關(guān)于單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑探析

李海英

（邯鄲市復(fù)興區(qū)檔案館，河北 邯鄲 056000）

我國(guó)社會(huì)處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，各項(xiàng)技術(shù)不斷進(jìn)步，單位中的變動(dòng)也更為頻繁，由此產(chǎn)生了大量信息，社會(huì)對(duì)于信息收集、保存、處理與流通等多項(xiàng)工作也提出了更高要求。在單位這種人口基數(shù)較大、人員流動(dòng)頻繁、活動(dòng)項(xiàng)目較多的場(chǎng)所，檔案的管理更為復(fù)雜。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)具有鮮明特征，能夠一次性處理多種類型的數(shù)據(jù)、儲(chǔ)存海量信息，且便于交流互動(dòng)，可恰如其分地滿足單位檔案管理工作需求，若將其引入到單位中，構(gòu)建信息化檔案管理體系，必將大有裨益。

1 單位檔案管理工作重要性

檔案能夠忠實(shí)記錄事件、還原歷史面貌，是具有法律效應(yīng)的重要憑證，單位中的檔案能夠反映各項(xiàng)工作的具體開展情況，記錄單位發(fā)展進(jìn)步的歷程，保管好相關(guān)檔案材料，便于日后完成核實(shí)與檢查，幫助新職員詳細(xì)深入了解單位發(fā)展歷史與現(xiàn)狀，在發(fā)生人事調(diào)動(dòng)時(shí)，更好地完成交接；人事檔案還記錄每一位職員的履歷、品質(zhì)、政治面貌等關(guān)鍵信息與各項(xiàng)細(xì)節(jié)，能夠全面反映一位職員的能力、品質(zhì)等，為各部門管理人員提供重要依據(jù)，更是招收新人員時(shí)的主要參考材料，幾乎在辦理所有手續(xù)時(shí)都需使用。單位中的人員較多，部門分支復(fù)雜，檔案信息量大、數(shù)量多，容易出現(xiàn)混淆和缺失、泄漏等，每年我國(guó)各個(gè)單位中都會(huì)發(fā)生由于檔案保管不當(dāng)而導(dǎo)致的意外事故，帶來較大損失；在如今的信息化時(shí)代，單位工作產(chǎn)生的信息量更大、涉及檔案文件更多，管理難度也逐漸提升，過去所采用的方法早已無法滿足時(shí)代需求。因此，優(yōu)化檔案管理工作，提高管理效率刻不容緩，決策者必須審視如今檔案管理中的弊端，采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化。

2 單位檔案管理工作弊端

2.1 缺少專業(yè)人士

檔案管理作為一門單獨(dú)學(xué)科，還未能獲得與其它科目對(duì)等的重視，在報(bào)考院校時(shí)，絕大多數(shù)學(xué)生都不會(huì)選擇冷門的檔案管理專業(yè)，甚至對(duì)其存在輕視心理，認(rèn)為管理檔案無需進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此每年高校向社會(huì)輸送的該專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量極少，大部分單位中的檔案管理人員并非專業(yè)人士，不具備較高層次的知識(shí)水平和先進(jìn)理念、經(jīng)驗(yàn)，也不能輕松自如地處理和應(yīng)對(duì)大批檔案信息，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。

2.2 多用紙質(zhì)檔案

過去，我國(guó)所有單位統(tǒng)一使用紙質(zhì)檔案承載和保存信息，其占據(jù)空間較大，需專門安排檔案室來進(jìn)行保存。隨著信息化時(shí)代的來臨，單位產(chǎn)生的信息量愈發(fā)龐大，檔案數(shù)量激增，古舊的紙質(zhì)檔案早已無法適應(yīng)社會(huì)需求。過去幾年中，各地的單位都出現(xiàn)不少紙質(zhì)檔案損壞、丟失、混淆等事故，在不同部門或單位之間需要進(jìn)行合作或發(fā)生人員調(diào)派，需要調(diào)取查看檔案時(shí)，還要派遣專人前往取送，浪費(fèi)人力資源。另外，部分單位具有特殊性，其中的檔案往往需要保存數(shù)十年甚至永久保存，若以紙張作為承載和保存信息的媒介，具有很大局限性，容易因老化受潮而丟失，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)許多單位每年為了防止紙質(zhì)檔案受潮和損壞就需投入大量資金。相比起U盤和云盤等，紙質(zhì)檔案能夠儲(chǔ)存的信息量十分有限，逐漸無法滿足需求。

2.3 管理方式落后

單位檔案丟失情況十分常見，除卻紙張本身的局限性外，還有一重要原因是管理方式落后，負(fù)責(zé)人員不能應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)的方法，對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分類整理，未能在檔案袋、檔案盒等表面給出精準(zhǔn)標(biāo)簽，加上偶然的人為失誤，致使檔案丟失。其中部分文件能夠通過補(bǔ)辦獲得，但有些一旦丟失就無法還原，為單位管理工作帶來巨大不便。

2.4 傳輸效率低下

目前在進(jìn)行跨地區(qū)檔案文件傳輸時(shí)，大多采用傳真或郵寄的方式，前者需要將檔案依次放入掃描儀，之后進(jìn)行傳輸，后者則需將大批紙質(zhì)文件進(jìn)行寄送，耗時(shí)較長(zhǎng)，二者效率都較低，在傳輸大型文件時(shí)還容易出現(xiàn)缺頁漏頁，影響單位工作的開展。

3 單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑探析

3.1 提高人員素養(yǎng)

檔案管理工作難度較高，且關(guān)乎整個(gè)單位各項(xiàng)工作的開展，需派遣信息處理較強(qiáng)、具備較高專業(yè)素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的人員任職。一方面，單位應(yīng)面向社會(huì)招收畢業(yè)于檔案管理相關(guān)專業(yè)的高素質(zhì)人才，提高工作薪資和福利待遇以吸引更多對(duì)口畢業(yè)生；另一方面，應(yīng)針對(duì)在職人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，請(qǐng)工作經(jīng)驗(yàn)豐富、從業(yè)多年、錯(cuò)誤率低的專家分享交流經(jīng)驗(yàn)，并介紹科學(xué)的檔案管理理念與方法，要求在職人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，熟悉各類相關(guān)軟件的操作，提高自身素養(yǎng)，能夠更好地勝任工作。

3.2 完善管理制度

檔案管理工作并非單個(gè)人員或部門的工作，其與整個(gè)單位上下都有聯(lián)系，想要從根本上優(yōu)化檔案管理，應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行改革，明確管理人員職能與權(quán)責(zé)，并給出單位職工調(diào)取檔案的申請(qǐng)審批流程、調(diào)用權(quán)限，在申請(qǐng)查看和更改檔案時(shí)，必須出示有效證明，填寫申請(qǐng)表并提供親筆簽名或蓋章，在申請(qǐng)書上，必須明確調(diào)檔時(shí)間、原因、調(diào)取檔案范圍、歸還時(shí)間、申請(qǐng)人及其所屬部門等；最后，還應(yīng)結(jié)合我國(guó)相關(guān)法律制定詳細(xì)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于長(zhǎng)期不出現(xiàn)錯(cuò)誤、工作質(zhì)量高的檔案管理人員予以表彰和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)由于個(gè)人失誤造成損失的，應(yīng)進(jìn)行懲處。

3.3 采用信息技術(shù)

新時(shí)代背景下，信息技術(shù)的普及已成為必然發(fā)展趨勢(shì)，單位也應(yīng)引入信息技術(shù)，提高檔案管理效率，才能謀求更好的發(fā)展。首先，應(yīng)加大資金投入，提高硬件設(shè)施水平，在各個(gè)部門都配備計(jì)算機(jī)，并建立堅(jiān)固的、具有防潮、防蛀、防高溫等功能的檔案室，將所有紙質(zhì)檔案掃描上傳并歸類，無法掃描或補(bǔ)辦的原件則在保密柜中存放；其次，應(yīng)提升全體職員的素養(yǎng)，要求其應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文件的編撰與傳輸，每位職員都應(yīng)當(dāng)建立一份電子檔案，及時(shí)更新，記錄自身工作經(jīng)歷等；檔案管理人員應(yīng)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)，如ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)，其具備強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能，不會(huì)由于空間限制而每隔一段時(shí)間清除舊數(shù)據(jù)，因此可永久保存檔案，也不會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存量增加而影響運(yùn)行速度，還可方便地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與高效傳輸。使用該數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，能夠有效提高檔案管理效率，帶來諸多便利。最后，單位應(yīng)重視檔案信息安全問題，在應(yīng)用信息技術(shù)的同時(shí)，使用防火墻、殺毒軟件等對(duì)檔案進(jìn)行周密保護(hù)，并做好文件備份，還需約束所有職員，避免使用單位計(jì)算機(jī)從事私人活動(dòng)而導(dǎo)致其沾染病毒的現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和電子設(shè)備的普及已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)引發(fā)重大變革，單位檔案管理系信息化已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，相關(guān)人員應(yīng)審視現(xiàn)狀，優(yōu)化信息管理，提高工作效率，為單位發(fā)展保駕 護(hù)航。