淺談計算機在檔案管理中的應用

胡玉榮

摘 要：隨著現代化辦公管理的需要，計算機在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，檔案現代化的管理得益于計算機的方便和快捷，高效、快速的運行提高了檔案管理的效率，計算機網絡信息順應了檔案管理的需求。文章主要針對現階段計算機技術在檔案管理中的運用進行簡要分析與總結。

關鍵詞：檔案管理作用；加強現代化進程；重要意義

1 計算機檔案管理存在的問題

1.1 計算機檔案管理專業人才缺乏

檔案管理作為一種新的管理方式，在對其進行管理的過程中不僅僅需要對專業知識及業務的有效了解，更加要全面掌握計算機相關技術及知識。對于我國現階段檔案管理發展階段而言，檔案管理人才相對比較缺乏。大多數的管理人員并不具備全面的文化素質及相關文化水平，專業的檔案管理人員并不能有效的掌握計算機等其他方面的知識，然計算機專業人員卻又不熟悉檔案管理工作，從而導致計算機檔案管理人員的嚴重匱乏，一定程度上限制了檔案管理的發展。

1.2 硬件設備在檔案管理中投入不足

從總體情況看、經濟發展程度和單位自身條件成為制約計算機大規模應用于檔案管理的關鍵。由于檔案部門直接創造的經濟效益極其有限，而在市場經濟條件下，人們又常常注重眼前利益而忽視檔案管理工作的重要性，因而對檔案管理方面的投入嚴重不足。

1.3 檔案管理軟件在標準化和實用性方面存在矛盾

除去檔案部門自行研制開發、本單位自己使用的軟件以外，社會上一些專業性的公司開發的軟件多種多樣，由于沒有統一的計算機檔案管理系統國家標準可以遵循，檔案信息系統和網絡建設層次不一，采用的中文環境也不盡相同，數據庫結構互不一致，數據格式互不兼容，造成系統通用性差，為聯機檢索、數據交換、資源共享乃至建立統一的網絡和并入國內、國際網造成困難。一些無力研制檔案管理軟件的單位又很難挑選到最合適自己的管理軟件，只能盲目使用，造成檔案管理軟件使用混亂。

1.4 電子檔案的真實性、準確性、安全性存在威脅

檔案管理信息化的有效提升，一定程度上雖然推動了檔案管理的建設及發展，但對于其自身存儲方式——計算機而言卻存在很大程度上的“威脅”。檔案管理在對信息進行整理及利用的同時，大多通過網絡傳輸對其進行電子存檔。這就很可能在傳輸過程中受到病毒的侵害，檔案管理信息的相關數據極易丟失，改變了原有的信息元素，對于檔案管理的有效發揮起到了一定的制約作用。相比之下，紙質媒介就不會出現此現狀。隨著辦公自動化的不斷深化與改革，檔案管理電子存檔將作為新的存儲方式被廣泛使用，在實際檔案存儲過程中，利用計算機處理及磁盤制作等方式對信息存儲，但這種存儲方式極易被篡改或是誤刪，進一步導致了檔案信息質量存在某種程度上的缺陷。這將直接影響到電子文件的真實性、準確性和安全性。

2 計算機在檔案管理中的作用

2.1 計算機在檔案管中的運用是時代發展的要求

改革開放的全面深入與實踐，在很大程度上加快了全球一體化的發展進程。從辯證法角度而言，世界的發展是客觀的，計算機的普遍使用也是時代社會發展的必然結果。檔案管理若想在激烈的市場競爭中獲得一席之位，就要加強其科技創新，將計算機技術引入其中，改變傳統的存儲方式。與此同時，還要加強檔案管理模式的創新，利用先進的管理方法不斷對檔案管理進行實時更新，計算機在檔案管理中的發展及應用也是為了更好的促進社會發展。

2.2 檔案管理本身依賴于計算機技術

隨著檔案管理的不斷發展壯大，對于信息量的需求也越來越大，傳統的紙質媒介記載方式已經很難適應其需要。故此，必須借助于計算機技術來完善檔案管理工作。首先，利用計算機技術可以有效的對信息進行整合、收集、分類，這樣不僅僅可以節省大量的時間，更能提高工作效率，降低錯誤率。其次，在進行檔案管理過程中，因人為因素而導致的錯誤現象可以在第一時間內進行有效的更正。

2.3 計算機的運用促進了檔案管理的發展

計算機技術的發展在很大程度上提高了檔案管理水平，不僅效率有所提升，更可以將龐大的信息進行細致的整理、分類。計算機技術的發展，系統的優化升級都為檔案管理工作提供了可靠的發展環境。在此背景下，檔案管理也會不斷完善，發展壯大，檔案系統升級更能方便快捷的為其服務，促進經濟社會的發展。

3 計算機在檔案管理中的應用

3.1 提供自動檢索，節省查閱時間

計算機龐大的系統功能為檔案管理提供了方便快捷的查找功能，從而節省了大量的時間；另一方面提供了多種檢索功能進行信息的全面整合。在以往的檔案管理過程中，針對某一信息進行查找時，要翻閱很多的信息資料，才能進行查詢，浪費了大量的時間。而今計算機技術的使用卻徹底改變了此現狀，計算機查找可以進行多項查詢，而且保證準確高效。

3.2 有利于特殊載體檔案的保管及應用

計算機因其自身軟件特性所決定，可以針對圖片及照片進行很好的檔案管理，以往的檔案管理并不具備此功能，人們在進行照片檔案管理時，要將其內容進行一一對照才能很好的進行查詢。如，同一類別、主題圖片有很多種，在選取中就需要浪費大量的時間才能完成。然計算機技術卻可以通過系統掃描在第一時間內將其分類，存儲且照片、圖片可以進行復制。從長遠角度來看，不會出現褪色等情況。

3.3 有利于資源共享

計算機技術實現了檔案管理資源的共享化，原始記載中，檔案資源根本達不到資源共享的功能，很多檔案信息相對比較封閉，得不到信息資源的利用。但是計算機的出現卻打破了此現狀，使其信息在各個領域之中得到了充分的利用。

4 加快檔案管理現代化進程

4.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理對企業發展建設而言，有著不可替代的作用。但是在檔案管理改革過程中必須依據客觀實際發展需要，抓住重點循序漸進的進行改革，以便更好提高檔案管理的利用效率。在推進檔案管理計算機建設時，可以依據檔案管理的重要性、價值大小及利用效率優先對其進行檔案管理的現代化進程改革，將有價值的檔案集中進行整理，信息分類。

4.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

4.3 分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4.4 要加強檔案信息素質教育

在檔案管理過程中，不僅僅要注重檔案管理的創新改革，同時也要對檔案管理者引起足夠的重視。不斷加強他們的檔案管理意識，樹立正確的檔案管理創新意識，以及提高檔案管理者應該遵守的相關法律責任意識。在檔案信息整理及傳播過程中，要利用現代化專業技術及設備，對信息資源進行獲取及有效使用。與此同時，要格外注意信息的保密性。

5 結束語

計算機檔案管理工作是必然趨勢，伴隨著計算機技術的提升，必會實現真正意義上的檔案管理現代化。這就要求檔案工作者緊跟時代步伐，從管理方法、管理手段等方面進行創新，從而提高檔案管理的質量。

參考文獻

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