加強云環境下聲像檔案管理效率的對策研究

王博瓊

摘 要：隨著我國科技水平的不斷發展，信息技術對各行各業都產生了巨大的影響，很多行業的運營模式在信息技術的影響下發生了質的變化。對于檔案管理行業來說，互聯網技術，尤其是云計算技術對行業革新產生了巨大的推動作用。在當前云環境下，多媒體檔案管理，尤其是聲像檔案管理成為值得研究的一大課題。筆者結合相關工作，對云環境下的聲像檔案管理進行研究，總結出了加強檔案管理效率的具體措施，以期推動聲像檔案管理工作的發展和進步。

關鍵詞：云環境;聲像檔案;管理;策略

一、聲像檔案概述

聲像檔案通常指國家部門、企事業單位或個人在實際社會生活中產生的以聲音、圖像、視頻為媒介儲存的檔案，同時輔以相關文字加以說明，形成完整的、具有一定保存價值的歷史記錄。聲像檔案相比于傳統的文本檔案由于有多媒體作為載體，能夠更加形象生動且具有說服力的向檔案閱讀者展示檔案本身的價值。聲像檔案對于記錄歷史面貌、文化發展進程、以及維護歷史原貌都具有非常強的便利性，是檔案管理行業發展的重要里程碑。隨著網絡信息技術越來越高，云計算技術讓檔案所能承載的內容越來越豐富，存儲量越來越大，尤其是在聲像資料越發充實的當下，傳統的文本檔案管理已經無法適應現代檔案管理的發展需求。因此檔案管理工作者必須重視云環境下的聲像檔案管理工作，積極加強聲像檔案管理效率的相關工作。

二、云環境下聲像檔案管理的重要性

1.云環境下聲像檔案的收集與運用更具廣泛性。傳統的文本檔案主要以文字為載體，內容單調，細節模糊，無法詳細、全面地體現記錄時的各種細節情況。而聲像檔案的載體更加多元化，音頻、視頻、圖像資料可以通過數字媒介進行儲存和傳遞，不論是在檔案收集廣泛性還是檔案傳播的廣泛性上都具有傳統文本檔案無可替代的優勢。

2.云環境下聲像檔案的真實性大大提高。通常文本檔案由專門的檔案管理員負責，在實際檔案制作過程中從初稿修正到最終封裝，每個環節都有可能出現檔案失真的情況，主要原因在于文本檔案較好修改，在任何環節都有潛在風險可能導致出現問題。而在云環境下，音像檔案的記錄形式主要以音頻、視頻等客觀記錄為主，真實性的考核主要反映在文件的完整性。相比文本化檔案來說，聲像檔案在真實性方面更加具有真實性，對于聲像檔案的應用價值有促進作用。

3.云環境下聲像檔案的專業性獲得了進步與發展。云環境下的聲像檔案不論在收集、整理和運用方面都更加具有專業性。一方面聲像檔案相比傳統檔案更加具有研究價值;另一方面聲像檔案在制作方面的要求相比傳統檔案更高，同時成本要求也更高。從某種意義上來說，聲像檔案甚至是時代中公共輿論和宣傳導向的重要傳播途徑之一，一定程度上是對當代主流意識形態的反映和價值取向的代表。

4.提高聲像檔案管理效率是檔案管理工作的重要部分之一。聲像檔案作為檔案管理工作中的重要組成部分，主要是根據檔案的承載媒介是實物或非實物劃分的。除此之外，聲像檔案自身也有形式上的劃分，例如視頻、音頻、圖片等等，為檔案管理工作帶來了一定的難度和不確定性。隨著人們的生產經營方式越來越多樣化，聲像檔案管理工作也要緊跟時代潮流，脫離傳統的紙質檔案管理模式，利用云計算技術提高聲像檔案管理的工作效率，切實做好檔案管理行業發展的推動工作。

5.云環境下聲像檔案管理是符合時代發展需求的創新。網絡信息技術對各行各業都造成了一定程度的影響和沖擊，檔案管理行業在通信技術和計算機技術的大力發展支持下，已經基本完成對傳統檔案管理工作的革新。現今豐富多樣的數字化檔案在存儲安全性、數據易用性以及管理時效性方面都比傳統紙質檔案的工作效率提高很多。因此在云環境下做好聲像檔案工作是適應時代發展需求的一種必要手段，是推動聲像檔案數字化進程，強化云計算技術在檔案管理與應用方面的有效手段。

三、在云環境下聲像檔案管理存在的問題

1.相應管理制度的匱乏和不健全。正所謂“沒有規矩，不成方圓”，雖然聲像檔案的數字化管理已經推廣發展了很多年，但我國目前針對云環境下的聲像檔案管理還未形成一套相對完善的管理制度和行業標準。導致檔案管理工作者在操作時很難有標準參考，即便有單位內部規定，在操作時由于缺乏有針對性的培訓與引導，很難按照標準執行到位，使得有價值的記錄材料得不到妥善的保存，削減了聲像檔案管理的實際意義。因此針對云環境下的聲像檔案管理形成一套有參考價值的管理制度是非常有必要的。

2.對云環境下的聲像檔案管理認識不足。聲像檔案在我國的檔案管理事業的發展不到二十年的時間，云計算概念的提出和運用也不超過十年，因此從總體上看，云環境下的聲像檔案管理工作還處于初步發展狀態，很多檔案管理機構還缺乏對其系統性的認識。例如在收集檔案后沒有利用云計算技術對信息進行有效地分類和處理，在人工處理檔案信息的過程中發生信息丟失的情況，進一步降低了聲像檔案的保管價值。

3.管理人員專業能力不足，降低檔案管理效率。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案管理人員作為云環境下聲像檔案管理的直接參與者，其專業能力直接決定了檔案管理效率的高低?，F今很多單位在檔案管理崗位方面的審查并不嚴格，很多尚未經過檔案管理專業知識培訓的人直接進入了檔案管理工作領域。受限于知識系統的不完善和工作經驗的匱乏，其管理水平的確乏善可陳。在當前信息技術和經濟增長飛速發展的態勢下，聲像檔案管理人員的專業能力必須進一步加強，打破檔案管理行業信息化建設的桎梏，促進行業整體水平的發展。

4.軟硬件設施的配置工作不到位。云計算技術作為聲像檔案管理的重要工具之一，妥善利用其優勢的前提就是配置相應的軟硬件工作設施?，F今一些單位為了開源節流，常常在聲像檔案管理工作預算上做文章，導致檔案管理人員常常面臨“巧婦難為無米之炊”的局面，云計算專業化工具無法在聲像檔案管理工作中發揮應有的作用，自然難以提高管理效率。

四、加強云環境下聲像檔案管理效率的對策

1.積極優化和完善管理制度，規范檔案收集整理程序。檔案管理工作者應當根據實際工作情況，依照《檔案法》等有關法律行文，積極建立、優化和完善一套相應的云環境下的聲像檔案管理制度。針對使用云計算技術的聲像檔案管理的各個工作環節形成標準規范，例如信息收集、分析整理、信息存儲及調取運用等等;針對視頻檔案，視頻畫面的尺寸、圖像的標準、以及視頻格式、編碼等要有具體的標準;針對音頻檔案，錄音的長度、音質等也要有一定的標準。要根據明確的歸檔要求來劃分歸檔范圍，對要求長期或永久保存的聲響檔案應當成立專門的存儲空間，防止方案損毀或丟失的情況出現，在確保檔案保存的安全性和可靠性的同時提高檔案的提取運用價值。這樣的管理標準不僅能夠提高管理效率，還能夠有效加強檔案管理人員的安全保管意識，同時還能夠為檔案的使用者提供更加方便、快捷的服務，是提高聲像檔案管理效率的重要手段。

2.努力提高檔案管理人員的專業素養。針對檔案管理人員專業素養的提高，要從招聘環節和已有員工培訓兩個方面來進行。招聘環節方面，單位在招聘檔案管理人員的過程中，要設定一定的專業門檻，確保應聘人員具備一定的檔案數字化管理經驗，了解云計算相關知識，同時具備較高的學習能力和管理意識，確保人才完全符合聲像檔案管理崗位的需要。在已有員工培訓方面，企事業單位應當通過合理的資金投入，組織和開展有關云計算聲像檔案管理的培訓內容，有針對性的開展培訓有助于已有員工專業素養的全面提升。兩種手段相輔相成，能夠切實提高云環境下聲像檔案管理工作的人力資源保障。

3.建立配套的軟硬件設施。在云環境下開展聲像檔案管理工作，配套的軟硬件設施的建設是必不可少的，企業單位應當正視檔案管理信息化、數字化的發展需要，確保有足夠的資金投入相關設施的購置與應用方面。例如云數據庫的建立就是為了滿足云計算的基本需求而搭設的，能夠有效提高在線對資料的收集、整理、檢索和提取運用的能力，讓聲像檔案的管理分類更加清晰明確，有足夠的利用價值。此外，還應當在檔案室為檔案的使用者配備友善的服務接入設備，讓檔案使用者盡可能的進行無人化、無紙化檔案查詢和提取工作，既能夠提高檔案管理工作的效率，還響應了國家節能減排的號召。

4.提高服務品質，不斷創新應用。在網絡技術飛速發展的背景下，聲像檔案產生的規模增速已經呈幾何倍數增長，說明聲像檔案管理勢必會成為未來檔案管理工作的一大重要趨勢。同時，隨著云計算技術的發展和聲像檔案數據規模的不斷提升，檔案存儲已經成為一個難題。傳統的本地數字化存儲已經難以應付如此龐大的數據庫，而不經備份直接保存至云端服務器的方式又對檔案安全產生了一定的威脅。因此檔案管理工作者應當不斷思考如何進一步提高服務品質和技術實力，在當前良好的科研環境下進一步開發和利用云環境下聲像檔案管理的剩余價值，提高檔案管理工作的服務品質，最終推動檔案管理工作全面提高，實現效益的最大化。

五、結語

近幾年信息技術的快速發展對各行各業的生產經營模式都產生了翻天覆地的影響，聲像檔案管理作為近二十年來檔案管理的熱門研究對象，必須緊跟時代發展潮流，不斷強化自身技術實力，依托先進的云計算技術不斷提高檔案管理效率。深入分析聲像檔案管理工作中出現的不足，掌握具體原因，對癥下藥，形成有針對性、可行性的對應策略，最終奠定聲像檔案管理的科學、全面、可持續的長久發展態勢。

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