淺析電子檔案的管理與保存

二十一世紀是一個數字化的時代，隨著計算機技術、網絡技術、存儲技術以及介質的快速發展，電子文檔在社會發展與演變中成了重要的信息源。電子文檔具有檢索方便快捷、傳輸快、信息量大、內容豐富多樣的特點，與傳統的紙質文檔相較，具有諸多的優點。在電子文檔中，有一部分具有歸檔保存價值以及備查、憑證作用的稱之為電子檔案。電子檔案具有同傳統紙質檔案不同的特性，在保存、維護方面有別于傳統的檔案管理，而使電子檔案能夠安全可靠的保存并保持其完整性、真實性以及原始性則是當前急需解決的問題。

1、電子檔案的特點

電子檔案是由電子文件轉化而來，而電子文件是信息數字化的產物，是文字、圖形、聲音、影像等多種數字信息的集合體，產生和讀取都需要借助計算機才能夠實現。對于電子檔案，目前尚無統一明確的定義，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件基本可以認定的為電子檔案。電子檔案具有檢索方便快速的特點。電子檔案的載體是磁盤、光盤等可通過計算機讀取的介質，而作為電子文件，計算機超高的運算速度使檔案檢索的時間大大縮短，促進了檔案的利用。電子檔案對于網絡傳輸具有適用性。電子文件本身即是網絡資源的一種，因此，可通過計算機網絡進行遠距離的快速傳輸是其重要特點之一。網絡傳輸具有傳統傳輸方式無可比擬的速度優勢，在現代快節奏的社會環境中，對于檔案的利用來說，不但可充分的發揮其價值，因速度優勢而產生的經濟效益也是十分可觀的。……