科研實驗室設備規范化申報系統的設計與實現

黃 松，張 偉，吳 兵，董君楓，趙志強，王 旭，康健明，王 磊

（首都醫科大學 設備與實驗室管理處，北京 100069）

規范化管理是實現高效、優質、高產、低耗的重要途徑。隨著近年來國家對科研實驗室硬件條件的投入不斷增長［1－5］，為了更好地應對持續增長的設備購置計劃管理工作，我校對科研實驗室的設備申報進行規范化梳理［4］，設計并開發了科研實驗室設備規范化申報系統。系統設計的目標是對科研設備預算申報管理模式規范化建設的進一步完善和探索，形成規范化申報管理工作機制，提出具體的有效措施并在實踐中落實，解決科研設備申報管理過程中碰到的效率不高、重復申報、材料不規范、無法及時掌握進展等主要問題［2，4］。通過探索新的工作途徑和工作模式，從而不斷改善管理服務工作的效果［1－5］。

1 傳統科研設備申報管理中存在的問題

隨著國家對教育事業經費的投入逐年增加，學校對教學科研儀器設備購置和改善教學科研條件等均投入大量的資金［3］，近年來我校每年申報的相關科研設備均在5千萬元以上，甚至上億元。由于時間緊、任務量大，在申報新設備時，某些經費來源的不確定性、科研團隊負責人沒有及時掌握項目的進展等多種因素，導致同樣的設備有多個名稱、某些購置計劃重復申報、預算價格懸殊、申報材料多樣化標準不統一等問題時有發生［4］。

傳統的科研設備申報一般是通過用戶手工填寫紙質的項目申報文本來完成［6］，主要流程是：收集匯總各個科研實驗室的設備需求材料；組織專家進行論證；學校審核結果反饋給科研團隊負責人；上報教委；項目評審；項目批復；財政批復結果反饋給科研團隊負責人。在上述過程中存在的主要問題有：

（1）在申報過程中如有修改，需要多次往返多個部門，效率較低；

（2）科研團隊負責人無法及時掌握設備申報的進展情況；

（3）評審支撐材料不統一、不規范；

（4）申報數據無法追根溯源，沒有準確的信息源；

（5）從立項到批復的周期較長，負責申報的教師經?；煜陥髢热?，導致出現重復申報等問題。

通過信息化的手段實現該申報過程是解決上述問題的有效途徑［3，6－9］。一方面極大地節省了申報的工作量，將申報過程痕跡化，將手工模式向數字化模式轉變，使得相應的信息在短時間內能夠動態地反映出來；另一方面通過對申報過程中的要素進行系統的規范化、程序化、標準化設計，形成有效的過程管理運行機制，從而實現申報工作的協調高效。

2 科研設備規范化申報系統的設計方案

科研設備規范化申報系統設計的目的在于輔助科研設備規范化申報管理，幫助科研團隊提交設備申報信息，同時提供查詢、修改和導出功能，幫助學校專業技術平臺預算工作組進行項目匯總申報、審核設備、收集支撐材料等。用戶在申報系統中可以隨時查詢申報進展和審核批復情況。系統依托于數字校園網，用戶可以隨時進行相關操作，具有簡潔的人機交互界面、強大的報表統計功能、完善的后臺數據維護模塊等特點，主要應用于本單位科研設備規范化申報的管理?？蒲性O備規范化申報系統的工作流程如圖1所示。

圖1 工作流程圖

3 科研設備規范化申報系統的實現

基于安全性、穩定性、高效性和可擴展性的考慮［10－12］，科研設備規范化申報系統采用 B/S架構，用戶在校園網內可以根據需要申購設備。本系統開發了10個功能模塊，包括用戶基礎信息、填寫申報材料、審核結果查詢、導出上交表格、注冊審核、錄入結果、導出數據、統計報表、消息提醒和功能授權。

3.1 科研設備規范化申報系統的技術實現

根據系統的功能需求，盡量使管理工作扁平化，操作簡潔，動態更新［13］。與 C/S架構相比，B/S具有分布性特點，可以隨時隨地進行申報查詢等業務處理，擴展簡單方便，通過增加頁面即可增加服務功能，維護簡單方便，只需要改變網頁，即可實現所有用戶的同步更新，并且共享性強［14－17］?？蒲性O備規范化申報系統采用頁面層、業務邏輯層和數據管理層3層B/S架構進行開發實現，如圖2所示。

3.2 科研設備規范化申報系統的功能實現

根據使用對象的特點，功能模塊分別針對用戶和管理員2大類型進行開發。用戶是指上報設備申請的科研團隊的負責人和其所指定的設備申請聯系人；管理員是指收集申報材料、進行審核和進行結果反饋的預算組工作人員。系統的功能模塊圖如圖3所示。

圖2 三層B/S結構

圖3 系統的功能模塊

用戶功能模塊包括用戶基礎信息、填寫申報材料、審核結果查詢和導出上交表格4項功能。用戶基礎信息模塊主要用于顯示用戶的基礎信息，包含信息查看、信息修改、密碼修改和科研團隊負責人對設備申報聯系人的授權功能等。填寫申報材料模塊用于實現填寫設備詳細信息，根據設備需求的輕重緩急進行排序，上傳設備放置布局圖、3家報價單、設備配置單、大型儀器設備購置論證表等用于購置論證的支撐材料。審核結果查詢模塊極大地方便了用戶，可以隨時掌握設備申報的批復進展情況。導出上交表格模塊自動生成用戶在設備批復后需要上交的材料。

管理員功能模塊包括注冊審核、錄入結果、導出數據、統計匯總、消息提醒和功能授權6項功能。注冊審核模塊實現了核對基礎信息并批準注冊的功能，保證基礎信息的準確性。通過錄入結果模塊管理員及時將專家論證和上級批復的結果反饋給用戶，提高了該項工作的時效性。導出數據和統計匯總功能用于基礎數據的整理，極大提高了管理工作效率。消息提醒模塊通過向注冊手機發短信提醒用戶及時關注數據庫的動態變化。功能授權模塊用于管理員的日常維護工作。

4 科研設備預算規范化申報的效果

規范化管理是實現高效、優質、高產、低耗的重要途徑。管理的規范化是指運用科學的方法、手段和原理，按照一定的工作流程框架，對各項管理要素進行系統的規范化、程序化、標準化設計，形成有效的管理運行機制，從而實現工作的井然有序和協調高效。

通過科研設備申報系統平臺的應用，實現了科研設備的預算申報管理工作的準確、高效執行［18］，主要表現在：

（1）申報過程規范化、痕跡化，為數據溯源提供準確依據，避免同樣設備多次重復申報；

（2）用戶及管理者隨時掌握申報工作進展；

（3）提交的評審支撐材料，規范統一；

（4）對申報過程中涉及的文件資料實現電子化管理。

5 結束語

科研設備規范化申報通過對科研設備申報流程進行合理化規范化梳理，形成規范化申報方案，搭建信息化申報平臺，探索新的工作途徑和工作模式，從而不斷改善管理服務工作的效果。對科研設備申報進行規范化梳理，建立信息化申報平臺有利于科研設備購置預算的制定，同時也是預算管理和資產管理相結合的需要，有利于統一購置，降低成本，提高采購效率和采購綜合效益；有利于主管領導和負責人及時了解進展情況，避免重復購置，提高資產使用效益；有利于保障科研的合理需求，提高資源配置的準確性、規范性和有效性［4］。通過對科研設備申報規范化管理，提高學校資產配置預算的科學性、時效性和準確性，有力促進學校資源配置從資源使用型向資源效益型的轉變，保障學校資源有效配置，健康快速發展。

（

）

［1］張惠芹，周驥平，周俊.高校教學設備經費科學分配制度創新［J］.產業與科技論壇，2014（12）：249－250.

［2］王磊，賈曉娟，董君楓，等.高校固定資產績效管理和績效評價體系的研究［J］.實驗技術與管理，2013，30（10）：231－233.

［3］荊明偉.經費使用與設備采購進程信息化管理的探索與實踐［J］.實驗技術與管理，2013，30（3）：102－105.

［4］王磊，董君楓，賈小娟，等.醫學院校物力資源標準化配置與管理模式研究［J］.中國醫療設備，2013（10）：105－107.

［5］張以科，田傳軍，何廣堅，等.經費與采購管理系統的管理能效研究［J］.實驗技術與管理，2011，28（12）：200－202.

［6］施軍，賀強.高校設備采購信息化系統建設［J］.實驗技術與管理，2013，30（3）：106－108，134.

［7］劉亞松，魏景光.獨立學院實驗設備申報審核網絡平臺建設［J］.實驗室科學，2013，16（4）：101－103.

［8］王人可.醫療設備申報工作探討［J］.醫療裝備，2014（5）：51－52.

［9］盧青蘭，黃志強，許溯倫，等.高校教學設備計劃管理工作的探討［J］.實驗科學與技術，2009，7（3）：138－140.

［10］袁小鵬.基于JavaEE的計劃申報管理系統設計與實現［J］.軟件導刊，2013（3）：84－86.

［11］段新富.基于B/S結構的科技項目管理系統的設計與實現［D］.長春：吉林大學，2012.

［12］關穎.基于Web的項目申報管理系統開發關鍵技術［J］.沈陽工程學院學報：自然科學版，2011（1）：65－68.

［13］趙紅，李東波，何非，等.基于B/S架構的項目申報管理系統優化設計［J］.機械設計與制造工程，2014（8）：69－73.

［14］高彬.項目網上申報管理系統分析設計與實現［J］.石家莊鐵路職業技術學院學報，2009（4）：91－95.

［15］潘立武，匡勝徽.Web的課題申報系統［J］.電腦編程技巧與維護，2008（5）：50－58，65.

［16］張良，邢偉民.基于ASP.NET的科技項目網上申報管理系統的設計與實現［J］.現代圖書情報技術，2005（6）：79－82.

［17］祝彥杰，曹雋，盧中波，等.B/S架構的科技計劃項目網上申報管理系統［J］.應用能源技術，2004（5）：47－48.

［18］田傳軍.儀器設備經費與采購管理系統的設計與實現［J］.實驗室研究與探索，2010，29（11）：351－354.