實驗室設備處綜合管理信息系統的建設實踐

翟春紅， 張萬光， 張彩紅

(南開大學 實驗室設備處，天津 300071)

實驗室設備處綜合管理信息系統的建設實踐

翟春紅， 張萬光， 張彩紅

(南開大學 實驗室設備處，天津 300071)

從信息化建設與管理的角度介紹了南開大學實驗室與設備處綜合管理信息系統。該系統包括通用設備采購網上競價、化學試劑電子商城、設備管理、大型儀器管理、實驗室管理和實驗室安全教育培訓考試等6個子系統。各子系統均由校園網統一進行身份認證，保證了各項業務功能順暢銜接，實現全校儀器設備和化學試劑的采購申請、購置、報賬、入庫等業務的實時網絡化管理。該文還介紹了該綜合管理系統在整合服務功能、提升管理效能方面的作用。

信息化管理系統； 儀器設備管理； 化學試劑采購； 實驗室建設

實驗儀器設備的引進管理和實驗室建設是高校一項重要的基礎性工作，其運行與管理的效果對高校的可持續發展有重要的影響。近年來，高校儀器設備的采購數量逐年攀升，實驗室設備管理職能部門的信息處理量與日俱增，原有的業務流程和信息處理方式已顯落后，迫切需要搭建一個便捷、高效的信息服務管理平臺，實現儀器設備從采購到入庫，實驗室從建設到管理的全程信息化、網絡化管理。本文以南開大學實驗室設備處綜合管理信息系統為例，就其建設與管理問題與業界同行交流。

1 高校實驗室設備處管理系統應用現狀

在數字化校園建設中，高校普遍建設了實驗室管理信息系統。該類系統主要涉及兩類管理：一是儀器設備采購與管理[1-2]，如采購信息系統、管理信息系統、低值易耗品管理系統、大型儀器設備共享管理系統、化學試劑管理系統等；二是實驗室建設與管理[3]，如實驗室管理系統、安全教育培訓與考試系統等。

上述信息系統從功能上覆蓋了學校的主要業務流程，但也存在一些不容回避的問題：

(1) 不同的科室應用不同的管理系統，彼此獨立，未能系統集成，部分重要功能模塊缺失或重復，給業務順暢實施和資源共享帶來障礙；

(2) 一些高校引進其他高校的管理信息系統，不符合本校實際，又沒有修改權限，在一些功能的實現上存在缺陷；

(3) 有些系統在功能擴展方面存在局限，例如只有設備采購管理功能[4]而沒有與之銜接的采購申請、審批、付款、入庫等管理功能；

(4) 有些學校的實驗室建設與管理系統未能連接校園網，用戶的身份認證未能與校園“一卡通”綁定，使設備與實驗室管理系統的應用未能與數字化校園建設有機結合。

由此，構建高校實驗室與設備綜合管理信息系統的必要性和迫切性越發顯著。這個綜合管理信息系統不但要實現系統內部各功能模塊的順暢銜接，還要實現與校園網的統一認證，進而實現與校園網其他重要功能模塊(如學校財務管理系統)的安全對接。這種綜合管理平臺的建立，將以整體信息系統的形式，實現職能管理部門在人力、物力、財力等方面資源的優化配置，進一步優化業務流程、整合實驗資源，規范管理操作、加強分析統計、提供決策依據、提高服務效能[5]。

2 實驗室設備處綜合管理信息系統功能建構

根據高校實驗室設備處的工作職能，本著統一認證、無縫鏈接、分布實現、系統集成的建設原則，可以依托校園網的統一身份認證系統，建立符合本校實際需求的實驗室與設備綜合管理信息系統。該系統涵蓋通用設備采購網上競價、化學試劑電子商城、儀器設備管理、大型儀器管理、實驗室管理和實驗室安全教育培訓與考試等6個子系統，各個子系統通過綜合管理信息系統的統一平臺認證，可以切換功能和資源共享。

2.1 通用設備采購網上競價系統

通用設備采購網上競價子系統主要適用于價格在800元～10萬元之間(購置10萬元以上設備執行采購招標程序)標準定型通用儀器設備的網上競價。系統采用B/S方式，運行在Linux操作系統環境，采用了MySQL數據庫、GIT控制系統和php代碼。

通用設備采購網上競價系統與其他子系統無縫對接，便于設備采購從申請、購置到入賬全過程的數字化、網絡化管理[6]。

通用設備采購網上競價工作流程如圖1所示。

圖1 通用設備采購網上競價系統工作流程

系統主要特點是：

(1) 設計有采購前期審批環節，支持用戶在任意時間、地點，通過身份認證，在網上遞交采購申請，由職能管理部門在網上審批，流程簡化、效率高；

(2) 網上競價遵循最低價原則(僅限標準定型設備的采購)，在供應商報價的同時，用戶也可將自己的詢價結果發布在同一平臺上，參與競價；

(3) 供應商背靠背競價，中標理由對各方公開，競標期間(通常為24～48 h)任何人看不到其他競標者的報價信息；

(4) 單獨設立賬號作為第三方暫存貨款，實現網上轉賬功能；

(5) 網上競價系統與設備管理系統、財務報賬系統之間良好對接，使用戶確認收貨后可直接通過網上轉賬完成付款，此時設備信息已在系統中留存，用戶直接提交入賬申請即可在網上完成國有資產入庫手續。

該系統充分體現了公開、公平、公正的采購原則，有效降低了采購成本，使用戶在保證質量及服務的前提下享受到最優惠的價格。經過對一年使用數據的統計，南開大學2012年通用設備經網上競價最終確定的成交價比教師的自報價低約7.8%。

2.2 化學試劑電子商城

化學試劑電子商城主要是為購買除劇毒和易制毒化學品以外的其他化學試劑而設計的系統管理平臺[7]。該平臺運行方式與淘寶網相近，在根據規章制度嚴格審核供應商準入資質的基礎上，合格供應商將試劑名稱、價格等信息公布到系統中，由用戶擇優選購，其具體工作流程參見圖2。

圖2 化學試劑電子商城工作流程

該系統使用戶在一個統一的平臺上，以一種熟悉、簡便的操作流程實現對供貨商和試劑的選擇與評價，規范了購買行為，避免了賬物不符，也使用戶享受到信息化管理與服務的便捷和高效。

2.3 儀器設備管理系統

儀器設備管理子系統的主要功能是：(1)針對在職員工所用設備的管理；(2)為設備管理員提供總體設備的統計與管理[8]。在此基礎上，該系統設有與通用設備網上競價系統等其他子系統的接口，可以使用戶在購買儀器設備并轉賬后，直接在系統中辦理設備資產入賬手續。

儀器設備管理子系統的投入使用，不僅促進了設備編碼、保管單位、保管人職工號、存放地點等信息的統一發布和規范使用，而且對于將二維碼等電子標簽應用于設備管理與資產清查之中，對于數據庫和軟件等電子產品的入賬、管理、報廢流程，對于退休、離職等人員設備交接與管理等方面都起到了良好的規范和推動作用。

2.4 大型儀器管理系統

大型儀器管理子系統主要涵蓋成員目錄、儀器目錄、儀器統計、地理監控、成果管理、財務結算等管理功能[9-10]。系統由校、院兩級平臺構成，40萬元以上的大型貴重儀器設備由校級平臺(一級平臺)管理；10～40萬元的貴重儀器由院級平臺(二級平臺)管理；結算中心負責兩級平臺統一賬戶的結算(預收費制)；實驗室設備處兼具管理中心職能，負責系統的運行與維護，其主要模塊的功能是：

(1) 儀器管理模塊，實現儀器入網、儀器信息設置及查詢、使用、計費、信息反饋、機主服務評分等功能；

(2) 平臺管理模塊，實現儀器實時監控、儀器地理系統、貴重儀器統計報表、績效考核評審、各類統計圖表生成等功能；

(3) 用戶管理模塊，授權實驗室用戶實現儀器信息查詢、預約、交費、信息反饋等功能；

(4) 財務管理模塊，實現用戶充值、財務報表、儀器收費報表生成等財務功能。

南開大學20萬元以上的儀器基本都已加入平臺，約70%的儀器為校內、外提供開放服務。據近兩年的統計數據，學校在使用機時降低36%、測樣數減少21%的情況下，測試服務收費卻較往年提高了28%。平臺的推廣應用，為校際間、區域間大型儀器平臺的互通開放奠定了基礎，為管理部門反饋了客觀的使用數據。此外，學校制定了“大型儀器管理系統測試收入分配管理辦法”，也使大型儀器設備的維護和維修費用得到了持久保障。

2.5 實驗室管理系統

實驗室管理子系統主要是通過建立規范、完善的實驗室信息管理平臺，將更多管理行為轉化為信息處理體系，實現基本業務實時在線辦理、基本數據實時動態展示、職能管理部門和基層單位數據信息對稱等管理和服務職能[11-12]，其主要功能模塊涉及：

(1) 實驗室管理，包括實驗室建制、基本情況、規章制度、運行管理(運行日志、開放信息等)等信息；

(2) 實驗室建設項目及經費管理，包括實驗室建設項目，實驗教學示范中心建設項目，建設經費等的編輯、查詢和統計，實驗教學管理等；

(3) 實驗隊伍管理，包括人員基本情況、職務晉升、成果管理等；

(4) 實驗教學評估與決策輔助管理，包括評估指標體系建設、評估過程管理、實驗教學中心驗收評估；

(5) 數據統計分析管理，包括實驗室數據、實驗教學數據等的分析、審核、監測，以及統計報表的生成；

(6) 檔案管理：技術檔案和文書檔案管理。

2.6 實驗室安全教育培訓與考試系統

該系統主要包括人員管理、學習資源發布、考試與自測系統等功能，主要是為在全校貫徹實驗室安全準入制度提供信息支撐平臺。

3 實驗室設備處綜合管理系統應用實踐

實驗室與設備綜合管理信息系統是一個基礎的信息管理平臺(參見圖3)，該平臺的6個子系統相對獨立。整個綜合管理系統，經由校園網統一身份認證，使用戶感覺各子系統功能順暢銜接，方便實現全校儀器設備、化學試劑等采購審批、購置、報賬審核等業務和實驗室的全程信息化管理，為采購者、供應者、實驗室管理者搭建了一個便捷、高效的服務管理平臺[13]。

圖3 南開大學實驗室設備處綜合管理系統

3.1 信息化智能化的管理和應用

實驗室與設備綜合管理流程信息化的實現，使職能部門的管理和服務效能顯著提升。綜合管理系統的投入使用，創新了管理機制、提升了服務效能，使全校儀器設備從申購到入庫，實驗室從建設到管理的全流程實現網絡化實時管理。用戶不必拘泥于工作時間辦理設備申購等業務，不必在學院、實驗室設備處、財務處等各職能部門間奔波往返；職能部門全年24小時的網絡服務，顯著延長了工作時間和服務半徑，讓用戶和管理人員切實感受到信息化和智能化帶來的效益。

3.2 規范業務流程，優化管理職能，降低廉政風險

由于對各個子系統之間，各個子系統與校園網其他相關信息系統(如身份認證系統、財務結算系統、教務處管理系統等)之間的業務流程進行了深入細致的梳理、規范、優化和完善，用戶享受到了信息化帶來的便捷和高效。職能部門對設備申購、實驗室建設等各個環節的活動均有據可查，所有統計數據真實、客觀、及時，便于對供求雙方進行管理、統計、分析、評價，有效減少賬物不符、暗箱操作、虛報價格等風險點，降低管理成本、提升服務效益，各項工作公開透明、可查可控。

3.3 系統的推廣應用從點到面

系統功能不斷改進、提高，大型儀器管理系統、通用設備采購網上競價系統、化學試劑電子商城等從點到面逐步推廣。學校邀請供應商和用戶代表進行座談，宣傳規則，交流需求，聽取意見，完善系統。系統各功能模塊也根據使用和管理需求，不斷充實、優化。例如，在大型儀器管理中制定了儀器測試服務費分配方案，秉承雙贏互利的原則，讓大型儀器在開放共享的同時，為管理者提供激勵機制，為設備維護保養提供長效解決方案。在各子系統功能的整合共享方面，還將逐步把低值耗材、試劑的購置全部通過化學試劑電子商城解決，逐步實現手機短信提示功能等。

3.4 充分運用市場機制，引入供應商評價體系

每一個獲批進入系統的供應商，都經過嚴格的資質審核。由于所有的交易記錄、響應時間和用戶評價都有據可查，有利于對供應商的服務能力和效果進行綜合評價，良好的予以保留，不合格的取消服務資格，充分保障用戶的合法權益。

4 結束語

綜上所述，南開大學實驗室設備處綜合管理信息系統的應用是數字化校園建設的重要組成部分，符合創新管理機制、提升服務效能的改革方向，對于在儀器設備的引進管理和實驗室建設中遵循公平、公正、公開的工作原則，進一步拓寬渠道建設，擴大高校資源的社會認知度，繼而建立高校間、校企間多層次的共知、共建、共享體系，都將奠定堅實的數據和技術基礎。

References)

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[2] 施軍,賀強.高校設備采購信息化系統建設[J].實驗技術與管理,2013,30(3):106-108,134.

[3] 賀偉,顧慰毅.高校實驗室管理信息系統的開發與實現[J].實驗室研究與探索,2012,31(10):164-167.

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[5] 焦萃峰.高校儀器設備管理信息化探討[J].中國現代教育裝備，2010(1):10-12.

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Practice of construction of integrated information managementsystem of laboratory equipment department

Zhai Chunhong， Zhang Wanguang， Zhang Caihong

(Laboratory Equipment Department, Nankai University , Tianjin 300071，China)

Taking Nankai University as an example, the informationization management system contains 6 subsystems, such as the universal equipment purchasing online bidding system, the chemical reagent electronic mall, the equipment management, the sharing management of large-scale instruments and equipment, the laboratory management, and laboratory safety education training & examination. Each subsystem through the campus network unified identity authentication, ensures each business function smooth link, and makes the whole process from purchasing application to payment and storage to be operated and managed within the system, and practices prove that it is fairly effective．

informationization management system;instruments and equipment management; chemical reagent purchase; laboratory construction

2014- 11- 14 修改日期：2014- 12- 08

翟春紅(1971—)，女，河北高陽，碩士，副研究館員，主要研究方向為實驗室建設及技術安全.

E-mail：zhaichh@nankai.edu.cn

G482

A

1002-4956(2015)5- 0153- 04