國(guó)家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式下的物資合同管理

摘 要：隨著國(guó)家電網(wǎng)公司“三集五大”物資集約化進(jìn)程的推進(jìn)，電力物資合同需要進(jìn)行集中簽訂和管理。但是，國(guó)家電網(wǎng)公司每年的合同數(shù)量眾多，對(duì)于物資合同管理人員來(lái)說(shuō)，工作強(qiáng)度和工作量都非常大，如何提高物資合同管理水平和效率已經(jīng)成為國(guó)家電網(wǎng)公司亟待解決的問(wèn)題。文章針對(duì)基于物資集約化模式的國(guó)家電網(wǎng)公司物資合同管理進(jìn)行了分析，旨在為國(guó)家電網(wǎng)公司物資管理人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)家電網(wǎng)公司；物資集約化模式；物資合同管理

中圖分類號(hào)：TU723 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）33-0139-01

1 物資合同管理流程

物資合同管理指的是企業(yè)作為合法主體，依法對(duì)本企業(yè)物資合同的簽訂、履行、變更以及結(jié)算等進(jìn)行組織、監(jiān)督、訴訟、協(xié)調(diào)以及控制等一系列活動(dòng)的總稱。依法簽約和履約物資合同，是保證電力物資供應(yīng)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是實(shí)施物資集約化管理的前提。國(guó)家電網(wǎng)公司創(chuàng)建了一套完善的物資合同管理體系，即以電子商務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，ERP系統(tǒng)為主線，電子商務(wù)平臺(tái)為合同管理系統(tǒng)提供文本、簽約、合同變更、合同履約、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)。

2 物資合同簽約管理

國(guó)家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式的物資合同管理模式，物資合同簽約內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：合同文本、采購(gòu)結(jié)果回傳、生成合同、供應(yīng)商信息等，為了提高合同簽訂的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，應(yīng)該實(shí)施集中管控。

物資合同簽約的流程表現(xiàn)為：①電子商務(wù)平臺(tái)根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)結(jié)果，自動(dòng)生成合同草稿；②在電子商務(wù)平臺(tái)上，國(guó)家電網(wǎng)公司與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)同，并確認(rèn)合同；③合同審批之后，由電子商務(wù)平臺(tái)把合同信息傳遞至ERP系統(tǒng)，并生成物資采購(gòu)訂單；④ERP系統(tǒng)把合同信息傳遞至經(jīng)法系統(tǒng)；⑤物資合同流轉(zhuǎn)會(huì)簽之后，自動(dòng)生成合同號(hào)，然后回傳至ERP系統(tǒng)；⑥合同號(hào)回傳至ERP系統(tǒng)后，物資合同生效；⑦供應(yīng)商和物資部門簽訂合同；⑧簽訂了物資合同后，正式生成采購(gòu)訂單；⑨交接和歸檔物資合同資料。

3 物資合同履約管理

合同履約的重點(diǎn)在于制定物資供應(yīng)計(jì)劃，及時(shí)、準(zhǔn)確掌握物資生產(chǎn)、運(yùn)輸以及交貨的實(shí)際狀況，對(duì)供應(yīng)商的履約行為進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)，保證物資準(zhǔn)確、及時(shí)到貨。合同履約流程表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

①制定科學(xué)的物資供應(yīng)計(jì)劃，為了保證物資定期交貨，應(yīng)該根據(jù)物資需求以及供應(yīng)商交貨狀況，制定科學(xué)、合理的物資供應(yīng)計(jì)劃，并根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際狀況，對(duì)物資供應(yīng)計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整，同時(shí)，還應(yīng)該制定供貨保障機(jī)制，基于“三集五大”體系的實(shí)際需求，創(chuàng)建配套、完善的物資供應(yīng)保障體系，能夠?qū)崿F(xiàn)三個(gè)方面的轉(zhuǎn)變，履約協(xié)調(diào)從分段管理向統(tǒng)籌管理方向轉(zhuǎn)變，物資配送由被動(dòng)方式向主動(dòng)方式轉(zhuǎn)變，倉(cāng)儲(chǔ)由分散管理向集中管理方向轉(zhuǎn)變，這樣能夠保證物資按時(shí)交貨；

②物資生產(chǎn)管理，物資管理部門應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，檢查其是否按照既定的物資供應(yīng)計(jì)劃安排生產(chǎn)，并形成生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告；

③物資運(yùn)輸管理，在需求單位、供應(yīng)商以及履行專責(zé)三方交貨過(guò)程中，履約專責(zé)或者供應(yīng)商應(yīng)該根據(jù)貨期，生成發(fā)貨通知，發(fā)揮通知的內(nèi)容包括：收貨聯(lián)系人、發(fā)貨聯(lián)系人、送貨計(jì)劃以及是否進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收等，對(duì)于重要物資，供應(yīng)商應(yīng)該制定嚴(yán)格的運(yùn)輸計(jì)劃，同時(shí)在運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中，履約專責(zé)需要進(jìn)行全程跟蹤；

④物資檢驗(yàn)管理，當(dāng)物資到貨之后，需求單位應(yīng)該對(duì)物資的數(shù)量、標(biāo)號(hào)、外觀等進(jìn)行檢查，如果在驗(yàn)收的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，通過(guò)協(xié)商后解決，對(duì)于需要開(kāi)箱驗(yàn)收的物資，應(yīng)該簽署到貨驗(yàn)收單；對(duì)于不需要進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收的物資，應(yīng)該簽署貨物交接單；如果物資到貨后現(xiàn)場(chǎng)不具備收貨條件，則需要對(duì)物資進(jìn)行臨時(shí)儲(chǔ)存；

⑤貫徹和落實(shí)質(zhì)量責(zé)任體制，通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)，能夠創(chuàng)建暢通、便捷的溝通平臺(tái)，通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)，能夠?qū)Σ少?gòu)質(zhì)量要求、配送計(jì)劃、質(zhì)量問(wèn)題、懲處公示等進(jìn)行及時(shí)的傳遞，基于此創(chuàng)建共因傷質(zhì)量責(zé)任追溯機(jī)制，當(dāng)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或者缺陷時(shí)，應(yīng)該及時(shí)召回，如果供應(yīng)商違反相關(guān)規(guī)定，相關(guān)部門應(yīng)該追究其責(zé)任，例如采取暫停授標(biāo)、限制授標(biāo)、動(dòng)態(tài)扣分等措施，以此提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。

4 物資合同變更管理

物資合同在履行的過(guò)程中存在許多不可控因素，導(dǎo)致物資合同出現(xiàn)許多變更，變更管理主要包括以下幾個(gè)方面：

①設(shè)備類物資，在物資單價(jià)、規(guī)格參數(shù)不變的前提下，合同簽訂數(shù)量以及金額增加，如果超過(guò)50萬(wàn)，需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會(huì)簽部門審簽之后，需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；如果小于50萬(wàn)，由原合同會(huì)簽部門審簽之后，需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；

②材料物資，在物資單價(jià)、規(guī)格參數(shù)不變的前提下，合同簽訂數(shù)量增加，如果數(shù)量不超過(guò)原合同規(guī)定數(shù)量的15%，由原合同會(huì)簽部門審簽之后，需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同；

③合同物資型號(hào)變更，需要重新納入物資采購(gòu)計(jì)劃，需求單位領(lǐng)導(dǎo)審批以及原合同會(huì)簽部門審簽之后，需求單位和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同。

5 物資合同交付、驗(yàn)收以及結(jié)算管理

物資交付和驗(yàn)收指的是物資的交接與驗(yàn)收，物資必須在合同規(guī)定期限內(nèi)到貨，在交貨之前應(yīng)該做好物資檢驗(yàn)的相關(guān)工作，不能出現(xiàn)擅自變更交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)的現(xiàn)象，在制定的交貨地點(diǎn)，國(guó)家電網(wǎng)公司應(yīng)該對(duì)到貨物資的數(shù)量、外觀、包裝等進(jìn)行驗(yàn)收，必要時(shí)進(jìn)行開(kāi)箱檢測(cè)，在供應(yīng)商、需求部門或者單位、供貨商三方的共同監(jiān)督下進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收，然后辦理《到貨驗(yàn)收單》，以此保證所有到貨物資的質(zhì)量，如果存在質(zhì)量問(wèn)題、損壞、缺陷或者參數(shù)不符等問(wèn)題，則由保管單位負(fù)責(zé)。值得注意的是供貨商送貨到達(dá)目的地的方式有兩種，一種為送貨至倉(cāng)庫(kù)，另一種為送貨到現(xiàn)場(chǎng)，不同的送貨方式，其交付和驗(yàn)收的流程也存在一定的差異。國(guó)家電網(wǎng)公司對(duì)于合同物資支付通常采用統(tǒng)一的預(yù)支付、到貨款、投運(yùn)款以及質(zhì)保金支付方式。因此，物資合同結(jié)算管理主要包括以下幾個(gè)方面：①當(dāng)物資合同生效后，供應(yīng)商應(yīng)該提交預(yù)付款、支付履約保證金收據(jù)付款手續(xù)；②合同物資交貨之后，供應(yīng)商憑借增值稅專用發(fā)票、到貨驗(yàn)收單，辦理到貨款支付手續(xù)；③根據(jù)物資合同內(nèi)容，完成物資的安裝、調(diào)試以及驗(yàn)收并投入運(yùn)行后，供應(yīng)商根據(jù)投運(yùn)單，辦理投運(yùn)款支付手續(xù)；④在合同物資質(zhì)保期期間，如果沒(méi)有索賠，運(yùn)行單位提供質(zhì)保單，供應(yīng)商根據(jù)質(zhì)保單，辦理質(zhì)保支付手續(xù)。

6 結(jié) 語(yǔ)

總而言之，國(guó)家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式的物資合同管理模式，運(yùn)用信息化手段提高物資合同管理效率，同時(shí)降低物資管理人員的工作強(qiáng)度。因此，文章針對(duì)國(guó)家電網(wǎng)公司基于物資集約化模式下物資合同管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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