淺談如何提高文書和檔案管理人員的管理水平

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使文書和檔案管理人員能夠適應工作的需要，要充分發揮文書和檔案管理人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文書和檔案管理人員知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文書和檔案管理人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文書和檔案管理人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

一、進一步提高文書和檔案管理人員對文檔工作的認識，

增強管理意識

文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文書和檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

二、文書和檔案管理人員應該認真履行崗位職責，做到以下十點：

（1）做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關領導批閱。嚴格執行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。

（2）負責黨政部門的文件、總結、計劃、報告、報表、信函的打印、復印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質量。

（3）負責向校區內各部門發送文件、材料；取送報刊信件并負責分發。負責到校外等單位取送文件、材料和復印文件、材料等。接轉電話，下達校內臨時性通知等。

（4）負責計算機通信專網傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。

（5）及時收集、催要校內各組室、各部門應該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

（6）負責集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統計工作；做好教職工月工作量津貼和學校考核效益獎的計算統計工作。

（7）保管學校禮品及行政辦公室公共財產；保管辦公用品并負責分發等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領導辦公室的管理、清潔衛生及整理工作，樹立良好的服務意識。

（8）做好校外來訪人員的接待工作。

（9）負責節假日辦公室值班，接收、呈報文件。

（10）嚴格執行保密制度。

三、強制度建設，建立長效培訓機制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書和檔案管理人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的取消聘任資格，增強文書和檔案管理人員參加在職教育的主動性和積極性。

四、相對于高等教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性

在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。

（1）學習文檔專業知識。為文書和檔案管理人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；

（2）相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；

（3）現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。