基于Excel服務器的信息管理系統

孫 偉

(盤錦職業技術學院機電工程系, 遼寧 盤錦 124000)

基于Excel服務器的信息管理系統

孫 偉

(盤錦職業技術學院機電工程系, 遼寧 盤錦 124000)

Excel服務器是一個面向最終用戶的管理軟件系統設計工具與運行平臺，它將電子表格軟件Microsoft Excel和大型數據庫管理系統MS SQL Server集成為一個網絡數據業務協同工作環境.經分析，使用北京勤哲軟件公司的Excel服務器(Excel Server 2007)作為開發工具，結合單位的實際情況，從物資計劃的提出、審批、采購、入庫、出庫等環節入手，開發出一款簡單易用的庫存管理系統.實踐表明，此系統提升了公司的管理水平，提高了員工的工作效率.

數據庫；Excel服務器；信息管理

當今世界,網絡技術不斷發展，網絡領域的技術相對成熟, 人們已經清醒地認識到它的強大功能,網絡的重要作用體現在人類社會的各個領域.對于物資管理而言，使用計算機有著傳統手工無法比擬的優勢，如：檢索迅速、成本低廉、查找方便、統計和盤點方便快捷等，是企業科學化、正規化管理的重要手段，因此，開發這樣一款軟件非常重要.

1 Excel服務器簡介

簡單地說，Excel服務器就是一個以MS Office Excel為設計工具，以MS SQL Service 2000為數據庫建立起來的面向最終用戶的信息系統設計工具與運行平臺[1].

在單位具體的工作環境中，信息的表現形式通常有表格、單據等，有紙質的，也有存儲在計算機里的Excel文件、Word文檔等.在日常工作中，信息的傳遞、共享、計算、統計、分析及保存等工作非常復雜、麻煩，而且極易出現差錯，出錯后校對工作繁瑣[2].雖然現在有很多較為實用的管理軟件，但是每個單位的特點不同，使用這些管理軟件有很多局限性.

軟件對于應用者來說最為熟悉，作為最主要操作界面Excel電子表格，人們需要“模板”化各種單據、報表等，權限的設置都是通過“模板”進行的.可以精確設定不同職能崗位人員的信息訪問權限，在保證安全的同時能使信息得到共享.與此同時還可以定義工作流，表單的流轉順序得到規定，在計算機系統中使規章制度得以落實，這樣使得人為操作的隨意性得到控制.對于加工信息，Excel服務器使得Excel的易用性、計算能力以及具有數據管理能力的大型數據庫非常協調地組織在一起，通過在“模板”上定義“表間公式”，使得計算機能自動完成各種統計、匯總工作.

具體地說，電子表格Excel的網絡化應用模式能夠通過Excel服務器呈現出來.在這樣的模式條件下，用戶依然用熟悉的Excel來完成工作，但實質上發生了很大變化：數據得到了統一集中管理，操作更簡便，權限有嚴格的定義，信息傳遞變得規范，不再需要人工來做大量耗時耗力匯總統計工作——原來分散孤立的Excel工作簿整合為一個完整的信息管理系統.

2 Excel服務器的特點

2.1 Excel服務器的功能

作為一個工具和平臺的Excel服務器，它提供了一個信息系統框架，但具體的業務模塊沒有預先設定，需要把自己實際業務中用到的單據、表格等做成“模板”，加入到框架中，搭建出自己的系統.不需要掌握過多的計算機專業知識：會使用Excel，就會用Excel服務器；懂得業務需求，就能做信息系統.

2.2 安裝

Excel服務器分為企業版和標準版兩種，安裝時用一臺電腦作為服務器(不可以用Windows 98和Windows Me系統)使用，進行完整安裝，其他的電腦安裝客戶端即可.安裝了Excel服務器后，在計算機的“開始—程序”菜單中就會出現“Excel服務器”菜單組.

2.3 Excel服務器各個組成部分

服務管理器：在服務端計算機上自動運行的程序，只有處于運行狀態，用戶才可以登錄到服務器，使用Excel服務器軟件的功能.

管理控制臺：在管理控制臺中可以完成權限管理、建立規范、系統管理等工作.

客戶端：實際上就是用來打開Excel的快捷方式，打開Excel后會在Excel的菜單欄最右邊增加一個菜單項“Excel服務器(S)”，并彈出一個登陸窗口.

可在非常熟悉的Excel環境中進行建立模板、定義數據項和數據表、定義表間共識、工作流和填報表單/自動匯總、處理待辦事宜、插敘數據等工作.

3 庫存管理的實現

3.1 設置全局信息，建立組織機構、部門、角色、用戶

以管理員身份登錄到管理控制臺(用戶名：Admin，第一次使用沒有口令)，下面以我設計的我廠的全局信息為例(見圖1-3)：

圖1 設置全局信息

圖2 管理用戶

圖3 角色設置

3.2 建立模板及信息系統，定義使用者權限

簡單來說，模板就是表樣+填表規定的統稱.在設計中，將模板分成三類：基礎數據、業務單據及臺帳和統計報表.現就我們設計的基礎數據類中客戶登記信息模板進行說明.

以管理員身份登錄，點擊菜單欄“模板-新建模板”，調出新建模板窗口，并選擇建立新表單模板，定義模板名稱為“客戶登記表”，將“初始填報權限”定義為“設備組-材料員”和“各單元-設備員”，“最終查閱權限”設置成“單元長、設備員”只允許查看自己部門的，其他人員可以查閱全部，其他模板的建立相同.

建立信息系統的過程如圖4所示：

圖4 建立信息系統的流程圖

3.3 定義庫存物資種類及基礎數據錄入

庫存物資的種類是我廠實際運行中各專業設備員、單元長等專職人員按照管理員制作的模板所填寫的.具體的制作方法同樣是利用Excel表格來制作，在分類上利用Excel表格函數功能自動生成[3].

基礎數據同樣是由倉庫保管員、設備員及單元長等專職人員按照物資的種類劃分進行填寫，可以利用Excel服務器自帶的導入功能導入已有的數據表.

結合我單位的實際情況，共建立了如下模板：

(1) 基礎數據類：客戶登記表、材料表、材料分類表等.

(2)業務單據類：計劃表、訂單表、入庫表、出庫表等.

3.4 定義數據項

圖5 設置計劃模板

在一份計劃中，有些單元格內的記錄數據集只能夠出現一次，而有些單元格內的記錄數據集可以多次重復出現，如圖5所示(實心橢圓區域為單一記錄數據集，空心橢圓區域為重復記錄數據集數據項).

單一數據項在一份表單上只能出現一次.重復數據項在一份表單中允許填寫多次，比如區域“B5:B7”的材料名稱，一份計劃可以包含多種材料，該區域的每一行的單元格的內容都不一樣，但是它們都是材料的名稱.

實現方式：在訂單模板中同時選定需要定義單一數據項的區域后，右擊鼠標選擇彈出菜單“定義單一數據項”，并用左側單元格命名，選擇必填的項目，根據填寫規范，創建即可.“重復數據項”的定義方式基本相同，在定義時注意選擇“數據區域可向下擴展”，因為一份計劃上不一定是有四條記錄項，或許有多條記錄項，這就需要填寫數據的區域向下擴展[4].

金額下方的單元格填寫規范是在Excel單元進行格式設置，并應用公式“金額=單價×數量”.

3.5 數據管理

各種模板都已經建立好了，但如何能讓各種表單間建立相應的關系呢？這就是Excel服務器最大的特點：表間公式.如圖6所示，可以利用表間公式提取相應的數據項，按照定義好的公式，只要填寫一項數據，如“客戶名稱”，對應客戶名稱的 “地址”、“聯系人”、“聯系電話”等數據項將自動填充到表單中.

圖6 選擇表間公式類型

具體實現方式(以“訂單”為例)：

首先以管理員身份登錄，打開“訂單”模板，選擇菜單項“模板-定義表間公式”，按新增按鈕并選中“提數公式”，公式名稱定義為“計劃填報”，應用方式選擇“篩選條件改變后自動執行”，數據來源選擇“計劃表”，并按行匹配.

3.6 定義工作流

工作流是對表單規定的流轉過程，是管理制度的具體體現，明確分工，規定工作程序；包括每個步驟由何人處理、處理那些內容、傳遞到下一個步驟必須滿足的條件等等.計劃填報、訂單工作流程，如圖7所示：

圖7 工作流程圖

[1] 劉敏華,黃鐵記,盧琰.基于EXCEL服務器的實驗室儀器設備管理信息系統的設計[J].電腦與信息技術,2011,(4):50-53.

[2] 王悅東.基于Excel服務器創建承德市空氣質量數據管理系統[J] .科技傳播, 2012,(5):20-22.

[3] 羅建林.基于Excel服務器的信息系統應用[J].大觀周刊,2011,(30):31-33.

[4] 勤哲Excel服務器精解[M].北京：北京勤哲軟件技術有限責任公司,2014.

(責任編校：晴川)

Information Management System Based on Excel Server

SUN Wei

(Department of Mechanical and Electrical Engineering, Panjin Vocational and Technical College, Panjin Liaoning 124000, China)

Excel server is a software system design tool and running platform for end users. It integrates Excel Microsoft and SQL Server MS into a network data service environment. Using the Excel server (Excel server 2007) from Beijing Qingzhe Software Company as a development tool and according to the actual situation of our company, the study developed a simple inventory management system from aspects of proposing the material plan, examination and approval, procurement, storage, warehousing and ex-warehouse. The practice showed that this system could improve our company’s management level and the working efficiency of the staff.

database; Excel server; information management

2015-09-02

高職院校實驗室軟實力建設的研究與實踐(批準號：LZY15345).

孫偉(1980— )，男，遼寧盤錦人，盤錦職業技術學院機電工程系副教授.研究方向：計算機網絡技術.

TP391

A

1008-4681(2015)05-0054-04