘 要：檔案信息化建設是檔案事業適應社會發展的必然選擇，企業檔案信息化工作是提升企業檔案管理水平、充分開發檔案資源的重要途徑。首先介紹企業檔案信息化工作存在信息資源浪費嚴重、信息化服務水平差和工作人員信息知識水平差等問題；其次介紹企業檔案信息化工作內容主要包括：檔案信息數字化、檔案管理自動化、檔案信息集成化和檔案管理互動化。檔案信息化系統由數據資源庫、數據采集交換平臺、檔案業務管理平臺和檔案信息服務平臺組成。最后總結了檔案信息化工作的重要性。

關鍵詞：企業檔案 信息化 數字化 互動化 檔案管理信息系統

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0193-02

電網工程的不斷建設和逐步投運，形成了數目龐大的檔案，如何科學高效的管理原先存量檔案和不斷生成的新檔案，是企業檔案管理工作要解決的根本問題。同時，供電企業檔案管理的規范化、信息化是近年來企業基礎工作的重點。2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出“要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃”。在這樣的新形勢和背景下，供電企業檔案管理工作面臨著新的挑戰，需要緊跟供電企業信息化的步伐，做好供電企業檔案信息化工作。

1 企業檔案信息化工作現狀

供電企業高度重視檔案這項企業基礎工作，隨著企業的建設和發展，逐步規范和完善檔案管理工作，形成了與企業發展相適應且具有行業特色的檔案管理體系，培養了較為專業化的檔案工作隊伍，為企業管理、城鄉電網建設、農網升級改造等工作提供了大量原始參考資料，檔案工作為供電企業發展做出了重大貢獻。

近幾年，檔案信息化建設已納入企業信息化建設規劃，供電企業大力推進傳統檔案的數字化工作，檔案管理系統正在從單機版向與oa系統對接的網絡版轉變。但仍存在一些問題。

1.1 信息資源浪費嚴重

由于信息化基礎建設沒有進行統一規劃部署、標準不統一、檔案數字化程度不夠，導致有用信息沒有充分管理、開發和利用，形成“檔案信息孤島”。

1.2 信息化服務水平差

被動提供檔案借閱，利用方式單一多采取實體借閱，檔案信息無法及時錄入和共享，對實體文件的有效識別水平不高等。

1.3 工作人員信息知識欠缺

檔案管理人員信息化工作水平不高，過于依賴系統開發人員，導致部分資源的全文檢索難以實現。

2 企業檔案信息化工作內容

大數據、云計算、物聯網等新興的計算機技術給供電企業信息化建設提供了更加先進的手段，新形勢下的企業檔案管理工作務必緊跟企業信息化進程，不斷推進檔案信息化建設，企業檔案信息化建設主要包括以下內容。

2.1 檔案信息數字化

數字化是檔案信息化工作的基礎，檔案信息的數字化分類體系是否科學、數字化程度高低、著錄標引質量優劣，直接影響檔案信息化工作的質量與檢索功能的實現。檔案信息的數字化是指企業各類管理信息的數字化和實體檔案的數字化，各類管理系統如：財務集約化系統、人力資源系統、協同辦公系統等，為檔案數字化提供大量基礎信息。

2.2 檔案管理自動化

通過計算機、網絡自動獲取供電企業信息系統內的數據，納入檔案管理系統及數據庫后進行整理、立卷、掛接電子文件、生成檔號、編目、統計、傳遞、權限管理和檢索、提供利用，實現自動化管理和信息共享；運用OCR識別、數據倉庫技術、數據挖掘技術和數據遷移技術以及數字簽名、身份認證、數字加密等先進技術，有利于提高檔案信息處理水平和高效利用；借助電子標簽、掃描識別器等，提高實體檔案管理的自動化水平與工作效率。

2.3 檔案信息集成化

檔案信息集成是實現管理過程價值、客戶滿意度最大化的一種優化整合的管理方式，通過將企業各階段、各部門的相關內容和檔案資源進行整合，運用集成化的數據存儲和組織管理模式，消除系統間差異和異構性，建立基于網絡存儲、具有多類和多級數據的安全保障體系，使不同的數據庫、不同的管理信息系統及操作系統集成，實現檔案信息集成和綜合利用，增強檔案管理系統對數字檔案的管理能力和網絡化服務能力。

2.4 檔案管理互動化

檔案信息化工作應該構建具交互性的檔案系統，打破與各業務系統間壁壘，具有較好的通用性和兼容性，實現系統間信息交互，挖掘各子系統不具備的創新功能，發揮整體功能優勢，從而企業其他工作與檔案工作相互協調、互動和合作。

3 企業檔案管理信息系統設計

目前企業檔案管理信息系統普遍采用的是“一庫三平臺”的結構，即數據資源庫、數據采集交換平臺、檔案業務管理平臺和檔案信息服務平臺。數據資源庫是基礎，為系統提供信息和數據，平臺是檔案管理信息系統與管理、利用人員的接口，實現信息管理及提供利用。

3.1 數據資源庫

數據資源庫包括系統服務層和數據庫層。系統服務層是企業檔案管理系統的基礎，為整個系統提供網絡環境、通訊支持，主要包括數據中心的服務系統、負載均衡系統和入侵檢測系統，所有的數據通過數據采集交換平臺來傳輸，為檔案管理系統做物理隔離。數據庫層對原始數據信息進行規范化處理并集中存儲，為檔案業務平臺提供支撐和服務，主要包括數據庫、格式轉換系統、元數據管理系統、信息包封裝系統、工作流系統、多媒體服務系統、數字簽名系統和安全管理系統等。

3.2 數據采集交換平臺

集企業應歸檔材料的信息，保證該企業檔案信息資源的完整和準確，支持其他業務系統和數據轉換中心的數據請求。主要包括元數據采集、全文采集、數字化成果釆集、信息包采集和數據交換。

3.3 檔案業務管理平臺

包含企業檔案業務管理的全部功能，實現檔案接收、分類編目、編研利用、鑒定銷毀和統計整個業務周期的全過程管理。

3.4 檔案信息服務平臺

能夠通過分類檢索、高級組合檢索、跨庫跨類檢索、屬性模糊檢索和全文檢索等多種方式快速檢索檔案目錄，并對通過的借閱請求，提供全文查閱或下載服務。

4 結語

企業檔案信息化建設是企業信息化建設的重要內容，是提升企業檔案管理水平、深入開發檔案資源的重要途徑?，F代信息、計算機技術的飛速發展給檔案信息化工作帶來了巨大契機，建立滿足企業工作需求的檔案管理信息化系統，使檔案工作能為企業各項工作提供優質服務，才能充分展現檔案工作的重要性，實現檔案和檔案工作的價值。

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